Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если сотрудник заболел в отпуске или в командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если сотрудник заболел в период очередного ежегодного отпуска, то ему положено пособие по временной нетрудоспособности, а отпуск будет продлен или перенесен (ст. 124 ТК РФ, ст. 6 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
Если работник заболел после увольнения
Если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после увольнения, то пособие выплачивается только в случае болезни или травмы самого бывшего работника. При этом размер пособия составляет 60 % среднего заработка независимо от страхового стажа (ч. 2 ст. 5, ч. 2 ст. 7 Закона № 255-ФЗ). В остальных случаях пособие не выплачивается.
Больничный лист уволенного оплачивается, если в течение 6 месяцев со дня восстановления бывшим работником трудоспособности или установления ему инвалидности работодателю стал известен номер электронного больничного или работник предъявил больничный на бумажном носителе (ч. 1 ст. 12 Закона № 255-ФЗ).
Если же обращение за пособием произошло по истечении указанного срока, решение о назначении пособия принимает территориальный орган ФСС, но только при наличии уважительных причин пропуска срока обращения за пособием. К таким причинам согласно Приказу Минздравсоцразвития России от 31.01.2007 № 74 относятся:
-
непреодолимая сила, то есть чрезвычайные, непредотвратимые обстоятельства (землетрясение, ураган, наводнение, пожар и др.);
-
длительная временная нетрудоспособность застрахованного лица вследствие заболевания или травмы продолжительностью более 6 месяцев;
-
переезд на место жительства в другой населенный пункт, смена места пребывания;
-
вынужденный прогул при незаконном увольнении или отстранении от работы;
-
повреждение здоровья или смерть близкого родственника;
-
иные причины, признанные уважительными в судебном порядке, при обращении застрахованных лиц в суд.
Продление «автоматом»
Если работник решает продлить свой отпуск, надо ли ему писать заявление на продление отпуска? Нет, не нужно. Отпуск продляется автоматически. Это следует из п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 (далее – Правила об очередных и дополнительных отпусках). Там сказано, что если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению нанимателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя.
Так что единственное, что требуется от работника, – это сообщить своему работодателю о факте своего заболевания. Это можно сделать и по телефону. Соответственно, раз отпуск продляется автоматически, то и приказ о продлении отпуска составляться не должен.
При этом продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Так, если вы используете утвержденную Госкомстатом унифицированную форму № Т-12, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9».
Сотрудник заболел в отпуске без сохранения заработной платы
Если работник заболел во время отпуска без сохранения зарплаты, то за дни болезни, совпадающие с таким отпуском, ему не должны выдавать больничный лист (п. 22 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. Приказом N 624н). За дни такого отпуска пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).
Пособие работнику надо выплатить со дня, когда он должен был приступить к работе по окончании отпуска за свой счет.
Работник заболел в отпуске по уходу за ребенком
Если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком и не работает, пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).
Работнику, который находится в отпуске по уходу за ребенком и работает на условиях неполного рабочего времени, надо выплачивать пособие по больничному листу в обоих случаях (п. п. 23, 40 Порядка выдачи больничных, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н): при болезни самого работника и при уходе за больным ребенком или другим членом семьи.
Расчет по страховым взносам при пересчете отпускных из-за болезни
А как отразится факт пересчета отпускных на страховых взносах и заполнении расчета по ним?
Получается, что база по страховым взносам в месяце начисления отпускных была завышена. Некоторые специалисты советуют делать корректировку за этот месяц, что может повлечь за собой подачу уточненного РСВ. Однако, на наш взгляд, лучше провести корректировку при расчете страховых взносов за месяц, в котором из выплат будет производится удержание суммы долга работника по «лишним» отпускным.
Но здесь следует учесть еще такой момент. На практике бухгалтеры сталкиваются иногда с тем, что программа в определенном месяце формирует «минусовые» показатели по конкретному работнику. Такое бывает, например, если в месяце выхода из отпуска сумма выплаты за этот месяц оказалось недостаточной для удержания из нее «лишней» части отпускных. В итоге и в расчет по страховым взносам (например, раздел 3) могут попасть отрицательные значения. Этого лучше не допускать. Иначе налоговики либо вовсе не примут отчет, либо потребуют его исправить, то есть представить «уточненку». Дело в том, что Пенсионный фонд не может разносить «отрицательные» сведения на лицевые счета граждан. ФНС в письме от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@ предупредила, что отрицательных сумм в РСВ быть не должно.
В этом случае «непокрытый остаток» можно перенести на следующую ближайшую выплату.
