Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести учет в продуктовом магазине?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Цель учета товаров — повысить эффективность бизнеса. Для этого владелец магазина анализирует каждый этап от поставки до продажи и принимает решения: какие товары и когда заказать, с какими поставщиками работать, как лучше организовать приемку, кого из сотрудников уволить или лишить премии. Все это помогает сокращать расходы и увеличивать доход.
Зачем вести учет в магазине
Бонус: учет готовит предпринимателя к новому бизнес-процессу — работе с маркированными товарами. Новый процесс нужно освоить и обучить сотрудников. Когда магазин внедряет учет, ему уже не нужно менять текущие процессы, чтобы продавать сигареты, одежду, обувь и другие товары с кодами маркировки.
Минимизировать воровство. Учет помогает определить сотрудников, которые теряют и воруют товары. Когда в магазине недостача, владелец сразу видит причины. Кассир авторизуется в начале смены, а в конце видно, сколько он продал и по каким ценам. Результаты можно сравнить с работой других кассиров, найти проблему и возместить убытки.
Систематизировать закупки. В мелком ларьке владелец смотрит на полки и записывает в тетрадь, какие товары заказать, — это тоже учет. В магазине с тысячей товаров тетрадью не обойтись. С помощью сервиса учета предприниматель контролирует остатки и точно знает, когда заказывать новые товары.
Не «замораживать» деньги на складе. Когда владелец магазина знает, что и когда закупать, товар не залеживается на складе. Поставщик привозит товары в нужном объеме, покупатели их разбирают — поставщик получает новый заказ. Оборотные средства работают, их не «замораживают» в виде товаров на складе.
Сократить персонал. Магазин нанимает сотрудников, чтобы вести учет в тетради или держать всё в голове. Это лишний персонал: кладовщик, товаровед, управляющий. С сервисом учета можно обойтись без этих работников. В системе просто следить за остатками, контролировать работу кассиров и устанавливать цены. Нагрузка на бухгалтера тоже снижается: он может выгрузить из сервиса документы с подробными отчетами.
Сократить расходы. Магазин не тратит лишних денег, когда нет воровства, лишних расходов на сотрудников и несвоевременных поставок. Учет дополнительно помогает проанализировать закупки и выбирать поставщиков с лучшими ценами. Владельцу доступна история закупок. Поставщик предлагает цену меньше — прибыль выше.
Подготовиться к маркировке. В России стартовала обязательная маркировка товаров, поставщики уже привозят сигареты с кодами Data Matrix. Процесс учета похож на работу с маркированными товарами: магазин принимает товары по коду — ставит на баланс, продает — списывает с баланса. Если в магазине налажен учет, работу с маркированными товарами отдельно выстраивать не придется.
Когда покупатель возвращает товар, кассир пробивает чек возврата и отдает деньги. Операция попадает в сервис учета: к остаткам прибавляется количество товаров, которые вернули.
Возврат на кассе. Кассир может забрать не подходящий товар и выдать покупателю деньги. Если покупатель платил наличными и возвращает товар в день покупки — из денежного ящика. Если платил картой — продавец отменяет безналичную транзакцию. Если товар возвращают в другой день, нужно отправить деньги обратно на карту.
Документы. Возврат подкрепляют документами: кассовым и товарными чеками, заявлением от покупателя с причинами. Документы на возврат помогут бухгалтеру возместить НДС или уменьшить доход, если организация работает на упрощенке.
Возврат на баланс. Сервис учета синхронизируется с кассой, товар автоматически возвращается на баланс. В остатках количество увеличится.
Девушка вернула в магазин одежды платье, которое не подошло. По закону у нее было 14 дней на возврат, она уложилась в срок. Продавец берет чек и дает форму заявления на возврат. С этими документами он печатает чек возврата. Сервис учета автоматически добавляет товар в остатки.
Требования счета учета товаров в розничной торговле на практике
Мы можем сколько угодно обсуждать некоторые несправедливые моменты по мнению владельцев, но вся их деятельность подчинена соблюдению закона «О защите прав потребителя». Права покупателей очень четко прописаны в общем положении. При нарушении директор или ответственное лицо может привлечься к административному наказанию в виде порядочных штрафов. Помимо этого, за работой точки ведется контроль со стороны Налоговой службы, Роспотребнадзора, санитарной и пожарной служб.
