Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет работы сервисного центра: сложности и подводные камни процесса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первым шагом при открытии любого собственного дела является регистрация предприятия. Для этого необходимо поставить предприятие на учет в налоговой инспекции по месту жительства и получить документ, свидетельствующий о том, что вы являетесь частным предпринимателем.
Качественный и оперативный ремонт бытовой техники пользуется постоянным спросом. В кризисные периоды, когда потребители вынуждены отказываться от дорогостоящих покупок, потребность в этой услуге возрастает. Главные риски связаны с субъективными факторами – низкая квалификация и безответственность сотрудников, отсутствие четкого и продуманного бизнес-плана.
Конкуренция в этом направлении очень высокая. Ремонтом бытовой техники занимаются не только официально работающие фирмы и сервисные центры производителей. Очень много мастеров работает неофициально в домашних условиях. Вы должны предложить клиентам качественные и доступные услуги, найти между этими факторами разумный баланс для получения достойной прибыли.
Важно правильно рассчитать свои финансовые возможности, ведь для адекватной диагностики поломок необходимо современное оборудование. Многое зависит и от качества деталей – поиск надежных поставщиков, предлагающих разумные цены, также является важным моментом.
Самые важные сотрудники для этого бизнеса – квалифицированные мастера. На их заработной плате экономить нельзя. Лучшая система оплаты – фиксированная ставка + процент от выручки, который зависит от объема выполненных заказов каждым сотрудником. Вначале можно нанять двух мастеров, по мере увеличения количества заказов вы сможете расширять штат.
На первоначальном этапе организационными вопросами, поиском новых клиентов и контролем качества может заниматься владелец бизнеса. Но со временем желательно нанять главного мастера и заняться вопросами расширения бизнеса.
Ведение финансовой отчетности необходимо доверить опытному бухгалтеру. Специфика работы мастерской такова, что отдать этот участок на аутсорсинг не получится.
Сегодня компьютер или ноутбук есть практически в каждом доме, а для многих теперь это рабочий инструмент. Пользователей компьютеров становится больше, а устройства сложнее и дороже. Поэтому когда что-то ломается или работает неисправно — выгоднее обратиться к специалистам по ремонту, чем покупать новое устройство.
Массовый спрос на услуги стал причиной высокой конкуренции на рынке ремонта компьютеров. Сервисные центры открывают компании-производители электроники, торговые компании, появляются небольшие мастерские, а также частные мастера. Ключевое значение в этом деле имеют квалификация специалистов и маркетинговая стратегия компании. Успешные компании, оказывающие услуги по ремонту компьютеров имеют отличную возможность масштабироваться и выйти на федеральный рынок.
АНАЛИЗ РЫНКА СБЫТА И КОНКУРЕНТОВ
Анализ рынка сбыта наших услуг по началу предельно прост – это физические лица, а именно, все люди, которые пользуются электроникой. В дальнейшем этот список будет расширяться, но Мы же только начинаем. Поэтому сразу перейдем к анализу конкурентов. Здесь то и будет простор для творчества. На данном этапе Нам нужно грамотно оценить сильные и слабые стороны конкурентов. Например, быстрый но дорогой ремонт, вежливые администраторы но платная диагностика, удобный зал ожидания но неудачное географическое расположение центра и т.п. Есть еще такой критерий, как емкость рынка, где оценивается текущее состояние рынка и его прогнозы, но Мы его не рассматриваем, так как динамика продаж электронных устройств растет, а ремонт как был выгоднее для хозяев, так и остается. Умные люди так же любят оценивать долю на рынке к концу первого года деятельности. Это Мы тоже обойдем стороной, так как на рынке этих услуг даже гиганты ремонта занимают малую долю. Здесь лучше ориентироваться по доходности центра.
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ПЛАН
Обычно в этом пункте рассматриваются следующие моменты:
- Потребность в площадях (производственных, складских, офисных и иных). Здесь важным критерием будет то, где мы откроем наш сервисный центр. Естественно, что чем больше проходимость – тем лучше.
- Потребность в оборудовании (инструменте), пути получения (собственное, арендуемое, лизинг), условия и сроки поставки; оборудование для сервисного центра будет зависеть от уровня навыков мастеров. Будут ли это просто отвертки, либо паяльная станция, либо инфракрасная паяльная станция и т.д. Сроки ремонта, конечно, лучше сократить, но так, чтобы не сказалось на качестве.
