Путевые листы с первого марта 2023 года нужно оформлять по-новому

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы с первого марта 2023 года нужно оформлять по-новому». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

• Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
• Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
• Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
• Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
• ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
• Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Журнал учета путевых листов в 2022 году

ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

2. Таблица, в которой указывают:

   • номер путевого листа и дату его выдачи,
   • данные водителя и его табельный номер,
   • гаражный номер автомобиля;
   • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Как заполнять электронные путевые листы по новым правилам

В проекте приказа предложен новый порядок заполнения электронных путевых листов. Если приказ подпишут в существующем виде, то оформлять ПЛ будет необходимо по следующим правилам.

Путевой лист оформляется в электронном виде до выпуска автомобиля на линию. Можно оформлять несколько ПЛ на один автомобиль, если на нём работают несколько водителей.

Путевые листы оформляет владелец ТС на каждый автомобиль, который используется в пассажирских и грузоперевозках в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Даты, время и результат проведения медосмотра водителя в путевом листе указывает медицинский работник, проводивший осмотр, и подписывает своей УКЭП.

В качестве результата проведения медицинского осмотра водителя в электронном ПЛ предусмотрены следующие отметки:

• «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — проставляется в случае отсутствия заболеваний и следов алкогольного или наркотического опьянения;
• «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен» — проставляется при обнаружении заболевания или признаков опьянения с указанием этих признаков;
• «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения не выявлены»;
• «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, выявлены признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения» — в этом случае указываются выявленные признаки.

Дата и время предсменного техосмотра и выпуска автомобиля на линию проставляются лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, и подписываются его УКЭП.

В результате проведённого техосмотра в путевом листе указываются отметки:

• «выпуск на линию разрешён», если ТС соответствует требованиям, закреплённым в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
• «выпуск на линию не разрешён», если при техосмотре ТС обнаружились несоответствия этим требованиям.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.

Размер штрафов:

• за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
• за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
• за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
• за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.

• Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
• Журнал учёта ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
• Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
• Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании.
• Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
• Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если все они перемещаются на одном автомобиле.
• Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
• Для учёта топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
• Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.

Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2022 году

Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.

Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:

1. О владельце ТС:

• правовая форма юридического лица;
• наименование компании;
• ОГРН, местонахождение и телефоны.

1. Об автомобиле:

• тип ТС (легковой) и модель;
• реквизиты номерного знака;
• показания километража пробега (одометра), которые снимаются в момент выезда с места парковки и при возвращении на нее по окончании смены;
• дата и время с фиксацией часов и минут выезда и возвращения;
• дата и точное время прохождения технического контроля автомобиля, предваряющего выход в рейс.

1. О водителе, который допущен к эксплуатации ТС в рабочую смену:

• ФИО;
• данные прохождения осмотра медика перед рейсом и после с указание точной даты и времени.

Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.

Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.

Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.

Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:

• один трудовой день, когда водитель за его продолжительность совершает один и более рейсов. В документе фиксируется дата (ЧЧ, ММ, ГГГГ);
• срок более одного рабочего дня в соответствии с длительностью рейса. Указываются даты его начала и окончания.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

• зарплату водителя;
• надбавки водителям за разъездной характер работы;
• затраты на ГСМ;
• затраты на запчасти;
• затраты на парковку;
• компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

Путевой лист на несколько водителей

С 01.01.2021 обязательные реквизиты для путевых листов регламентированы приказом Минтранса от 11.09.2020 №368. В п. 10 данного приказа сказано: «Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя».

Раз допускается отдельное оформление, значит, допускается и указание нескольких водителей в одном листе Главное в таком случае, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из водителей. Для этого в применяемую форму путевого листа также требуется внести соответствующие дополнения.

Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения перевозки». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Видов сообщения пять, к ним относятся:

1. Перевозки пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном, междугородном и международном сообщении.
2. Перевозки в городском сообщении в границах населённых пунктов.
3. Перевозки в пригородном сообщении между населёнными пунктами на расстоянии до 50 км между границами этих населённых пунктов.
4. Перевозки в пригородном сообщении между населёнными пунктами на расстоянии более 50 км между границами этих населённых пунктов.
5. Перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Государственной границы, в том числе транзитом через Россию.

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

• по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Приказом от 11.09.2020 № 368 (далее – приказ № 368) Минтранс России утвердил новые правила заполнения путевых листов. Они вступят в силу с 1 января 2021 года и будут применяться до 1 января 2027 года. Действующие сейчас правила, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – приказ № 152), утратят силу с 1 января 2021 года. Разберемся, какие требования будут предъявляться к путевым листам с нового года.

