Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вернуть переплату по НДФЛ (налог на доходы) из налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По налогу на доходы физических лиц налоговый период составляет один год. Как исправить ситуацию, если, например, в июле 2021 года не удержали НДФЛ, а в сентябре этого же года заметили, при этом сотрудник работает и продолжает получать заработную плату?
Не удержали НДФЛ и заметили ошибку в текущем налоговом периоде
Решение: пересчитать НДФЛ за прошедшее время и удержать из будущих доходов сотрудника. При этом необходимо предупредить сотрудника о том, что он получит меньше денег, и при необходимости предоставить ему расчёты. Тут компания успевает доначислить и удержать налог в текущем налоговом периоде (до 1 марта 2022 года).
В данном случае (если не удержан с работника НДФЛ в июле, а нашли ошибку в сентябре) необходимо пересчитать налог за квартал и перечислить недостающую сумму до конца квартала. Также необходимо исправить форму 6-НДФЛ за этот квартал и 2-НДФЛ по сотруднику. В ФНС надо отправить корректирующий отчёт по форме 6-НДФЛ с указанием номера корректировки и верной суммы.
Что делать если не удержан НДФЛ за несколько месяцев? Бывает и такое. Например, у ИП был бухгалтер, который начислял зарплату и уплачивал налоги. Бухгалтер уволился, а ИП несколько месяцев по незнанию не начислял НДФЛ, а просто платил зарплату. В этом случае, скорее всего, придется удерживать из зарплаты сотрудника несколько раз, так как по закону нельзя забирать у работника более 50 % дохода.
Какие последствия ждут работников и работодателей после 01.01.2020?
Как и раньше, обязанность по уплате НДФЛ будет возлагаться на физических лиц. Поэтому суммы налога НДФЛ, не удержанные с физических лиц или удержанные налоговыми агентами не полностью, должны будут взыскиваться ими с физических лиц до полного погашения этими лицами задолженности по налогу.
Налоговые агенты, как и в настоящее время, могут быть привлечены к налоговой ответственности по ст. 123 НК РФ.
При этом с 01.01.2020 вступает в силу поправка, внесенная в п. 9 ст. 226 НК РФ, позволяющая налоговым агентам в случае доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки уплачивать НДФЛ за счет собственных средств.
Сейчас сложно сказать, как эту поправку будут трактовать контролирующие органы (разъяснений на этот счет ни налоговики, ни финансисты пока не дали): будет ли это право организации (например, учреждение может заплатить доначисленный НДФЛ за счет собственных средств, а потом взыскать налог с работника (либо простить работнику долг), что позволит уменьшить размер начисленных пеней) либо уплату НДФЛ по результатам проверки учреждениям вменят в обязанность. Как только появятся официальные разъяснения, мы обязательно вернемся к данному вопросу.
* * *
Если по результатам налоговой проверки будет установлено, что организация – налоговый агент не удержала сумму НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, налог будет доначислен. Обязанность по уплате НДФЛ лежит на работнике, учреждение – налоговый агент обязано будет удержать с работника задолженность по налогу и перечислить его в бюджет. Сам налоговый агент может быть привлечен к налоговой ответственности по ст. 123 НК РФ (размер штрафа – 20 % неудержанной суммы). Также учреждению – налоговому агенту могут быть начислены пени.
- Если сотрудник уехал из РФ, для работодателя важны две вещи: когда он станет нерезидентом и какое место работы написано в трудовом договоре.
- Если место работы в России, бухгалтер удерживает НДФЛ сначала по ставке 13% с резидента, а потом 30% как с нерезидента. Когда сотрудник становится нерезидентом, сумму налога надо пересчитать по ставке 30% за весь год, а потом насчитать и удержать долг.
- Если в качестве нового места работы указывается не РФ, с момента переезда начисление налога прекращается независимо от налогового статуса. Когда работник станет нерезидентом, НДФЛ снова надо будет пересчитать по ставке 30%, но только за месяцы, пока место работы было в России.