- Программа производства и реализации продукции на 3 года (1-й год с разбивкой по месяцам). «Шекспир стремился к солнцу и стал Шекспиром». Обязательно нужно поставить себе цель, к которой вы будете идти.
Если вы сами являетесь мастером, то все затраты на персонал сводятся к нулю. В первое время совмещать прием с ремонтом можно без каких-либо проблем. Если говорить, о дальнейшем развитии, то вам понадобится минимум два сотрудника:
- Мастер по ремонту. Зарплата в Екатеринбурге у подобных мастеров начинается от 40 000 рублей, в зависимости от его опыта и умений. Специалист, который «может всё» обойдется минимум в два раза дороже, но он способен принести очень много прибыли, особенно, если конкуренты не смогут выполнять аналогичные ремонтные работы.
- Администратор. Заработная плата таких работников колеблется в районе 20 000-25 000 рублей. В первое время сервисам администраторы не нужны. В дальнейшем в целях экономии средств, вы можете сами выполнять данную работу, так как она не требует специфических знаний и умений.
В Воронеже пять оптовых баз, которые поставляют запчасти. В трех из них работают курьеры, которые бесплатно привезут детали при заказе от 500 Р . Курьер приедет через 2—3 часа после заказа. Он может приезжать хоть несколько раз в день: ограничений нет, лишь бы вы оплачивали заказы. Это удобно — Сергею не нужно тратить время на дорогу.
Чтобы мастера заказывали детали именно у них, поставщики придумывают программы лояльности. Один запустил накопительную систему скидок — чем чаще и больше покупаешь, тем больше скидка. Другие ориентируются на единоразовый объем и виды техники, с которыми работают мастерские. У Сергея пока что скромные скидки — 5—10% .
Формально гарантия на запчасти есть — 2—4 недели после продажи. Но действует она, только если деталь еще не установлена на технику. Если установленный экран сломается, заказывать новый и менять его Сергею придется за свой счет. За 10 месяцев работы такое уже случалось несколько раз.
Чтобы ремонтировать технику, не нужно специальное помещение: Сергей мог бы делать все и дома. Но люди не доверяют домашним мастерам, потому что в случае проблем их не найти.
Для мастерской достаточно помещения площадью 10—15 м². Главное, чтобы у места была хорошая проходимость и его было легко найти. Самые проходные места на центральных улицах и в оживленных магазинах давно заняты. А еще такая аренда обходится дорого — начинающему мастеру с минимумом оборудования будет трудно окупить такие траты.
Сергей решил открыть мастерскую в спальном районе, где живет сам. Если телефоны люди могут отнести в любой сервис по дороге на работу или в обед, то ноутбуки, телевизоры или принтеры им проще принести из дома в ближайший сервис.
стоит аренда мастерской на 50 м². Сергею удалось сбить цену до 12 000 Р
Сергей искал помещение два месяца. Он рассуждал так: место должно быть на первом этаже, с выходом на улицу и с площадью под рекламу — так легче привлечь клиентов. Подходящий вариант на 50 м² нашелся за 30 000 Р в месяц. По площади это больше, чем нужно, но Сергей решил, что в будущем это пространство может пригодиться: если дела пойдут хорошо, то будет место для расширения. Арендодатель не мог сдать помещение уже полгода и согласился сбить цену до 12 000 Р .
Выберите правильные критерии
Чтобы правильно поставить задачу сервисному подразделению, Максим рекомендует использовать критерии SMART. Например, необходимо увеличить оборот сервиса на 100% по отношению к прошлогодним показателям за счет разработки и активных продаж новых сервисных продуктов и оптимизации бизнеса в течение двух лет. В такой постановке задачи есть все – конкретная, измеримая, актуальная для компании и вполне достижимая цель, а также есть deadline – время, за которое необходимо достигнуть нужного результата.
Затем необходимо разложить KPI сервисного подразделения на составляющие. Финансовые показатели KPI:
- Оборот сервиса (Turnover)
- Стоимость товаров и услуг (COGS)
- Маржинальная прибыль (GM)
- Административные расходы (SG&A)
- Прибыль до вычета налогов (EBIT).