Нужно, чтобы будущие бизнесмены понимали, с какими препятствиями могут в дальнейшем столкнуться. И своевременно исполняли все полагающиеся при этом виде деятельности правила.
Итак, вы обязаны:
- предоставлять клиентам при их требовании сопроводительные документы. Это могут быть накладные, технические бумаги, лицензии и так далее;
- по желанию потребителя продемонстрировать его покупку в деле;
- при обнаружении брака либо вернуть деньги, либо заменить на равноценное. Владелец имеет право добиться проведения технической экспертизы, но только за свой счет.
Методы учета продаж товаров
Каждое предприятие на общем собрании выбирают свой способ из двух вариантов, разрешенных законом:
- Учитывается продукция по закупочным ценам. Схемой предпочитают пользоваться крупные ритейлеры, работающие с налогом на добавленную стоимость. Для них метод подсчета по базовой себестоимости исключает путаницу в бухгалтерской отчетности.
- По реализационной стоимости, включая собственную наценку. Этот метод является более простым для понимания, поэтому им пользуется большинство.
Все изделия изначально поступают на склад. А контроль за их поступлением ведет специально назначенный сотрудник, который уже сам решает, каким способом проверки воспользоваться:
- Партионный. Это значит, что вся продукция, которая поступила, складывается и хранится вместе.
- Сортовой предполагает хранение в конкретно приписанном месте, чтобы была возможность отследить сроки реализации.
- Партионно-сортовой объединяется двумя первыми пунктами.
- Номенклатурный. Размещение происходит по индивидуальным номерам изделий.
Товарный учет делится на виды
Учитывая все разновидности видов учета товаров, вы сможете получить полное понимание ведения учета. Все эти разновидности учета очень тесно связаны. Это обусловлено тем, что каждый из них требует определенный перечень данных:
- закупки;
- продажи;
- остатки.
Кроме того, предусматриваются и прочие данные.
- Оперативный. Эти данные говорят о состоянии за краткосрочный период (например, месяц, неделя, сутки). Позволяет отследит финансовый баланс, прибыль и остатки продукции, чтобы вовремя пополнять запасы.
- Бухгалтерский. Данный процесс является крайне важным для любого бизнеса и представляет собой целую науку. Он позволяет анализировать весь рабочий процесс, рассчитать и предотвратить потенциальный убытки, а также рассчитать прибыль. Если речь идет о небольшой компании, то все операции можно совершить самостоятельно. Но, если компания достаточно крупная, то лучше доверить данные процессы специалистам.
- Статистический. Эти данные основываются на информации оперативного и бухгалтерского учета. Они позволяют отслеживать результаты работы уже за длительные периоды, например, месяцы, годы и так далее.
- Складской. Подразумевает учет всех товаров на складе, а также прочих ценностей. Он позволяет контролировать полную сохранность ценностей и товаров на складе. Учет позволяет регулировать ассортимент, контролировать сохранность денег и остатков, а также ликвидировать неликвидные товары и вовремя пополнять запасы топовыми позициями.
Виды складского учета
Складской учет разный в зависимости от того, какой продукцией торгует компания. Как правило, ее распределяют по срокам и сортам.
Есть 4 основных вида складского учета:
- Номенклатурный — подходит, если ассортимент небольшой. В этом случае найти нужный товар несложно и без группировки по каким-либо признакам. На каждую позицию товара заводят новую карточку.
- Сортовой — подходит, если делить позиции по сортам и типам принципиально. При этом не указываются другие характеристики: поставщик, цена, срок годности и т.д.
- Партионный — подходит, если каждую партию товаров нужно хранить отдельно из-за ограниченного срока годности, различий в ценах, особенностей расчетов с поставщиками и других признаков.
- Партионно-сортовой — подходит для широкого ассортимента товаров, когда нужно отдельно хранить каждую партию. Товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам.
Как вести учет в магазине розничной торговли
Товароучет в торговой компании можно вести двумя способами: в программе или вручную с помощью тетради «прихода-расхода» и калькулятора. Второй вариант до сих пор актуален для ИП и микропредприятий. При суммовом учете сотрудник принимает товар, считает по цене реализации и фиксирует в тетради. Каждый день из общей суммы вычитается выручка. Полученная разница — складской остаток.
