Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: подробная инструкция

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: подробная инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Случается так, что у работодателя есть право на возврат переплаченных отпускных, но он не может их удержать. Например, если зарплаты сотрудника не хватает, чтобы полностью погасить неотработанные дни отпуска.

Как рассчитать размер излишне выплаченных отпускных при увольнении

Расчет удержания за отпуск при увольнении производится с использованием следующей формулы:

УДНО = (ДФО − ДОС) × ЗСД,

где:

УДНО — удержание за дни неиспользованного отпуска;

ДФО — количество фактически отгулянных отпускных дней;

ДОС — количество положенных в соответствии с отпускным стажем дней отпуска;

ЗСД — среднедневной заработок, рассчитанный на момент выплаты отпускных.

Этапы расчета промежуточных показателей:

1. Для расчета показателя ДОС необходимо разделить на 12 положенное по закону или трудовому договору количество отпускных дней за рабочий год (минимум — 28 дней). Затем получившееся значение следует умножить на количество фактически отработанных месяцев. Если полученное количество дней оказалось дробным числом, то оно округляется в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития «О порядке определения количества отпускных дней…» от 07.12.2005 № 4334-17).
2. ЗСД рассчитывается в порядке, определенном ч. 4 ст. 139 кодекса, с учетом поправки на фактически отработанное время, если оно не достигает 12 месяцев (п. 6 положения, утв. правительственным постановлением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922).

Удержание за неиспользованный отпуск при увольнении: как посчитать дни

Перед расчетом отпускных, которые нужно удержать из зарплаты сотрудника, нужно посчитать дни неотработанного отпуска. Они напрямую влияют на размер удержания.

Провести расчет дней несложно. Сначала нужно определить стаж в месяцах. Неполные дни округляют по такому принципу:

• если количество отработанных дней меньше 15, месяц не учитывают при вычислениях;
• если количество дней больше 15, его принимают за 1.

Например, сотрудник Петров отработал 8 месяцев и 13 дней в марте. В этом месяце — 31 день. 13 дней — это меньше половины месяца, поэтому в стаж включат только 8 месяцев.

А сотрудник Петров отработал 9 месяцев и 17 дней — его стаж округляют до 10 месяцев.

Возникает вопрос: как считать, если отработанных дней в неполном месяце ровно 15? Тут принцип такой:

• если в месяце 30 дней, его округляют до целого;
• если 31 — исключают из стажа.

Вариант 1: размера выплат хватает для удержания

Работник ушел в очередной отпуск. Ему были начислены отпускные в размере 60 000 руб. Через некоторое время в этом же налоговом (расчетном) периоде он увольняется. Сумма начислений работнику при увольнении равна 70 000 руб. Оплата за неотработанные дни отпуска — 10 000 руб. Для упрощения примера будем считать, что никаких других доходов работник не имел и никакие вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Сначала определим, можно ли удержать всю сумму за неотработанные дни отпуска из выплат, причитающихся работнику при увольнении.

Причитающаяся работнику сумма при увольнении за минусом НДФЛ составляет 60 900 руб. (70 000 руб. – 70 000 руб. х 13%). Максимально возможный размер удержания с этой суммы — 12 180 руб. (60 900 руб. х 20%). В нашем случае удержать нужно 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. х 13%). Таким образом, размера выплат работнику хватает для удержания всей суммы. В итоге работник на руки получит 52 200 руб.

Примеры перечисления НДФЛ с отпускных в 2022 году

Интересует, что нового в НДФЛ с отпускных в 2022 году, какие изменения? Пример перечисления подоходного налога привёдем на таких данных:

Работник написал заявление на отпуск с 7 июня 2022 года на 28 календарных дней. Получить выплаты отпускник должен не позднее, чем за три календарных дня до отпуска, поэтому платёж бухгалтер провёл 3 июня 2022 года. Уплата НДФЛ в данном случае осуществляется не позднее 30 июня, но более ранняя оплата тоже не будет нарушением.

Немного изменим пример: работник выходит в отпуск с 1 июня 2022 года. В данном случае оплатить отпускные необходимо не позднее 29 мая 2022 года. Как видим, месяц выплаты здесь другой, поэтому перечислить подоходный налог надо успеть не позже 31 мая.

В письме от 15.04.2016 № 14‑1/В‑351 Минтруд России высказался по вопросу НДФЛ с отпускных. Пример расчётов связан с ситуацией, когда на отпускной период приходится праздничный нерабочий день 12 июня. Надо ли учитывать его в общей продолжительности отпуска? Ведомство считает, что праздники, приходящиеся на отпускной период, в число календарных дней отпуска не включаются. Нерабочие праздничные дни должны учитываться при расчёте средней заработной платы.