- Если удерживать налог с нерезидента как с резидента, налоговая может придумать проблем: взыскать недостающий налог с работодателя, начислить пеню и оштрафовать. Вернуть эти деньги в порядке регресса с работника не получится.
Как начислить НДФЛ, если перечислений не было?
Если у сотрудника нет суммы к выплате и работодатель не может удержать НДФЛ, исчисленный по сотруднику, значит и перечислять в бюджет НДФЛ по этому сотруднику не нужно.
По общему правилу, данный НДФЛ работодатель удержит при следующей выплате сотруднику и перечислит в бюджет НДФЛ сразу за два месяца.
Однако на практике часто работодатель перечисляет НДФЛ, анализируя цифры по общей начисленной сумме налога. И тогда возникает ситуация, когда перечисленный НДФЛ оказывается больше удержанного и работодателю приходится либо возвращать излишне перечисленный налог, либо писать письма в ИФНС с просьбой зачесть излишне уплаченные суммы.
В таких случаях можно «обхитрить» программу, зафиксировав удержанный НДФЛ по таким сотрудникам принудительно. Самый простой способ — создать ведомость на выплату, добавив туда сотрудников с нулевыми суммами к выплате, при этом зафиксировав удержанный НДФЛ.
Рассмотрим на примере
Сотруднику начислили зарплату 30 000 рублей и НДФЛ в сумме 3900, но сотруднику был ошибочно выплачен аванс в размере 27 000.
Штрафные санкции за неуплату НДФЛ в бюджет
До наступления 2016 года работодатели, являющиеся налоговыми агентами, обязаны были исчислять и переводить налог в бюджет в день, когда осуществилась выплата заработной платы сотрудникам. В настоящее время перевести налог нужно не позднее следующего дня после выплаты доходной составляющей всем работник. Исключениями являются больничные листы и отпускные. Для них выделено время в конце календарного месяца (статья № 226 НК).
В соответствии со статьей № 123 НК работодателю грозит штраф в размере 20% от суммы, подлежащей перечислению в бюджет. В том случае, если он вообще не перевел ее государству или не в полном размере. Налоговый орган проводит периодические проверки организаций и различных фирм на факт правонарушений. Поэтому долго скрывать и утаивать неуплату работодатель не сможет, а последствия имеют серьезный масштаб.
ВНИМАНИЕ !!! Если работодатель произвел удержание налоговой суммы, но не перечислил в бюджет, то в соответствии со статьей № 75 НК будут начислять пени за каждый день просрочки.
Размер пени основывается на ставке Центрального Банка РФ на определенный день. Санкции по штрафам предусмотрены не только за удержание налоговой суммы и не перевода ее в бюджет, но и за пропуск отчетной даты, когда необходимо предоставить налоговую декларацию.
Если работодатель не предоставил в установленный срок сведения по форме 2 НДФЛ, то штраф устанавливается в размере 200 рублей за не предоставленный документ и последующие отчетные бумаги. Также предусмотрены санкции за непредставление ежеквартальной справки о доходах и расходах.
Если недоплату нашли в следующем году
Компании не повезло, если она заметила недоплату в следующем году. Например, ошибка была в 2017 году, а нашли ее после 1 апреля 2018 года. В этом случае компании придется платить штраф — 20% от суммы недоплаты — а налог будет платить сам сотрудник.
В июне 2017 года бухгалтер уволился, и владелец компании сам платил зарплату. Он забыл удержать НДФЛ из зарплаты Анатолия.
Зарплата — 50 000 рублей, значит, в бюджет не доплатили 6500. Это 13% от пятидесяти тысяч рублей.
После 1 апреля 2018 года налоговая прислала штраф 1300 рублей. Но налог за себя будет платить сам Анатолий.