Как оформить больничный лист в командировке
По аналогии с обычной болезнью, компания обязана выплатить сотруднику пособие по временной нетрудоспособности за все дни, что он болел, находясь в поездке. Чтобы работодатель смог это сделать, сотруднику нужно будет предоставить лист нетрудоспособности.
То есть заболевший сотрудник должен вызвать врача или посетить больницу, где ему помогут составить документ, включив в него все дни болезни. На листе обязательно наличие печати медучреждения.
Если ситуация с болезнью произошла во время заграничной командировки, то работник может оформить больничный лист и в иностранной клинике. По возвращению на место постоянной работы эту бумагу нужно будет обменять на документ российского образца в местной клинике.
Оплата больничных в командировке
Больничный лист командированному работнику оплачивается на общих основаниях. Помимо пособия по временной нетрудоспособности, за ним сохраняется средняя заработная плата. Однако за период нетрудоспособности выплачивают не зарплату, а пособие. Больничный лист оплачивается в полном размере в соответствии с действующим законодательством РФ.
Правила расчета пособия по временной нетрудоспособности:
- Чтобы рассчитать сумму больничного, бухгалтер берет за основу зарплату сотрудника за два года, которые предшествовали моменту заболевания служащего.
- Листок нетрудоспособности в полном размере компенсируется, если рабочий стаж составляет больше восьми лет. 80% выплачивается при трудовой деятельности от пяти лет. Если показатель ниже, сотруднику положено 60%.
- Больничный оплачивается за каждый день временной нетрудоспособности служащего.
- При расчете суммы пособия бухгалтер учитывает не все рабочие периоды и начисления. На законодательном уровне утвержден список доходов, которые не учитываются при расчете суммы выплат за больничный лист. Например, ранее оплаченные пособия по болезни или уходу за ребенком. При расчете также исключают компенсации, выплаченные служащему.
Страховые взносы с пособия не оплачиваются. Выплаченная сумма облагается НДФЛ.
В отдел кадров заглянул начальник отдела развития.
— У нас Смирнов направился на очень важные переговоры в Нижний и сейчас сообщил, что попал в больницу с аппендицитом. Давайте определимся с нашими действиями.
— Какие будут предложения? — уточнила кадровик.
— Первое: могу ли я, если не получится договориться с партнерами о переносе переговоров, направить в командировку другого работника с той же целью? У налоговой претензий не будет?
— Можете.
— Дальше: если согласятся подождать Смирнова, я смогу продлить ему командировку и надо ли спрашивать его согласие на это?
— Командировку продлить можете и согласие на продление спрашивать не надо.
— Еще Смирнов спрашивал, брать ли ему больничный?
— Конечно, брать.
— Ну и последнее: нужны ли от меня в связи с его болезнью какие-либо бумаги, помимо служебки о продлении командировки или направлении другого работника?
Тут кадровик задумалась.
— А он свои вещи из гостиницы забрал? По идее, если работник попадает в больницу, то у организации нет необходимости оплачивать жилье.
— Вас понял. Вопрос с вещами и освобождением номера сейчас решу, как и с продолжением переговоров, о результатах вам сразу доложу.
Остановив руку, потянувшуюся было к несуществующей фуражке, начальник отдела развития слегка хлопнул ладонью по столу, как бы ставя точку в разговоре, и вышел.
Нетрудоспособность до отъезда в командировку. Практический пример
В случае возникновения заболевания работника после издания приказа и до его отъезда в командировку работодатель обязан отменить назначение. Работник должен своевременно уведомить работодателя и оформить листок нетрудоспособности.
До начала командировки работник должен получить подотчетную сумму в размере приблизительно рассчитанных расходов, величина которой утверждается руководителем. Аванс, полученный работником, должен быть возвращен им в течение 3 дней, отведенных законодательством на отчет после командировки (п. 26 Постановления). Возврат суммы производится как остаток по авансовому отчету.
Издержки, полученные лицом при возврате проездных билетов, работодателем должны компенсироваться. Налоговое законодательство допускает признание в расходах сумм в виде санкций за нарушение договорных обязательств (ст. 265 НК РФ). В связи с определением приобретения проездного билета как заключение договора на перевозку (аналогично признанию товарного чека в торговле договором розничной продажи), разница сумм покупки и возврата определяется как санкция за нарушение условий.
Рассмотрим пример, имеющий реальный аналог в судебной практике. Работодатель ООО «Компания» предложил работнику М. служебную командировку. Отъезд командированного работника планировался на вторую половину дня ХХ, что позволило М. не явится на постоянное место работы. Перед отъездом М. ощутил недомогание и в поездку не отправился. Лист нетрудоспособности был оформлен на следующий день. Дата ХХ оказалась днем неявки на работу без уважительных причин. Прогул, подтвержденный документально, позволил ООО «Компания» уволить работника М. на основании пп. «а» п. 6 ч.1 ст. 81 ТК РФ.