1. Отпускные — это не зарплата. Они рассчитываются по числу дней отдыха, а зарплата — по количеству отработанных дней.
2. Для расчета отпускных нужно знать расчетный период, средний дневной заработок за этот период и количество фактически отработанных дней.
3. Премии, надбавки, повышение зарплаты учитываются при расчете среднего дневного дохода. А пособия, компенсации, командировочные, больничные — нет.
4. Отработанными считаются только дни, когда человек был на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Отгулы, больничные, дни отпуска и командировок не считаются отработанными днями.
5. Выгоднее брать отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней (больше 21 дня). А в «дорогие» месяцы, с большим количеством выходных и праздников, взяв отпуск, вы потеряете в деньгах.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении: особенности

К особенностям удержания с работника долга, возникшего в связи с авансовым отпуском, относится следующее:

1. Указанная ситуация является основанием для издания приказа об удержании с зарплаты для закрытия долга. Письменное согласие на это работника не нужно, но не должно быть и его несогласия с произведением таких удержаний (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
2. С зарплаты берется не более 20% от общей суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Оставшаяся часть долга может быть внесена работником добровольно в кассу предприятия (апелляционное определение Липецкого областного суда от 03.04.2013 по делу № 33-810/2013).

В то же время имеется судебная позиция, согласно которой допускается удержание из зарплаты в погашение долга больше чем 20% (апелляционное определение Челябинского областного суда от 31.03.2015 по делу № 11-3194/2015).

1. Такое удержание может производиться, если увольнение произошло по желанию работника, договоренности сторон, в связи с истечением срока договора и в других ситуациях, не указанных в абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ.
2. В судебном порядке долг (отпускные) за предоставленный авансом отпуск не взыскивается (определение ВС РФ от 12.09.2014 по делу № 74-КГ14-3).
3. Работодатель может удержать 20% в погашение долга в т. ч. с компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск, на который работник имеет право в силу вредности, тяжести и особых условий труда, поскольку оплата отпуска также является зарплатой (постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11).

Как удержать за предоставленный авансом отпуск

На основе вышесказанного сформулируем алгоритм действий работодателя по удержанию за отпуск авансом при увольнении работника:

1. Рассчитать количество предоставленных, но не отработанных отпускных дней и вместе с этим излишне выплаченную сумму отпускных.
2. Предупредить работника о сумме предстоящего удержания. В каком размере это будет сделано, 20% или больше, решает руководитель, т. к. выше отмечалось, что судебная позиция по этому вопросу неоднозначна.
3. Издать приказ об удержании с расчетной суммы в пользу погашения долга, возникшего в результате предоставленного, но не отработанного отпуска.
4. В последний рабочий день произвести полный расчет с уволившимся сотрудником.

Возможна ситуация, когда удержанная сумма не покрывает долг полностью (такое вполне вероятно, если из суммы расчета было вычтено только 20% или меньше). Тогда у работодателя остается 2 варианта:

• договориться с бывшим сотрудником о добровольном внесении им недостающей суммы в кассу предприятия (или на расчетный счет);
• списать (простить) долг.

Каким способом удерживают отпускные

Обычно при окончательном расчете сотруднику причитаются деньги за несколько проработанных, но еще не оплаченных дней. Из этой суммы, собственно, и производятся удержания за неиспользованный отпуск при увольнении. Работнику просто выплачивают разницу между зарплатой последнего месяца и ранее начисленными отпускными. Дополнительных распоряжений для такой операции бухгалтеру не требуется, также как нет необходимости получать согласие работника на корректировку причитающихся выплат.

Иногда заработной платы для погашения долга оказывается недостаточно (в приведенном выше примере работнику причиталась зарплата всего за 1 день) или ее вовсе нет. Тогда увольняющийся должен погасить долг самостоятельно. Обычно это делается путем внесения наличных в кассу фирмы.

Бухгалтер, который делал перерасчет отпускных, оформляет сотруднику при его увольнении приходный ордер. На основании этого документа работник вносит в кассу излишне выплаченную ему сумму. Если долг погашен полностью, увольняющийся получает на руки свою трудовую книжку и прощается с работодателем.

Иногда работник отказывается возмещать перерасход, мотивируя это отсутствием средств. Наниматель может пойти ему навстречу, увеличив срок уплаты долга до 1 месяца. Если по истечении этого времени задолженность остается непогашенной, работодатель имеет право обратиться в суд для истребования средств.

В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет

В ТК закреплено право администрации компании выполнить удержание, если работник получил отпуск авансом, а затем решил увольняться. Однако есть ситуации, при которых удерживать с работника такие суммы запрещается.

