Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Порядок действий при потере трудовой
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Восстановление ТК работодателем, требуемые документы
Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:
- ТК потерял работник.
- Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
- Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
- Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.
Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.
Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.
Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:
- Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
- Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
- В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
- Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
- Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.
Восстановление при наличии копии из трудовой
Эти случаи встречаются нечасто, но все же происходят: когда трудовая книжка утеряна, но копия из нее осталась на руках. Однако далеко не во всех случаях копии бывают заверенными нотариально.
Разумеется, если нотариус заверил документ, то это однозначно имеет юридическую силу, так как каждый нотариус не заверяет копии без представления оригинала. Все страницы проходят через копировальный автомат, а после на каждой страничке оставляет свою подпись нотариус и проставляет штамп. В этом случае нет разницы государственный это нотариус или частный. Это лишь значительно облегчает процедуру восстановления. Это полностью исключить необходимость обращения в ПФР.
Незаверенная копия не может стать основанием для оформления дублирующего документа.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд
Этот способ актуален в тех случаях, когда надо собрать сведения о периодах и местах трудоустройства за последние годы или за время ведения электронной трудовой книжки. Физическое лицо подает в территориальное отделение ПФР заявление, ответ на которое выдается в десятидневный срок. Итогом станет получение заявителем справки о трудовом стаже с выделением периодов работы и мест трудоустройства.
Восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд, то есть получить ее дубликат, нельзя. Этот орган может только предоставить сведения о трудовом стаже, подтвердить временные рамки работы, уточнить наименования работодателей. На основании полученных из ПФР сведений можно делать запросы в архив, собирать справки и другие документы, по которым и будет оформлен дубликат работодателем.
Если трудовую книжку потерял работник
Если работник сам потерял трудовую книжку, то он должен обратиться к своему последнему работодателю, написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки ему обязаны предоставить в течение 15 дней с даты подачи заявления. Если сотрудник работал только в этой организации и нигде больше, то все записи в трудовой книжке можно восстановить по документам, которые находятся в бухгалтерии или в отделе кадров. На новом бланке трудовой книжки в правом верхнем углу первой страницы делается надпись «Дубликат», далее указываются все сведения о работнике.
Основаниями для восстановленных сведений являются:
- документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, водительские права и т.д.);
- документ об образовании (аттестат, диплом; студенческий билет и т.д.);
- документ, подтверждающий профессию (свидетельство, сертификат, аттестат и т.д.);
- документы, подтверждающие сведения о работе (трудовой договор, приказы, личная карточка и т.д.);
- сведения о награждениях и поощрениях (приказы, распоряжения и т.д.).
Если сотрудник работал также и в других организациях, то в новой трудовой книжке сначала вносится информация об общем трудовом стаже, если есть документы, которые это могут подтвердить. Например, «общий стаж работы составляет 10 лет 4 месяца 1 день». Указывается название нынешней организации, и вносятся записи о работе в ней – прием, переводы и т.д. на основании имеющихся документов. К таким документам можно отнести:
- трудовой договор, дополнительные соглашения к нему;
- приказы;
- личная карточка;
- прочие документы.
Если документы, на основании которых вносятся сведения в дубликат, поступили из других организаций, то они должны быть заверены.
Если организация, в которой сотрудник работал, ликвидирована, то со своей проблемой придется идти в архив. Источником информации в таком случае будут либо заверенные документы, полученные в архиве либо архивные справки. Для получения необходимой информации в архиве, нужно сделать туда запрос. Для запроса необходимо написать заявление. Заявление пишется в произвольной форме.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ
Через пенсионный фонд сотрудник может восстановить информацию о выплате пенсионных взносов и подтвердить свой стаж. В Пенсионном фонде хранится информация о местах работы сотрудника, датах работы в том или ином месте и суммах уплаченных пенсионных взносов. В настоящее время работодатели сдают персонифицированные отчеты по каждому из сотрудников. Это значит, у любого застрахованного лица имеется собственный лицевой счет с присвоением уникального страхового номера (СНИЛС). СНИЛС расшифровывается как страховой номер индивидуального лицевого счета. В лицевом счете отражается суммы пенсионных взносов, периоды занятости, места работы. Но эта информация может быть неполной, если работодатель не перечислял пенсионные взносы за работника, проще говоря, сотрудник, работал неофициально. В таком случае данных о работе сотрудника в данной организации в Пенсионном фонде не будет и соответственно взять ее будет неоткуда. Если необходима информация о должности, дате приема увольнения на работу, переводах, награждениях и прочее, то такой информации в базе пенсионного фонда нет. Поэтому подтвердить эти сведения он никак не может.
Если работник начал свою трудовую деятельность только после 2002 года (с этого года граждан стали регистрировать в качестве застрахованных лиц в системе ОПС), тогда он сможет восстановить данные о стаже работе, если до этого срока, то нет. Процедура получения данных в Пенсионном фонде никак не регламентирована законодательством, поэтому нет и сроков предоставления ответа. Но по общему правилу на любой запрос в письменном в виде в Пенсионный фонд должен быть предоставлен ответ в течении 10 дней.
Заявителю будет выдана справка с указанием места работы и стажа по каждому месту работы. Справка выдается бесплатно. Если Пенсионный фонд будет отказываться предоставлять необходимые сведения, можно сослаться на Постановление Правительства РФ №1015 от 02.10.2014, где сказано, что Пенсионный фонд не вправе отказать в подтверждении рабочего стажа при начислении пенсий.
Для получения информации из Пенсионного фонда необходимо представить:
- СНИЛС;
- справки о доходах;
- трудовые договоры;
- документы по начисления заработной платы.