В зависимости от того, какую задачу вы ставите, вы можете использовать и другие показатели. Например, вы хотите узнать, насколько эффективно сотрудники сервиса используют свое рабочее время, которое является их главных ресурсом. Посчитаем KPI эффективности рабочего времени. Возьмем рабочие часы «в наличии» (Available hours) – сумму рабочих часов в текущем месяце, подсчитаем продуктивные часы (Productive hours) – это часы работы. Которые были оплачены заказчиком: ремонт, пуск и наладка оборудования, техническое обслуживание по контрактам, гарантийное обслуживание, время в пути. Подсчитаем также непродуктивные часы (Unproductive hours), то есть часы, не оплаченные заказчиком: время, пропущенное из-за болезни, тренингов, время, проведенное в офисе.
Вот так выглядит формула, которая характеризует эффективность работы сервиса: Utilization = Productive hours / Available hours .
Решать эту задачу нужно при активном участии сотрудников сервиса – инженеров, которые выезжают на объекты и устраняют поломку оборудования. Именно они должны быть заинтересованы в том, чтобы максимальное количество их рабочего времени было направлено на извлечение прибыли для компании. Максим, руководствуясь собственным опытом, утверждает, что доверительные отношения в компании и «пирамида мотивации» – эффективные инструменты, которые позволяют наладить работу без дополнительных финансовых затрат.
Сформулируйте маркетинговую стратегию
Если вы оценили внутреннюю ситуацию в компании, переходим к оценке внешних обстоятельств. Маркетинговая стратегия строится на анализе рынка и предложений конкурентов. Необходимо рассчитать себестоимость продуктов и услуг, а также определить целевой уровень маржинальной прибыли. Основное внимание сервис должен уделять ключевым клиентам компании. Определить их потребности поможет личная встреча с каждым. По результатам составляем индивидуальные предложения по сервисному обслуживанию. В качестве примера таких отношений с «дорогими» клиентами тренер привел один из контактов из своей практики, в котором значилось круглосуточное обслуживание семь дней в неделю. Это обозначало, что за небольшое вознаграждение один из инженеров всегда должен находиться на связи и, в случае поломки, немедленно выехать к клиенту. На практике круглосуточный режим себя оправдывает. Дорогостоящая техника не так уж часто ломается, а если и ломается, то происходит это, как правило, в режиме эксплуатации – то есть в рабочее время. Так незначительные затраты значительно повышают лояльность главных клиентов: заключив такой круглосуточный контракт, они точно не перебегут за сервисом к конкурентам. Кстати, дополнительных затрат на обеспечение такого эксклюзивного договора легко избежать, если включить отдельным пунктом оплату каждого такого сверхурочного выезда. «Если выезды бесплатные, то желающих заключить такой договор будет меньше», – считает бизнес-тренер.
Всех остальных клиентов делим по типам их бизнеса и потребностей, и для каждой группы составляем свой типовой договор. Затем клиентам надо рассказать о том, что ваша компания предоставляет теперь новый сервисный продукт. Объяснить, какие новые услуги оказывает компания, какие из них платные, какие – бесплатные. Важно, что продажу договоров на сервисное обслуживание необходимо поручить компетентным техническим специалистам. «Ваша цель – продать клиенту необходимое, а не навязать лишнее», – подчеркивает Максим.
Как правило, в сервисных службах до оптимизации и раньше оказывали все услуги по обслуживанию техники, но из-за неупорядоченности процесса клиенты получали ремонт не по договору с компанией, а в качестве разовой услуги. Понятно, что после заключения договора техника не будет нуждаться в более частом обслуживании, но клиент больше не пойдет за услугами или запчастями к конкуренту, потому что для него не имеет значения – кто именно починит сломанный агрегат. Договор выгоден клиенту – абонентская плата должна быть дешевле, чем разовые заказы на обслуживание такого же объема.
Структура сервисного центра
Сервисный центр как организация состоит из пяти отделов. Каждый отдел выполняет свою функцию, благодаря чему на выходе получается конечный продукт организации — неисправность в технике устранена в срок, в оглашенный бюджет и новых не обнаружено. Перечень отделов приведен ниже:
- HR — отдел по отбору и найму персонала. Отвечает за то, чтобы в сервисном центре работали лучшие люди. Так же ведет аналитику работы организации.
- Коммерция — отдел, который отвечает за приток денег в сервисный центр. Маркетинг, реклама, общение с клиентами, заключение сделок.
- Финансы — отдел, который отвечает за подсчет денег, сдачу отчетов в проверяющие органы и контроль материальных активов. Отдел дебиторской и кредиторской задолженностей, бухгалтерия.
- Производство — отдел, который отвечает за выполнение ремонтов и устранение неисправностей в технике. Сюда относится снабжение, мастера, инженеры, закупка запчастей и прочее.
