Как правильно делать перерывы в работе, чтобы повысить эффективность

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно делать перерывы в работе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Влияние перерывов на работоспособность

2. Помеха помехе — рознь

3. Преимущества применения тайм-менеджмента

4. Научитесь управлять своей энергией

5. Какие же моменты можно заложить в основу машинного обучения:

7. Как Моника Леонелле повысила свою продуктивность в шесть раз

8. Делайте “правильные” паузы

9. Способы избежать стресса

10. Что находится в приоритете

11. Список использованных источников

12. Мероприятия по контролю за ПТ

Во время рабочего дня планируйте и большие перерывы. Как минимум — на обед, за которым можно пообщаться с коллегами на нерабочие темы, встретиться с друзьями, почитать книгу или просто остаться наедине со своими мыслями. Если есть возможность, устраивайте еще и дневной сон. Исследования НАСА о влиянии дневного сна на работу пилотов показали, что 26 минут сна повышают работоспособность на 34%.

Точные цифры звучат убедительно, но суть не в них. Это действительно работает — и проверено очень многими людьми.

Даже 10–12 минут сна делают из одного рабочего дня два. Причем без них вторая половина обычного рабочего дня становится не очень продуктивной — после обеда в районе двух часов активность снижается, клонит в сон.

Но после короткого сна начинается новый рабочий день.

Влияние перерывов на работоспособность

Мозг также, как и тело, требует отдыха, временной передышки от умственной работы. Даже десятиминутный тайм-аут поможет «подзарядить севшую батарейку», тем самым повысив эффективность выполнения трудовых заданий. Каждый сам решает, какой перерыв в работе ему следует взять, чтобы восстановить свои силы, но обычно для перезагрузки мозга необходимо бездействовать 30-60 минут.

Одно из ключевых «ЗА» перерывов — это поиск нестандартных решений. Когда выполняется работа, требующая креативного подхода, то есть необходимо взглянуть на нее с абсолютно нового ракурса, можно просто взять время для ничегонеделания. Такой перерыв называется «периодом инкубации», когда работает творческое мышление и человек вроде бы ничего не делает, а в голове происходит бессознательный рабочий процесс. В такие моменты и могут прийти оригинальные решения.

Кроме того, работа без перерыва, если она связана с офисом, компьютером и креслом, к которому сотрудник прикован сутки напролет, то страдает и физическое здоровье. Многочасовая сидячая деятельность негативно сказывается на позвоночнике, способствуя развитию его патологий. И это даже при условии сохранения правильной осанки.

Помеха помехе — рознь

Важно отметить, что «помодоро» — неделимая единица рабочего процесса. Это означает, что если вы отвлеклись на вопрос коллеги, незапланированную встречу или же чрезвычайную ситуацию, вам следует прекратить «помодоро» и начать новую рабочую сессию позже. Если же «помеха» несущественная, и решение вопроса можно отложить до тех пор, пока «помодоро» не будет завершено, Чирилло предлагает стратегию «сообщить, обсудить и перезвонить позже».

Конечно, не каждая «помеха» настолько проста, некоторые вещи действительно требуют немедленной реакции, но далеко не все. Иногда достаточно сказать своему коллеге: «Я сейчас занят, но могу ли я перезвонить тебе через десять минут?» Это не просто удерживает вас в рабочем состоянии, но и обеспечиваем вам контроль над своим рабочим днем.

«Помодоро» — это цикличная система. Вы работаете в режиме спринтера, что гарантирует поддержание высокой эффективности. А регулярные перерывы укрепляют вашу мотивацию и сохраняют творческий подход.

Техника «Помодоро» популярна у девелоперов, дизайнеров и представителей других профессиий, у которых творчество является основой их работы. Однако эта техника также полезна для тех, кто сочиняет, рисует, ваяет или же занимается рукоделием. Ведь частые перерывы дают вам возможность отступить и посмотреть со стороны на то, что вы делаете, подумать о своих следующих шагах и убедиться, что вы не «выгорели». Система отлично адаптируется к различным видам деятельности.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

развивается в разных сферах деятельности;
правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
продуктивно работает в любых ситуациях;
четко выделяет цели в порядке приоритетности;
избегает ненужных ошибок;
не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
справляется с делами в минимальные сроки;
менее других подвержен стресс-факторам;
поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Научитесь управлять своей энергией

Если хотите разобраться, как делать перерывы в работе, это уже хороший настрой. Но также важно обращать внимание на уровень энергии.

Основная причина помнить о продуктивной стратегии перерывов в том, чтобы лучше управлять личной энергией на работе, не выгорать и не терять мотивацию.