Порядок действий такой:
Заплатить штрафы и пени. Если правда не оплатили НДФЛ и пришел штраф, его нужно оплатить.
Налоговая может попросить оплатить не только штраф, но и пени. Но тут всё неоднозначно. По письму налоговой пени по НДФЛ начисляют, если компания удержала, но не перечислила налог. То есть она вычла налог из зарплаты, но не отправила налоговой, а оставила себе. Арбитражный суд считает: пени нужно начислять в любом случае.
Если налоговая начислит пени, а компания не захочет их платить, придется идти в суд и доказывать правоту там. Но сложно предсказать точный исход дела.
Подать в налоговую справку 2-НДФЛ. В справке нужно указать признак «2» по сотрудникам, у которых была ошибка с налогом.
«Досрочный» НДФЛ может привести к штрафам
По тем или иным причинам (вследствие ошибки, намеренно, в связи с последующей возможной нехваткой денежных средств на расчетном счете) компании перечисляют НДФЛ в большем объеме, чем удержали с работника. Однако, по мнению контролирующих органов, уменьшить текущие платежи по НДФЛ на сумму такой переплаты нельзя.
На практике распространена ситуация, когда перечислив излишнюю сумму НДФЛ (например, вследствие счетной ошибки), компания перечисляет в следующем периоде сумму меньше, то есть самостоятельно осуществляет зачет переплаченной суммы НДФЛ.
Если в отношении «обычных» налогов это правило работает, то в части НДФЛ ситуация иная. Многие налоговые агенты столкнулись с тем, что налоговая инспекция игнорирует переплату, начисляет пени и штрафы на неуплаченную сумму НДФЛ.
Для того чтобы понять причину доначислений НДФЛ в подобной ситуации, обратимся к определению налогового агента.
Корректирующие уточняющие справки
Чтобы исправить сведения, поданные в первичной справке, вам нужно подать корректирующую. В поле «номер корректировки», в этом случае, проставляются цифры от «01» до «98», в зависимости от того какое по счету делается исправление.
Номер корректирующей справки соответствует первичной, а вот дата будет новая. Любая неточность в предоставленной справке ведет за собой целую цепочку нарушений, и как следствие, исправительных документов.
Рассмотрим некоторые из них:
Пример 1. Поле «статус налогоплательщика».
Казалось бы, какая мелочь, ведь суммы прописаны, налог удержан, чего придираться? Признак «статуса» в справке указан «1», т. е. резидент и налог с сотрудника удержан по ставке 13%.
После сдачи первичной 2-НДФЛ кадровики выяснили, что работник еще до конца отчетного года стал нерезидентом. А мы с вами помним, что нерезидент должен заплатить налог по ставке 30%. Поэтому налог за отчетный год пересчитываем.
Забыли удержать НДФЛ: исправляем ошибку
Неправомерное неудержание налога налоговым агентом, согласно Налоговому кодексу, является налоговым правонарушением и влечет за собой ответственность в виде штрафа. Учитывая, что нарушение это выражается в неперечислении налога в бюджет в установленный срок, на сумму недоимки подлежат также начислению соответствующие пени. Ну а как быть, если возможности удержать НДФЛ у налогового агента просто не было?
Согласно п. п. 1 и 2 ст. 226 Налогового кодекса российские организации и индивидуальные предприниматели в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых они являются, признаются налоговыми агентами по НДФЛ.
Готовить специальный документ, уведомляющий работника об ошибке, которая устраняется в течение налогового периода, не имеет смысла. Налоговое законодательство не вменяет налоговому агенту такой обязанности. Отдельное уведомление об удержании из начисленного дохода недоимки по НДФЛ может понадобиться для информирования физического лица, не связанного с налоговым агентом трудовыми отношениями. Например, когда получатель дохода — исполнитель по гражданско-правовому договору. Ему может быть направлена просто копия бухгалтерской справки. Примечание. Вправе ли налогоплательщик воспротивиться удержанию недоимки и заплатить ее самостоятельно? Если налоговый агент имеет возможность удержать исчисленный налог, то обязан это сделать. Налогоплательщик не вправе решать вопрос о самостоятельной уплате НДФЛ, если это прямо не указано в Налоговом кодексе.