- Контроль качества — отдел, который проверяет технику на устранение дефекта после ремонта. Так же обучает персонал на предмет повышения квалификации и ознакомление с новыми способами ремонтов.
> См. также
- Закон Российской Федерации о защите прав потребителей
Информация о компании
Основной вид деятельности: ремонт крупной и мелкой бытовой техники. Ожидается, что мастерская будет выполнять техническое обслуживание, регулировку и гарантийное обслуживание по договору с местной торговой сетью бытовой техники.
Юридическая форма: индивидуальное предпринимательство.
Основными потребителями должны быть жители города и близлежащих населенных пунктов другого района, республики. Это может объясняться тем, что жителям соседних районов легче всего добраться до города, чем в другие крупные населенные пункты. Кроме того, в городе имеются постоянные автобусные рейсы до соседних районов республики.
Цель: за год мастерская должна выдержать натиск конкурентов, добиться доверия у потребителей, погасить долги, накопившиеся за время основания проекта: за аренду, покупку аппаратуры, запасных частей, мебели и многие другие затраты.
За последующие 2-3 года мастерская должна стать одной из лучших и респектабельных мастерских в сфере бытового обслуживания и ремонта на рынке по ремонту техники. Но, чтобы добиться максимальной цели, необходимо завоевать доверие и уважение потребителей. Показатели качества услуг должны быть такими, чтобы клиенты были отзывчивы и верны своему исполнителю.
Размещение: полуподвальное помещение в крупном спальном районе города. Площадь мастерской будет составлять около 120 кв. м. Она включает приемную, рабочие места для механиков, отдельное помещение для директора, склад отремонтированной и принятой бытовой техники.
Рассмотрим таблицу площадей помещений мастерской:
| Наименование площади | Площадь кв. м |
| Производственная зона | 40 |
| Кабинет директора | 20 |
| Приемное отделение | 15 |
| Склад | 20 |
| Зал ожидания | 10 |
| Склад инвентаря и раздевалка для работников | 5 |
| Туалет | 5 |
| Итого | 115 |
Форма владения помещением: аренда, подтверждается договором ренты.
Налогообложение: упрощенная система налогообложения (доход минус расход).
Время работы: каждый день с 10:00 до 19:00, включая выходные дни. График выбран, основываясь на стандартном рабочем дне офисных работников, до 17:00. Большинство клиентов смогут попасть в мастерскую после своего рабочего дня. В выходные в мастерскую смогут обращаться клиенты из пригородных зон.
Как открыть сервисный центр
Первым шагом при открытии любого собственного дела является регистрация предприятия. Для этого необходимо поставить предприятие на учет в налоговой инспекции по месту жительства и получить документ, свидетельствующий о том, что вы являетесь частным предпринимателем.
Далее необходимо обратиться в налоговую инспекцию для регистрации сервисного центра, который вы решили открыть, и после официальной регистрации юридического лица заказать печать или штамп организации. Для осуществления безналичного расчета, как то происходит с юридическими лицами, необходимо открыть расчетный счет в банке.
Следующим шагом будет получение лицензии на ведение определенных видов деятельности, приобретение или аренда коммерческого помещения под офис и документальное его оформление.
Авторизация сервисного центра дает ему юридическое право осуществлять как гарантийный, так и постгарантийный ремонт. В случае поломки оборудования в гарантийный период, покупатель имеет право обратиться в авторизированный сервисный центр для бесплатного ремонта или замены неисправного оборудования.
Не все фирмы производители имеют возможность расположить свои сервисные центры в доступной близости. В данном случае заключается договор между производителем и сервисным центром, который получает авторизацию от производителя на осуществление ремонта того или иного оборудования.
Сколько стоит открыть центр по ремонту телефонов?
Для запуска этого стартапа вам действительно не нужны огромные суммы денег.
Достаточно иметь 150 000 рублей.
| Статья расходов | Сумма (в руб.) |
|---|---|
| Регистрация | 10 000 |
| Небольшой ремонт в мастерской | 20 000 |
| Оборудование для мастерской | 55 000 |
| Закупка инструментов | 35 000 |
| Реклама | 10 000 |
| Дополнительные расходы | 20 000 |
| Итого: | 150 000 руб. |
Ежемесячные расходы в этом виде бизнеса небольшие, и в основном будут уходить на аренду помещения, налоги, интернет и закупку инструментов.
Вы вполне сможете уложиться в сумму 30–40 000 рублей.