Кроме перерывов в течение дня, есть другие вещи, на которые стоит обратить внимание, чтобы лучше управлять энергией в процессе работы:

Ставьте приоритет максимум трём большим задачам ежедневно. Когда вы даёте приоритет всему, вы, по сути, не даёте приоритет ничему. Учитывая знания об эффективной работе мозга, мы понимаем, что ежедневные приоритеты должны охватывать минимум задач. Если приоритетных задач много, всё становится несущественным.

Прислушивайтесь к своему телу. Иногда физиологические реакции организма имитируют стресс и беспокойство. Обращайте внимание на напряжение глаз или головную боль, когда долго работаете перед компьютером. Чем дольше игнорируете дискомфорт, тем больше вероятность того, что позже вы столкнётесь с нарушениями рабочего процесса и здоровья. Вот почему перерывы, даже всего несколько минут за один раз, имеют важное значение.

Определите, когда и как вы работаете лучше всего. Если заметили, что лучшие идеи или качество работы получается в первой половине дня, учитывайте это, когда планируете день. Если не получается сосредоточиться после трёх звонков во второй половине дня, больше звонков лучше не планировать. Это может показаться ограничением, но такой подход поможет чувствовать себя комфортно и уверенно, а также подарит больше личного времени.

Отделите места для работы и отдыха. Многие из нас работают дома. Даже если у вас нет места для домашнего офиса, убедитесь, что вы физически перемещаетесь между пространствами. Это для того, чтобы создать чёткие сигналы переключения для мозга и окружающих. Чтобы все понимали, когда вы на работе, а когда нет. Например, в крайнем случае можно использовать одну часть обеденного стола для работы. А когда встаёте из-за стола, работа заканчивается.

Будьте внимательны к личным границам. Создание и сохранение личных границ, помогает заботиться о себе и своём времени. И чем больше вы обращаете внимание на границы и чем чаще транслируете это окружающим, тем проще сохраняете энергию, которую можете использовать для продуктивной работы.

Говорите о своих состояниях. Если вы когда-нибудь потеряете мотивацию, выгорите или просто устанете, не бойтесь об этом говорить. Иногда достаточно просто выговориться тому, кому вы доверяете, чтобы избавиться от негатива и перезагрузиться. Если не чувствуете себя комфортно, когда делитесь эмоциями с кем-то, поговорите с собой, или напишите это на бумаге. Выпишите все мысли и чувства на страницу. Это поможет взглянуть на ситуацию со стороны и найти удачные решения.

Теперь вы лучше разбираетесь в вопросе, как делать перерывы в работе. Конечно, каждый пункт статьи можно разворачивать подробнее и превращать в отдельные материалы. Но для старта этого достаточно. Главное, действуйте.

Автор: Ниша Кумар Кулькарни. Перевод и адаптация: Юрий Гальмаков.

Какие же моменты можно заложить в основу машинного обучения:

Слишком долго сотрудник работает в одной программе.
Активность работы на клавиатуре и мышке начинает снижаться.
Частота переключений в приложениях и окнах.
Переключение на непродуктивные программы и приложения.
Работа в приложении, которое нельзя прервать. Например разговор по Skype.
Продолжительность и время предыдущего перерыва.
Предупреждать о перерыве заранее, чтобы сотрудник понимал что до перерыва осталось 5-10 минут надо закончить какой то стек задач, чтоб спокойно на него уйти.
Рассчитывать как увеличилась производительность в зависимости от продолжительности перерыва для каждого сотрудника, тем самым определить оптимальное время перерыва для сотрудника в зависимости от времени. Например: утром более короткие перерывы, после обеда – более продолжительные.
Не назначать перерывы, например, за 10 минут до обеда или конца рабочего дня
Установить максимальное производительное время в течении дня. Например 6 часов из 8-ми часового рабочего дня.
В зависимости от времени перерыва, предлагать чем заняться на нем.

Если вы можете позволить себе часовой перерыв, лучше всего покинуть рабочее место. Отправляйтесь на ланч или на чашку кофе с другом, коллегой, наставником. Укрепление деловых связей положительно скажется на вашей карьере, а отдых с друзьями или близкими уменьшит рабочее напряжение и зарядит вас энергией.

Используйте 30-минутный отдых, чтобы разгрузить мозг. Вернувшись на рабочее место, вам будет проще перенести некоторые мысли на бумагу, что позволит рассмотреть их более пристально и объективно.

Во время большого перерыва также можно почитать бумажную книгу. Чтение художественной литературы уменьшает стресс лучше, чем прослушивание музыки, прогулка или чашка чая, согласно исследованию ученых из Университета Сассекса. Чтение также замедляет сердцебиение и ослабляет напряжение мышц, помогая человеку расслабиться и перестать волноваться.

Как Моника Леонелле повысила свою продуктивность в шесть раз

Я писатель. Я пишу медленно. И это проблема. Потому что я зарабатываю этим на жизнь.