Когда переплату нельзя зачесть
Переплата по НДФЛ с дивидендов. Компания выплатила дивиденды работнику. Из-за технического сбоя в программе вместо ставки 9% (п. 4 ст. 224 НК РФ) бухгалтер применил ставку 15% (п. 3 ст. 224 НК РФ).
В результате возникла переплата по НДФЛ. Ее нельзя зачесть в счет платежей по НДФЛ с зарплаты, а можно только вернуть. Объясняется это следующим образом.
Сумма НДФЛ с зарплаты определяется отдельно от суммы НДФЛ с дивидендов. Это следует из пункта 1 статьи 225 Налогового кодекса.
При расчете НДФЛ с дивидендов и НДФЛ с зарплаты применяют разные ставки налога (9% и 13%), рассчитывают две разные налоговые базы (п. 2 ст. 210 НК РФ).
Закончился календарный год. Общая сумма налога исчисляется по итогам календарного года (п. 3 ст. 225 НК РФ).
Если по итогам года числится переплата, бухгалтер не может зачесть ее в счет будущих удержаний НДФЛ из доходов следующего календарного года.
Например, с зарплаты работника за 2013 год был излишне удержан НДФЛ. Эту переплату нельзя учесть при исчислении налога с доходов, начисленных в 2014 году. Так как в 2014 году бухгалтер определяет налоговую базу начиная с 1 января (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Работник уволился. Поскольку после увольнения работник перестанет получать доходы от данной организации, зачет становится невозможен.
Когда нельзя зачесть, можно вернуть. Во всех случаях, в которых нельзя зачесть излишне удержанный НДФЛ, его можно вернуть. Осуществить возврат может:
— компания, в которой образовалась излишне удержанная сумма НДФЛ. Процедура возврата описана ниже;
— налоговая инспекция. Для этого работник после окончания календарного года может подать декларацию по форме 3-НДФЛ. К ней нужно приложить справку по форме 2-НДФЛ (в пункте 5.6 справки будет отражена излишне удержанная сумма НДФЛ) и заявление о возврате налога.
Примечание. Подать заявление о возврате НДФЛ можно в течение трех лет по окончании года, в котором налог был излишне удержан (п. 7 ст. 78 НК РФ).
Ответственность налоговых агентов
За невыполнение своих обязанностей налоговые агенты привлекаются к налоговой ответственности. Так, за неправомерное неудержание (неполное удержание) налога на доходы физических лиц согласно ст. 123 Налогового кодекса налагается штраф в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию, а за несвоевременное перечисление налоговый агент должен уплатить пени (п. 1 ст. 75 НК РФ). Пени рассчитываются за каждый календарный день просрочки в процентах от неуплаченной суммы НДФЛ. В отношении доходов в виде заработной платы исчисление периода просрочки начинается со дня, следующего за днем получения (перечисления) денежных средств для выплаты дохода. Процентная ставка пени равна 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ, действующей в период просрочки.
Что можно сделать для минимизации потерь от применения налоговых санкций? Только одно — постараться исправить ошибку.
Перечень и последовательность действий, производимых с целью исправления ошибки, приведшей к недоплате НДФЛ в бюджет, зависит от того, возможно ли удержание дополнительной суммы налога данным налоговым агентом или такой возможности у него нет.
Пени за просрочку НДФЛ
Напомним, что пени рассчитываются за каждый календарный день просрочки в процентах от неуплаченной суммы налога. При этом днем окончания периода просрочки считается день уплаты налога. В отношении сумм НДФЛ, удержать которые не представляется возможным, дата окончания периода просрочки не так очевидна.