Аналитический способ учета предполагает детальный анализ товарных запасов и динамики продаж. Для этого в мелкой рознице обычно используют Excel, но все данные вносятся из накладных вручную.
Какой вид товарного учета выбрать?
Сложность товарного учета зависит от размера вашего бизнеса. Если бизнес невелик и вы полностью доверяете кассиру и работнику склада, может хватить и ручного учета. Но даже если у вас вообще нет наемных работников и вы единолично выполняете функции продавца, кассира и работника склада, вы все равно можете выиграть от автоматизации — хотя бы за счет того, что сэкономите свое время, которого и так мало.
Бизнес считается микропредприятием, если в нем занято до 15 работников, а доход составляет максимум 120 млн рублей в год. При таком масштабе потребность в автоматизации уже заметна: как только вместе начинают работать много людей, это кратно повышает вероятность сбоев и ошибок при ручном учете. Для бизнеса еще больше — от 16 сотрудников — уже однозначно нужен автоматический товарный учет, который поможет ускорить и упростить работу торговых точек, склада и бухгалтерии.
Как вести учет в магазине маркированной одежды
Маркировка товаров идет полным ходом. В системе «Честный ЗНАК» отслеживаются шубы, обувь, сигареты, лекарства, одежда, кухонное и постельное белье, фототехника и автошины. Уже к 2024 году на всю продукцию, производимую в России или ввезенную из-за границы, будут наноситься цифровые средства идентификации.
Как вести учет продаж, если в ассортименте есть маркированные изделия? Рассмотрим этот вопрос на примере одежды и, в первую очередь, приведем чек-лист, как подготовиться к товароучету:
- Купить квалифицированную электронную подпись для работы в ЧЗ и визирования документов.
- Заключить договор с оператором электронного документооборота. Поставки маркированных товаров сопровождаются универсальными передаточными документами (УПД). А для обмена УПД между участниками рынка нужен ЭДО.
- Установить кассовую программу, которая поддерживает тег 1162 (реквизит чека «код товара»). Если на предприятии уже есть касса с ПО, достаточно обновить прошивку.
- Приобрести сканер для обработки двумерных штрихкодов. Для этих целей применимы устройства с технологией Image-считывания (имиджеры или фотосканеры). Лазерные и светодиодные 1D-сканеры не подойдут. То же самое касается и ТСД — он должен быть оснащен 2D-имиджером.
С чего лучше начать вести учет товаров
Как вести учет товаров, зависит от типа магазина розничной торговли и количества товаров на полках:
- магазин с 5-10 артикулами товаров может себе позволить обойтись кассовой программой для учета продаж;
- магазин с более обширным ассортиментом эффективнее будет работать, есть использовать полноценную товароучетную программу.
Далее следует:
- назначить материально ответственных лиц (они будут отчитываться за недостачи);
- контролировать товарооборот в полуавтоматическом режиме (загрузка данных о приемке товаров через накладные, выборочная проверка позиций через сканеры штриховых кодов, использование сканеров штрихкодов при реализации товаров);
- учитывать движение товаров не только штуках, но и в деньгах (для понимании размера дохода, наценки, прибыли).
Пример #1. Бухгалтерский учет в розничной торговле
ООО «Верона»работает на ОСНО и имеет розничный магазин по продаже электротоваров. 08.07.2016 ИП Блинов В.Е. поставил 1 дрель по цене 3 345 руб. за единицу (в т.ч. НДС 510,25 руб.). Наценка составляет 30%, т.е. цена 1 дрели 4 348,50 руб. (в т.ч. НДС 663,33 руб.). Рассмотрим как будут выглядеть проводки при учете по закупочным ценам:
| Дебет | Кредит | Сумма | Расчет | Проводка |
| 41 | 60 | 2 834,75 | 3 345 – 510,25 | Дрель поступила на склад |
| 19 | 60 | 510,25 | НДС принят к учету | |
| 50 | 90.1 | 4 348,50 | Поступила оплата в кассу | |
| 90.3 | 68 | 663,33 | Начислен НДС | |
| 90.2 | 41 | 2 834,75 | Списана себестоимость 1 ед. |
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по 90 счету представлена в таблице ниже.