Самовольное продление отпуска
Как относиться к тому, когда работник, зная о своем праве на продление после болезни основного отпуска, делает это самостоятельно, не предупредив начальство? Такое поведение считается серьезным нарушением рабочей дисциплины и влечет для него неприятные последствия. А со стороны работодателя это требует соблюсти определенную процедуру. Далее о ней.
- 1. Все дни отсутствия на работе в табели обозначают как неявка по невыясненным причинам – «НН». Потом при появлении на рабочем месте ставят «ПР» – прогул/ отсутствие на рабочем месте без уважительных причин.
- Но нельзя исключать и так называемые форс-мажоры. Когда неявка в офис из-за болезни связана, например, с отсутствием в определенной местности связи. Соответственно, не было шанса достучаться до начальства. В подобных ситуациях очень важно человеческое взаимопонимание. Тогда при предъявлении больничного листка в табели можно проставить соответствующий код временной нетрудоспособности.
- 2. Каждый день отсутствия на рабочем месте и невозможности связаться оформляет соответствующий акт. Его составляют в присутствии нескольких лиц.
Если работник оформил больничный сразу после командировки и не вернулся домой
Суточные выплачиваются в течение всего времени, пока работник не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства[2] (п. 25 Положения № 749, п. 14 Порядка № 813).
То есть суточные начисляются и в период исполнения служебного задания в командировке, и во время временной нетрудоспособности. Выплаты сотруднику Сотруднику за время работы и период заболевания в командировке начисляются, соответственно.
оплата в размере среднего заработка и пособие по временной нетрудоспособности. Средний заработок. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).
Порядок его исчисления определен статьей 139 Трудового кодекса РФ, Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв.
Для государств, подписавших конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, заключенную в Гааге 5 октября 1961 года (далее — Гаагская конвенция), доказательством подлинности послужит апостиль, проставленный на документе компетентным органом государства, в котором этот документ был выдан. Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Он может быть составлен на официальном языке выдающего его органа.
Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке (ст. 4 Гаагской конвенции).
Если работник заболел после увольнения
Если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после увольнения, то пособие выплачивается только в случае болезни или травмы самого бывшего работника. При этом размер пособия составляет 60 % среднего заработка независимо от страхового стажа (ч. 2 ст. 5, ч. 2 ст. 7 Закона № 255-ФЗ). В остальных случаях пособие не выплачивается.
Больничный лист уволенного оплачивается, если в течение 6 месяцев со дня восстановления бывшим работником трудоспособности или установления ему инвалидности работодателю стал известен номер электронного больничного или работник предъявил больничный на бумажном носителе (ч. 1 ст. 12 Закона № 255-ФЗ).
Если же обращение за пособием произошло по истечении указанного срока, решение о назначении пособия принимает территориальный орган ФСС, но только при наличии уважительных причин пропуска срока обращения за пособием. К таким причинам согласно Приказу Минздравсоцразвития России от 31.01.2007 № 74 относятся:
-
непреодолимая сила, то есть чрезвычайные, непредотвратимые обстоятельства (землетрясение, ураган, наводнение, пожар и др.);
-
длительная временная нетрудоспособность застрахованного лица вследствие заболевания или травмы продолжительностью более 6 месяцев;
-
переезд на место жительства в другой населенный пункт, смена места пребывания;
-
вынужденный прогул при незаконном увольнении или отстранении от работы;
-
повреждение здоровья или смерть близкого родственника;
-
иные причины, признанные уважительными в судебном порядке, при обращении застрахованных лиц в суд.
Возмещаем командировочные расходы и считаем зарплату
Итак, накануне командировки издается приказ о направлении работника в командировку с указанием ее цели и срока. Служебное задание по форме № Т-10а является основанием для оформления и учета служебного задания и служит основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении сотрудника в командировку. Для удостоверения времени пребывания в служебной командировке работнику выдается Командировочное удостоверение по форме № Т-10, выписанное на основании приказа. Все вышеперечисленные формы являются унифицированными и утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
При направлении работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
В течение трех рабочих дней после возвращения работник отчитывается перед бухгалтерией об израсходованных в связи с командировкой суммах путем представления авансового отчета. К нему прилагаются документы, подтверждающие расходы командированного: счета гостиницы, билеты на проезд, а также командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны.
На основании авансового отчета бухгалтерия производит с сотрудником окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.