К ним относятся:

• Если на предприятии проводится процедура сокращения;
• Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
• Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
• Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
• Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
• Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
• Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
• Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)

Какие коды дохода учитываются при расчете отпуска

В день увольнения работника с ним нужно произвести окончательный расчет (ч. 1 ст. 140 ТК РФ ). При этом работодатель обязан выплатить сотруднику (помимо причитающейся ему зарплаты) компенсацию за неиспользованный отпуск, см. ч. 1 ст. 127 ТК РФ. Указанная выплата облагается НДФЛ в общеустановленном порядке (абз. 7 п. 3 ст. 217 НК РФ ), то есть с дохода работника в виде компенсации за неиспользованный отпуск организация должна удержать налог по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК РФ )

Можно ли выплатить компенсацию наследникам — жене, детям, т.д.? В соответствии со ст. 141 Трудового кодекса РФ заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день смерти.

Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ

Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.

Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.

Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).

В разд. 1 нужно отразить:

• в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
• в поле 021 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
• в поле 022 – общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.

В разд. 2 нужно отразить:

• в поле 110 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года, в том числе выплаты при увольнении;
• в поле 112 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам), в том числе выплаты при увольнении;
• в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе при увольнении;
• в поле 140 – сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с выплаты при увольнении;
• в поле 160 – общую сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении.

Срок перечисления НДФЛ с выплат при увольнении сотрудника 2021

Для целей заполнения отчетных форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ имейте в виду, что при увольнении датой получения дохода считается последний день работы (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК РФ).

Привязывать уплату подоходного налога с выплат уволенному к зарплатным дням нельзя. Ориентируйтесь строго на фактический день окончательного расчета с увольняемым. Он может прийтись на любую дату месяца.

Так, по общему правилу рассчитываетесь вы с сотрудником в день увольнения. Значит, в этот же день или на следующий нужно уплатить в бюджет НДФЛ.

Если в день увольнения сотрудник за расчетом не обратился (а деньги выдаются налом), то рассчитаться вы сможете в день, когда сотрудник явится. Или на следующий день. Об этом мы поговорили подробно выше. Так вот в данном случае закрыть расчеты по НДФЛ с бюджетом нужно также в день выплаты либо на следующий день.

Названные сроки уплаты НДФЛ в 2021 году не зависят от способа перечисления средств — налом или на карту. Порядок един.

Под налогообложение должны попасть по общему правилу все выплаты, которые входят в состав расчетных. Это и сама зарплата за отработанный период. И больничное пособие, если человек болел. И компенсация за неиспользованный отпуск. И премии, если таковые начисляются. И средний заработок по последней командировке.

Конечно, суммы, которые согласно закона освобождены от налога, нужно исключить из расчетной базы. Например, не облагаются НДФЛ в 2021 году сумма выходного пособия и средний месячный заработок на период трудоустройства в общем размере не более 3-х среднемесячных заработков.

Встречаются ситуации, в которых работодатель обязан произвести удержание со счета сотрудника за неотработанные дни отпуска в период увольнения. Это случается тогда, когда работник находится в авансовом отпуске.

Как гласит Трудовой кодекс Российской Федерации, сотрудник может уйти в отпуск уже спустя 6 месяцев после официального трудоустройства. Он может воспользоваться всем отпускным месяцем, хотя и имеет право лишь на 14 отработанных дней. Если он ими воспользовался, получается, что последние две недели он отгулял авансом.

• Было осуществлено причинение сотрудником материального ущерба руководителю;
• Выплата руководителю лишних сумм по трудовым отношениям по статьям 137 ТК РФ.

Удержание излишних выплат существенно отличается от процесса удержания выплат за причиненный сотрудником ущерб.

• В результате принудительного увольнения работников;
• В результате отказа работника от перевода на иную должность. Приказ процесса должен быть выполнен согласно медицинской оценки;
• Призывом на службу в армию;
• Восстановление на работе сотрудника, который раньше выполняет подобную деятельность.

Как гласит сегодняшнее законодательство, сотрудник, трудоустроенный не так давно, может уйти в отпуск авансом. То есть если ему предоставили больше дней отдыха, чем он успел уже заработать.

Если подобный сотрудник в дальнейшем устроится из компании до окончания рабочего года, в счет которого предоставляется ему отпуск, основная часть неотработанных отпускных относится на удержание из заработной платы. Документ, который будет это подтверждать, является распоряжением или приказ руководителя компании.

Пример расчета авансовых отпускных

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

• количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
• среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.

Дополнительные условия:

• во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
• окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
• оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

Похожие записи:

• Кто имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях?
• Чем грозит неисполнение условий контракта по 44-ФЗ
• Выплаты при увольнении в связи с ликвидацией предприятия