Примерно год назад я стал отслеживать свою продуктивность и обнаружил, что в среднем я пишу 500 слов в час. Большинство профессиональных писателей успевают написать за то же время в два раза больше.

Чтобы повысить свою продуктивность при написании книги, которую вы сейчас читаете, я решил наладить более эффективное управление своим «писательским временем». Я составил список всего того, что мне нужно было написать в ближайший период. Я ранжировал эти задачи по приоритетности и выделил ежедневный блок времени для работы над этой книгой. Я свел к минимуму все отвлекающие факторы и стал чаще говорить «нет», чтобы получить несколько дополнительных часов в неделю. Я привлек помощников для выполнения некоторых исследований для этой книги.

Все эти меры, безусловно, помогли мне — но не настолько, как мне бы хотелось.

Но потом я заметил, что мне лучше всего пишется в восемь утра. Дети ушли в школу, я чувствую себя выспавшимся и свежим. Мои наблюдения показали, что в эти утренние часы я пишу в среднем 750–1000 слов в час. В дневное время, когда мой ум немного устает от сосредоточенной работы, моя продуктивность резко падает до 250 слов в час. Да, моя средняя продуктивность составляет 500 слов в час, но ее уровень существенно разнится в зависимости от моего уровня энергии в разное время дня.

Делайте “правильные” паузы

Важный способ сохранения баланса между работой и личной жизнью — выделять время для отдыха в своем расписании. То есть, перерывы в работе должны быть такими же запланированными, как и дела.

Однако вместо того, чтобы делать паузы просто для того, чтобы выпить кофе или выкурить сигарету, попробуйте включить в свой распорядок восстанавливающую физическую активность. Попробуйте растяжку, ходьбу, технику релаксации или даже несколько поз йоги во время перерыва, чтобы ощутить прилив энергии.

Некоторым особенно нравится техника Помидора, придуманная в 80-х.Это просто вопрос установки определенного периода рабочего времени (обычно от 25 до 50 минут), за которым следует короткий перерыв в 5 минут. Более длительный перерыв (15-20 минут) назначается после 4-х “подходов” к работе подряд.

Профилактическое, превентивное использование методов снятия стресса может помочь предотвратить накопление напряжения и усталости.

Способы избежать стресса

Стрессовые факторы повседневной жизни могут накапливаться, если мы не держим их под контролем. И если избавиться от стресса полностью невозможно, существует несколько простых рекомендаций, которые помогут легче пережить напряженные моменты.

Занимайтесь спортом. Практически любой вид физической активности снижает уровень стресса. Упражнения высвобождают эндорфины и другие естественные химические вещества, которые улучшают самочувствие. Занятия спортом также позволяют сосредоточиться на движениях тела, что может успокоить любой гнев. Выберите вариант по душе: ходьба, бег трусцой, работа в саду, уборка дома, езда на велосипеде, плавание или другая активность, которой вам приятно заниматься.
Не курите и не употребляйте алкоголь. Некоторые люди справляются со стрессом нездоровыми способами: пьют слишком много кофеина или алкоголя, курят, переедают или употребляют запрещенные вещества. Эти привычки могут нанести вред вашему здоровью, усугубив последствия стресса.
Медитируйте. Во время медитации вы концентрируете свое внимание и подавляете поток сбивающих с толку мыслей, которые могут наполнить ваш разум и вызывать стресс. Медитация помогает снять стресс, поскольку дает нам ощущение спокойствия, мира и равновесия, что может принести пользу как эмоциональному благополучию, так и здоровью в целом.

Причем различные формы медитации можно практиковать в любое время и в любом месте, будь то прогулка, поездка на автобусе или ожидание в кабинете врача. Вы также можете попробовать просто глубоко дышать в любом месте.
Высыпайтесь. Стресс может вызвать проблемы с засыпанием. Когда у вас слишком много дел и слишком много мыслей, ваш сон может пострадать. Но сон – это время, когда мозг и тело перезаряжаются.

А качество и количество сна могут повлиять на настроение, уровень энергии, концентрацию и общее функционирование. Если испытываете проблемы со сном, убедитесь, что у вас спокойный, расслабляющий режим сна, слушайте успокаивающую музыку, уберите телефон за 2 часа до засыпания и придерживайтесь постоянного графика.

Если вы спите менее восьми часов, то может привести к резкому скачку уровня кортизола — уровня стресса. Начните высыпаться и, тем самым, снизите уровень стресса.
Оградите себя от негативной информации. По возможности, перестаньте общаться с “токсичными” людьми, общество которых у вас вызывает лишь напряжение и раздражение. Это поможет избежать стресса. А в ситуациях, когда что-то “пошло не так”, постарайтесь увидеть нечто положительное, а не угрозу вашей стабильности. В непредвиденной ситуации попробуйте улыбнуться — это может вовремя снять напряжение и улучшить вашу реакцию на стресс.
Контролируйте эмоции. Один из инструментов, позволяющих научиться “фильтровать” негативные мысли — ведение дневника.