Как мы знаем на каждую реализацию продавец обязан в течение 5 дней выписать счет-фактуру (п.3 ст. 168 НК РФ) и зарегистрировать ее в книге продаж. Но как же быть розничным магазинам? Нужно ли выписывать каждому покупателю счет-фактуру? Конечно же нет.Согласно п7. ст. 168 НК РФ обязательство продавца по предоставлению покупателю счета-фактуры считается выполненным, если он выписал кассовый документ или БСО. Данное правило действует только при наличных расчетах. При этом в книгу продаж вносится итоговая сумма Z-отчета кассовой ленты. Запись делается с периодичностью удобной для компании: каждый день, раз в 3 дня, неделю, декаду, по итогам месяца или квартала.
Если покупатель рассчитывается по безналу, продавец обязан выписать и зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж. Ведь в п.7 ст. 168 НК РФ говорится только о сделках с наличностью.
Цели товарного учета:
- проконтролировать сохранность товаров (исключить хищения персоналом, воровство покупателями, халатность в хранении) от момента прихода на склад до продажи или возврата поставщику (списания);
- составить достоверную картину эффективности использования товарных запасов, величины прибыли, объема выручки (от перечисленных показателей зависит сколько прибыли получит магазин, насколько его ассортимент востребован покупателями, как быстро пополняются запасы);
- выявить основные расходы, ассортимент, приносящий максимальную прибыль и доходы, пути оптимизации работы.
Задачи, решаемые внедрением товарного учета:
- проверка своевременности, корректности отображения товарных движений (поступления, возвраты, реализация, перемещение со склада в торговый зал);
- контроль качества, сроков внутреннего и внешнего документооборота (каждая поставка сопровождается товарной накладной, продажа — чеком, возврат — актом. Перечисленные документы обязательны, утверждены НК РК);
- корректное отображение перемещений позиций в учетных программах, книгах (на каждую единицу товара в отчетности должна быть своеобразная история: когда, от кого поступила, реализована или возвращена поставщику);
- отслеживание объемов товарных запасов, своевременное списание брака, оформление возвратов, списания, утилизация некачественных или некондиционных товаров. Бесперебойную работу магазина и постоянную прибыль обеспечивают товарные запасы. Их объем должен быть достаточным для работы продавцов. Магазин не должен стоять с пустыми полками. Брак, не кондиция, занимают место на складе, лишая магазин доли прибыли;
- проведение ревизий и инвентаризаций в положенные сроки. Минфином утверждена частота инвентаризаций торговых точек, порядок их проведения;
- расчет наценки, контроль ценообразования. На некоторые товарные группы существует максимальная наценка, установленная государством. С этим сталкиваются аптеки, магазины, торгующие товарами для детей и т. д. Грамотное ценообразование, помогает придерживаться требований закона, получить прибыль;
Основных методов учета товаров в магазине два: суммовой и количественно-суммовой. При суммовом способе все товарные движения фиксируются в денежном выражении (используют цену продажи), без отображения количеств в бухгалтерских проводках, при этом склад ведет отчетность в количественных показателях. Вести документацию можно от руки, без использования программ.
Из достоинств: просто сводить баланс, вести первичную документацию. Недостатки: сложно вовремя выявить недостачу, пересортицу, сделать анализ динамики продаж группы товаров, нужна ежемесячная инвентаризация для подсчета размера налога при УСН (доходы минус расходы).
Пошаговая инструкция учета суммовым способом:
- Поступивший товар записывают в складской журнал: каждая позиция в количественном выражении. Одновременно сотрудник, отвечающий за прием товара, записывает сумму поступлений по ценам реализации. Пример: поступило 6 бубликов по 5 тенге, продающиеся с наценкой 15%. В журнале поступлений на склад пишут 6 бубликов, фиксируется сумма 34,5 тенге;
- Перемещение товара со склада в торговый зал записывают в складском журнале и учетной ведомости торгового зала в количественном выражении. Пример: торговый зал создает заявку на склад на 10 банок консервированной кукурузы, склад отписывает их залу, снимает с учета. Торговый зал ставит на приход. Теперь за этот товар несут ответственность продавцы, если он пропадет — покрывать убытки будут они;
- Реализацию записывают в журнале продаж в количественном выражении, она фиксируется по чеку в деньгах;
- Товарные остатки подсчитывают по первичным документам поступления: сумма поступлений по ценам реализации — выручка за этот же отрезок времени + предыдущий товарный остаток = текущий остаток. При ежемесячной инвентаризации сумма остатков на конец предыдущего месяца считается исходной для следующего.