Утеря трудовой книжки из-за работодателя
Утеря трудовой книжки из-за работодателя может быть связана с разными причинами, например, вследствие пожара на предприятии, ограбления, недобросовестного хранения документов и потери их в процессе переезда организации в другое помещение.
Тогда ответственность за весь процесс восстановления ТК целиком и полностью возлагается на работодателя. От сотрудника не требуется предоставления укомплектованного пакета документов или составление заявления с прощением сделать дубликат.
Если по каким-либо причинам (стихийные бедствия, непредвиденные ситуации) ТК всех сотрудников организации были потерны, должна быть создана специальная комиссия, для обращения на предприятия, на которых ранее работали сотрудники, с запросами о предоставлении архивных справок и всех требуемых сведений.
Восстановление трудовой книжки через государственный архив
На вопрос, можно ли восстановить трудовые книжки посредством обращения к услугам российских архивных учреждений, утвердительный ответ даётся, если есть два условия:
- Запрашиваемая информация действительно передавалась туда на хранение организацией, где был занят работник.
- Госархив находится в пределах города (района), откуда поступил запрос.
При совпадении названных условий можно получить из госархива справку. В архивной справке укажут:
- где работал заявитель;
- с какой даты и по какую.
Стоимость запрашиваемой информации устанавливается с учётом таких обстоятельств:
- насколько широки рамки интересующего периода;
- в скольких организациях за это время был трудоустроен заявитель.
Запрос госархиву передаётся при посещении или заказным почтовым отправлением. Однако до этого понадобится созвониться с сотрудниками архивного учреждения, чтобы они дали необходимую консультацию.
Услуги предоставляются бесплатно
Все услуги, которые оказывают сотрудники ПФР, предоставляются на безвозмездной основе, без взимания каких-либо пошлин. Согласно закону, ПФР обязан предоставить вам справку о вашем трудовом стаже, времени и местах прежней занятости в течение 10 рабочих дней.
Эти данные и будут использованы при возобновлении книжки трудовой вашим нынешним нанимателем или на предприятии, куда вы устраиваетесь сейчас.
Но записи в дубликате трудовой книжки будут возобновлены только при условии, что вы были трудоустроены официально и получали «белую» или хотя бы «серую» зарплату. Если вы согласились в свое время на работу в теневом секторе, подтверждения трудовой деятельности вам удастся доказать разве что по решению суда и вдобавок с большим трудом.
После рассмотрения заявления работодателем он обязан издать соответствующий приказ. С этим документом должны быть ознакомлены все работники организации. Дубликат должен быть оформлен и выдан не позднее 15 дней с момент подачи заявления.
ТК должна оформляться согласно Постановлению Минтруда Российской Федерации №69:
- На титульном листе обязательно ставиться надпись «Дубликат».
- Далее вносятся сведения о владельце. Здесь все оформляется точно так же, как и в оригинале
- Затем на основании имеющихся документов или копии трудовой книжки работодатель указывает информацию о работе. Указывается общий стаж подчиненного и данные всех его работодателей.
Разница между оригиналом ТК и дубликатом очень незначительная, поэтому при заполнении никаких проблем возникнуть не должно. Тем не менее, существуют определенные рекомендации по заполнению:
- все сведения, которые вносятся в документ, должны быть подтверждены документально;
- ТК заполняется на официальном государственном языке;
- важно соблюдать хронологический порядок записей;
- нельзя допускать ошибок, описаний и т. д.
Документ заполняется чернилами темного цвета, а все записи заверяются соответствующими штампами.
Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации
Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.
Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.
Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.
Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.
В дубликат вносятся:
- надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
- сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
- сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
- сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).
При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.
Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).
Если трудовую потерял работодатель – что делать
В этой ситуации к подобным гражданам будет отношение как к никогда не трудившимся. Вместе с тем это означает, что им не приходится рассчитывать на получение страховой пенсии. Положена здесь только социальная. Размер ее значительно более скромен и определяется в процентах от базовой величины трудовой выплаты актуальной на данное время.
Конечно, если человек на самом деле никогда официально не трудился, то и выбирать ему особо не из чего, но как быть тем, кто всю свою жизнь посвятил работе?
В ситуации если трудовую человек просто потерял либо выяснится, что в ней нет всех записей, разрешается представлять следующие документы, когда происходит оформление пенсии:
- договоры трудовые;
- книжки колхозников;
- выписки из архивов;
- справки с предприятий;
- ведомости на зарплату.
Периоды, когда книжку не вели, могут быть подтверждены только договорами (в том числе общественно-трудовыми) на выполнение работ. Причем, кроме него, потребуется еще предъявить и справку от нанимателя, о том, что он со своей стороны внес обязательные платежи в ПФР и органы соцстрахования.
Со своей стороны, ПФР имеет право отказать в оформлении пенсии, если в трудовой обнаружат ошибку. Персональные данные, имеющиеся в самой организации, здесь к сведению не принимаются. Восстановить справедливость удается только, обратившись с иском в суд.
Такое неприятное событие может произойти на любом предприятии вследствие:
- пожара;
- воздействия стихии;
- халатности персонала;
- злого умысла и пр.
Какие другие документы могут подтвердить стаж
Как было сказано выше, страховая пенсия без трудовой книжки не может быть оформлена, должно присутствовать доказательство, что человек отработал положенное количество времени. Но есть некоторые оригинальные документы, которые могут подтвердить наличие стажа у пенсионера. Таковыми являются:
- приказ работодателя о принятии работника на должность;
- контракт, заключенный с руководителем;
- счета из бухгалтерии предприятия о выплате работнику заработной платы;
- справка по форме СЗВ-К, выдаваемая Пенсионным фондом;
- иная документация, подтверждающая осуществление деятельности на протяжении определенного периода времени.