Записывание своих мыслей и чувств может быть хорошим способом высвободить эмоции, которые раньше сдерживались. Не думайте о том, что написать, пусть это будет поток мыслей. Пишите все, что придет в голову. Никто не обязан читать то, что вы пишете, поэтому не стремитесь к идеальной грамматике и правописанию.

Пусть ваши тревоги и опасения льются на бумагу или на экран компьютера. Как только вы закончите, вы можете выбросить или удалить написанное или, наоборот, сохранить, чтобы обдумать позже.
Пейте достаточное количество воды. Настоятельно рекомендуется, чтобы у вас всегда была под рукой бутылка воды, так как постоянная гидратация помогает повысить внимание и концентрацию, а также уменьшить беспокойство и стресс.

Когда наше тело достаточно увлажнено, мы более позитивны. Есть исследования, которые показывают, что обезвоживание на 2,7% может вызвать грусть, усталость и упадок сил. Употребление достаточного количества воды может повысить нашу продуктивность.
Делайте лимфодренажный массаж. Лимфодренажный массаж основан на выполнении медленных и повторяющихся движений по телу пациента, активирующих кровеносную, лимфатическую и нервную системы. Это улучшает систему очистки от токсинов и избытка гормонов(таких как кортизол и адреналин, которые присутствуют в случаях стресса), подавляет кровообращение и болевые раздражители.

Благодаря медленному ритму, в котором выполняются эти массажи тела, лимфодренаж оказывает успокаивающее и расслабляющее действие, помогая справиться со стрессом.
Проходите чекапы. Постоянное напряжение и, прежде всего, хронический стресс с течением времени могут вызвать серьезные проблемы со здоровьем:
- Гипертония.
- Сердечная недостаточность.
- Депрессия и/или тревога.
- Ожирение или анорексия.
- Диабет.
- Менструальные проблемы.
- Проблемы с кожей.
- Синдром раздраженного кишечника.
- Снижение тестостерона.
- Иммуносупрессия.
Поэтому стоит регулярно проходить чекапы, чтобы вовремя корректировать свое здоровье. Какие именно анализы необходимо сдать, посоветуйтесь с вашим лечащим врачом.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Тайм-менеджмент – это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
Растет уровень результативности каждого работника;
Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

Срочные и важные;
Срочные и неважные;
Несрочные и важные;
Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Список использованных источников

Адамчук В.В. Организация и нормирование труда — М.: «Финстатинформ», 1999г. — 301 с.

Адамчук В.В., Ромашов О.В., Сорокина М.Е. Экономика и социология труда. Уч-к для ВУЗов, — М.: ЮНИТИ, 1999 г. — 407 с

Попов Л.А. Анализ и моделирование трудовых показателей. Уч-к 2-ое изд., перераб. и доп., — М.: Финансы и статистика, 1999 г. — 208 с.

Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии.: уч. пос., — Мн.: Новое знание, 2001г. — 304 с.

Баланс рабочего времени ОАО «Беларусьрезинотехника»

Базылева М.Н. Мотивация труда и трудовые отношения: системный анализ.: Монография, — Мн.: БГЭУ, 2001г. — 168 с

Лебедева С.Н., Мисникова Л.В. Экономика и организация труда: У-к для студентов ВУЗов по специальности «Экономика и управление на предприятии», — Мн.: Мисанта, 2002г. — 166с.

Сербиновский Б.Ю. и Чуланова В.А. Экономика труда и социология труда, — Ростов-на-Дону: «Феникс», 1999г. — 512 с.

Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии.: Уч. пос. — 2-ое изд., испр. и доп., — Мн.: Новое знание, 2002г. — 319 с.

Ерохина Р.И., Самраилова Е.К. Анализ и моделирование трудовых показателей на предприятии. Уч. пос. /Под ред. Рофе А.И., — М.: Из-во «МИК», 2000г. — 160 с.

Резинщик. Информационный бюллетень ОАО «БРТ», 25 мая 2006г. № 14.

Мероприятия по контролю за ПТ

Важно не останавливаться на повышении производительности, а продолжать управлять ею. Система управления ПТ – это комплекс мероприятий по оценке и анализу факторов повышения. Система состоит из пяти блоков:

оценка показателей – рыночной конъюнктуры, качество продукции у конкурентов, цены на аналогичную продукцию;
определение уровня, до которого нужно повысить производительность, а также выбор направлений работы для улучшение ПТ. На этом же этапе планируются мероприятия;
организация работы по увеличению ПТ, распределение ответственности за мероприятия между руководителями подразделений или ТОП-менеджерами;
разработка системы мотивации персонала;
оценка проведенных мероприятий и контроль полученных результатов.

Как правильно делать перерывы в работе