Бухгалтерия обязана начислить сотруднику средний заработок за рабочие дни командировки и пособие за период нетрудоспособности.
Важно! В случае продления командировки по причине болезни следует издать соответствующий приказ. Это поможет обосновать расходы на выплату суточных и расходы по найму жилья за дополнительные дни, а также подтвердит целесообразность расходов на приобретение билетов.
Пример 2
Приказом руководителя кладовщик П.П. Петров направлен в служебную командировку на 10 календарных дней – с 1 по 10 сентября 2010 года. Первого сентября 2010 года сотрудник получил аванс на командировочные расходы в размере 10 000 рублей. В командировке работник фактически находился с 1 по 14 сентября, т. к. внезапно заболел и с 6 сентября по 9 сентября 2010 года находился на амбулаторном лечении.
Норма возмещения суточных по организации установлена в 500 руб. в сутки.
В подтверждение расходов по найму жилья П.П. Петров представил счета гостиницы на сумму 10 000 рублей.
По возвращении из командировки П.П. Петров представил в бухгалтерию авансовый отчет, который утвержден руководителем организации в сумме 17 000 рублей, в том числе:
— суточные за 14 дней – 7000 руб. (500 x 14);
— возмещение расходов по найму жилья – 10 000 руб.
Бухгалтер произведет следующие записи:
Дебет 71 Кредит 50
– 10 000 руб/ – выдан аванс на командировочные расходы;
Дебет 20 (26,44) Кредит 71
– 17 000 рублей – списаны в затраты расходы на основании авансового отчета;
Дебет 71 Кредит 50
– 7000 рублей – погашена задолженность перед подотчетным лицом.
На основании табеля учета рабочего времени при расчете заработной платы за сентябрь П.П. Петрову начисляется:
— зарплата в размере среднего заработка за дни командировки и проезда, которые являются рабочими по графику предприятия, за исключением дней болезни;
— за дни болезни в командировке Петрову следует начислить пособие по временной нетрудоспособности.
Предположим, что средний дневной заработок для начисления пособия составляет 710 руб., пособие выплачивается в размере 100 процентов. Средний дневной заработок, сохраняемый для оплаты дней командировки, составляет 690 руб.
Сумма пособия за 4 дня составит 2840 руб. Из них:
— первые два дня (6, 7 сентября) оплачиваются работодателем в сумме 1420 руб. (ч. 2 ст. 3 Закона № 255−ФЗ);
— остальные дни оплачиваются за счет средств ФСС в сумме 1420 руб.
Заработная плата в размере среднего заработка составляет за 6 дней 4140 рублей.
В бухгалтерском учете эти операции отражаются так:
Дебет 26 (44) Кредит 70
– 4140 руб. – начислено за время нахождения в командировке;
Дебет 26 (44) Кредит 70
– 1420 руб. – начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя;
Дебет 69 Кредит 70
– 1420 руб. – начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС.
Итак, законодательно установлено, что даже во время нахождения в командировке работники не теряют права на обязательное социальное обеспечение в случае болезни. Работодателю следует помнить, что на время заболевания, совпавшее с командировкой, необходимо выплачивать работнику суточные и компенсацию жилья. Гостиница не оплачивается только в случае нахождения работника в стационаре. Дни болезни при нахождении в командировке оплачиваются в порядке, предусмотренном Законом № 255-ФЗ и Положением об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности.
Командировка и расходы на проезд
Сначала вспомним, что командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя (ст. 166 ТК РФ).
В силу статьи 168 ТК РФ компания обязана компенсировать работнику его затраты на проезд.
Из пункта 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Постановление № 749), следует, что работодатель оплачивает расходы по проезду в командировку и обратно к месту постоянной работы.
Заметим, что к затратам на командировки предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные пунктом 1 статьи 252 НК РФ.
Перечень не облагаемых НДФЛ доходов приведен в статье 217 НК РФ. Среди них значатся компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством, в том числе возмещение командировочных расходов, включая затраты на проезд до места командирования и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ).
- Суточные представляют собой компенсационную выплату, полагающуюся работнику, направленному в командировку на срок более 1 дня. Конкретное назначение этой выплаты нигде не расшифровано, и отчет об использовании суточных от работника не требуется.
- Платежи, компенсирующие работнику расходы на питание, являются самостоятельным видом выплат, никак не связанным с суточными. Для целей принятия в расходы при исчислении налога на прибыль в качестве платы за труд оплата питания должна быть предусмотрена в коллективном договоре. Суммы выплат на питание в полном объеме облагаются НДФЛ (в отличие от суточных, с которых до определенных в НК РФ сумм этот налог не взимается).
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.