1. Если предприниматель или сотрудники ездят по рабочим делам на автомобиле компании или арендованном, обязательно нужно оформлять путевые листы.
2. Путевой лист можно разработать самостоятельно, но учесть обязательные реквизиты, или использовать типовые бланки.
3. С 1 января 2021 года в путевой лист добавилось новое поле «сведение о перевозке». В нём указывают вид сообщений и перевозок.
4. Путевые листы хранятся 5 лет и учитываются в специальном журнале. Его можно вести вручную или в электронном виде, заверяя усиленной квалифицированной электронной подписью.
5. За отсутствие или неправильное оформление и хранение путевых листов могут оштрафовать.

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

4. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);

Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.

Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.

6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.

6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его за��зда на парковку;

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:

• пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
• вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.

Выше рассмотрены изменения, которые нужно внести в бланк путевого листа. А далее речь пойдет о том, как изменился порядок оформления путевых листов.

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

В 2021 году компании и ИП должны проставлять отметку «выпуск на линию разрешен». В действующих в 2020 году правилах этого нет.

Кроме того, в новом приказе уточнили, что контроль технического состояния проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Сейчас это должен делать контролер технического состояния ТС.

Порядок дополнили правилом, что журнал можно вести на бумаге или в электронной форме. Страницы бумажного журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, организация или ИП должны обеспечить возможность его печати.

Кроме того, электронный журнал надо будет заверять усиленной квалифицированной электронной подписью. В действующем порядке такие правила не прописаны.

1. Не требуется отводить место для печати организации. С марта 2019 ее не ставят.
2. Отсутствуют поля для отметки медработника о пройденном предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя. Их следует добавить. При использовании госкомстатовской формы печати ставят в шапке, где есть немного свободного пространства.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

	Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Где взять актуальный бланк путевого листа 2022

Существуют сервисы, на которых в режиме онлайн формируют лист, в соответствии с нормативными требованиями, беря в качестве примера унифицированный вариант. Исправляют ошибки, добавляют недостающие графы. Как правило, за это взимают плату – 500 рублей.

Разработать новую форму путевого листа легкового автомобиля можно самим, скачав бесплатно стандартный бланк путевого листа в формате Excel. Работая с таблицами, исправляют ошибки в реквизитах, добавляют несуществующие параметры. Так как актуальный образец отсутствует, опираются на Приказ №368, включая необходимые сведения.

При формировании бланка путевого листа автомобиля любым из способов учитывают вид транспортного средства и особенность деятельности организации. Разработанный самостоятельно документ утверждают внутренним распоряжением, отражая в учетной политике компании. Например, для каждого вида берут соответствующую определенному транспорту межотраслевую форму:

• легковые авто – №3 и №3 (спец);
• грузовые – №4-С и №4-П;
• автобусы: №6 – общественный; №6 (спец) – необщего пользования;
• такси – №4
• журнал учета п/л – №8
• товано-транспортная накладная – №1-Т

На какой срок выдается путевой лист

Срок действия путевого документа – сутки. Но это не значит, что водитель может находиться за рулем все 24 часа. Режим работы предполагает длительность раб. дня, не превышающую 8 часов. В некоторых случаях возможна переработка до 10 ч., но не каждый день. В графике могут быть длительные перерывы по 4, иногда до 5 ч. Многое зависит от специфики перевозок. Если рейс длительный, на одном ТС посменно работают 2 водителя.

В расчет берется фактическое время управления автомобилем, включая отдых. На обратной стороне листа указывают маршрут и время поездки с перерывами. Поэтому несмотря на то, что сутки не закончились, водителя могут оштрафовать за превышение времени нахождения за рулем более 12 часов. Учитывая это, документ выдают на рейс или смену. Ни на неделю, ни на месяц, как было раньше, оформлять п/л нельзя – это будет нарушением.

Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).

Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
• «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

Вы можете скачать все законодательные акты используемые в данной статье:

Приказ Минтранса РФ от 11.09.2020 N 368 Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения

Устав автомобильного транспорта ФЗ № 259

Если вы не нашли нужную информацию, то напишите комментарий-отзыв (внизу статьи) и мы постараемся расширить данную статью.

Похожие записи:

• Основные подходы к оценке бизнеса (предприятия)
• Порядок присвоения звания «Ветеран труда Нижегородской области»
• Губернаторские выплаты на детей в 2023 году: что нового в Хабаровске