Окончание периода просрочки при невозможности удержать НДФЛ. Период, за который ведется расчет пеней, начинается со дня, когда налог следовало перечислить в бюджет, и заканчивается днем представления в налоговый орган сообщения о невозможности удержать налог в виде справки по форме 2-НДФЛ.
Не позже, но и не раньше. Налоговым кодексом этот день указывается в следующей формулировке: «не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства» (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Прямое применение данной нормы означает, что налоговому агенту предписано подать сообщение строго в период с 1 по 31 января следующего года, то есть сразу после выявления недоимки, которую невозможно удержать в момент обнаружения ошибки. Или в течение налогового периода налоговый агент не должен посылать сообщение, ведь оно может оказаться ложным. Например, если у физического лица и налогового агента возобновятся договорные отношения спустя несколько месяцев после расторжения предыдущего договора и налогоплательщик станет получать от налогового агента доход в денежной форме, из которого можно удержать налог на доходы физических лиц.
Процедура начисления штрафов в 2021 году
В 2021 году размер процентных отчислений по штрафных санкциям остался неизменным, однако немного изменилась сама процедура их исчисления.
Основными особенностями можно назвать: (нажмите для раскрытия)
- если взять отпускные выплаты, то исчисление налога должно производиться в тот же момент, когда начисляется само пособие;
- сроки подачи справки 2-НДФЛ при полной выплате сумм налога остались неизменными – до 03.04.2021, а в ситуации, когда налог не был полностью перечислен, эти сроки сокращены до марта;
- если ранее суммы по налогу надо было заплатить в тот же день, когда была осуществлена выплаты зарплаты, то сейчас этот срок увеличился на одни стуки;
- если взять ко вниманию социальные гарантии, то следует отметить, что они перечисляются теперь по месту осуществления трудовой функции.
Возврат НДФЛ при удержании в большем размере
Если была допущена ошибка в исчислении НДФЛ — налог насчитан больше, чем есть на самом деле, требуется его вернуть. Так можно поступить, только если есть документы, подтверждающие урегулирование данного момента с сотрудником.
Когда работодатель обнаружит переплату и удержание НДФЛ с зарплаты в большем размере, он должен уведомить об этом сотрудника в течение 10-ти дней.
По ст. 231 НК РФ излишне удержанный НДФЛ необходимо вернуть на основании письменного заявления сотрудника.
Возврат осуществляется за счет этого же налога, подлежащего уплате как за сотрудника, по которому обнаружена ошибка, так и за других сотрудников.
Возвратить переплату по НДФЛ можно на основании заявления сотрудника в течение 3-х месяцев. Об этом Минфин указал в своем Письме от 06.07.2020 г. № 03-04-10/39533.
Если налог в ближайшие 3 месяца будет меньше той суммы, которую требуется вернуть сотруднику, работодатель подает налоговикам заявление о возврате переплаты. Для этого используется форма документа, регламентированная Приказом ФНС от 14.02.2020 г. № ММВ-7-8/182@.
К данному заявлению прикладываются подтверждающие документы:
- выписка из регистра налогового учета по НДФЛ;
- реестр сведений о доходах физлиц;
- справки 2-НДФЛ;
- платежное поручение.
Забыл удержать НДФЛ из зарплаты. Что делать?
Как и раньше, обязанность по уплате НДФЛ будет возлагаться на физических лиц. Поэтому суммы налога НДФЛ, не удержанные с физических лиц или удержанные налоговыми агентами не полностью, должны будут взыскиваться ими с физических лиц до полного погашения этими лицами задолженности по налогу.
Налоговые агенты, как и в настоящее время, могут быть привлечены к налоговой ответственности по ст. 123 НК РФ.
При этом с 01.01.2020 вступает в силу поправка, внесенная в п. 9 ст. 226 НК РФ, позволяющая налоговым агентам в случае доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки уплачивать НДФЛ за счет собственных средств.
Сейчас сложно сказать, как эту поправку будут трактовать контролирующие органы (разъяснений на этот счет ни налоговики, ни финансисты пока не дали): будет ли это право организации (например, учреждение может заплатить доначисленный НДФЛ за счет собственных средств, а потом взыскать налог с работника (либо простить работнику долг), что позволит уменьшить размер начисленных пеней) либо уплату НДФЛ по результатам проверки учреждениям вменят в обязанность. Как только появятся официальные разъяснения, мы обязательно вернемся к данному вопросу.
В Налоговом кодексе нет четкого ответа на вопрос, могут ли сотрудники ИФНС взыскать налог и пени с налогового агента, который не исполнил в полной мере своих обязанностей. Высший арбитражный суд изложил свое видение ситуации. По мнению судей, все зависит от того, удержан ли налог из доходов налогоплательщика. Если налог удержан, но не перечислен в бюджет, то инспекторы вправе взыскать недоимку и пени с налогового агента.
Если же налог не удержан, то инспекторам разрешено взыскать с налогового агента только пени. При этом период, за который начисляются пени, строго ограничен. Начало периода — это дата, когда налоговый агент должен был удержать и перечислить налог в бюджет. Окончание периода — это дата, когда обязанность по уплате налога переходит на самого налогоплательщика.
Если по результатам налоговой проверки будет установлено, что организация – налоговый агент не удержала сумму НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, налог будет доначислен. Обязанность по уплате НДФЛ лежит на работнике, учреждение – налоговый агент обязано будет удержать с работника задолженность по налогу и перечислить его в бюджет. Сам налоговый агент может быть привлечен к налоговой ответственности по ст. 123 НК РФ (размер штрафа – 20 % неудержанной суммы). Также учреждению – налоговому агенту могут быть начислены пени.
Начиная с 2020 года налоговый агент сможет за счет собственных средств уплатить сумму доначисленного НДФЛ с дохода работника в бюджет.
Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение, №12, 2020 год
Правила приостановления операций по банковским счетам распространяются не только на налогоплательщиков, но и на налоговых агентов. Это следует из пункта 11 статьи 76 НК РФ.
Однако, как указал Пленум ВАС РФ, заблокировать счет налогового агента можно не всегда. Одно из оснований блокировки, а именно опоздание с представлением декларации, к налоговым агентам не применяется.
Дело в том, что согласно пункту 1 статьи 80 НК РФ декларацию сдают только налогоплательщики. Что же касается налогового агента, не представившего вовремя налоговый расчет, то по этому основанию приостановить операции по счету налогового агента нельзя.
Требования налоговых органов оплатить штраф, недоимки и пени имеют временное ограничение – 3 года (п. 1 ст. 113 НК РФ). По истечении этого периода взыскать сумму затруднительно.
Невыплаченную сумму обычно выявляют в результате налоговой проверки, на основании которой составляют акт об обнаружении долга.
Помните: своевременное выявление финансовых обязательств перед бюджетом и соблюдение законодательных норм позволит избежать штрафов за неуплату НДФЛ. Это предотвратит дополнительные убытки и судебные разбирательства.
Неуплата НДФЛ физическим лицом вкупе с отсутствием декларирования налога в установленных законом случаях влечет за собой ответственность в виде штрафа, предусмотренную ст. 122 НК РФ.
Согласно ст. 229 НК РФ физические лица не позднее 30 апреля по окончании налогового периода обязаны подать налоговую декларацию:
- по доходам от предпринимательской деятельности;
- по вознаграждениям от продажи имущества и т.п. доходам;
- лица, признаваемые налоговыми резидентами, — при получении доходов из зарубежных источников.
Неуплата НДФЛ, отягощенная неподачей декларации 3-НДФЛ, приводит к взысканию штрафа в размере 20% от суммы неуплаченного налога (п. 1 ст. 122 НК РФ).