Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отчетности в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.
Новые сроки хранения документации
Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.
Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения имущества |
До ликвидации компании |
Постоянно |
|
Договор лизинга |
5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга |
Постоянно |
|
Документы по залогу недвижимого имущества |
10 лет |
Постоянно |
|
Договор мены недвижимого имущества |
До ликвидации компании |
5 лет |
|
Договор поручения |
10-15 лет в зависимости от вида имущества |
5 лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
10 лет |
5 лет |
|
Паспорт сделки |
15 лет |
Постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
5 лет при условии погашения задолженности |
5 лет |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
4 года |
|
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета) |
6 лет |
5 лет |
|
Реестр сведений о доходах сотрудников |
5 лет |
75 лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей |
5 лет |
Не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
5 лет |
Не установлен |
|
РСВ |
50 лет |
Не установлен |
|
Документы по переоценке ОС и амортизации |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Документы о списании ОС и НМА |
5 лет после выбытия ОС и НМА |
Постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу |
5 лет после выбытия объекта |
Постоянно |
|
КУДиР при УСН |
5 лет |
Постоянно |
Сокращенный рабочий день
Что касается продолжительности рабочей недели, то нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (п. 9 ст. 91 ТК РФ), но несмотря на это, правилами внутреннего распорядка, коллективным договором или соглашением можно менять продолжительности рабочего времени. Однако для некоторых категорий работников установлены ограничения на количество часов в день:
- для работников от 15 до 16 лет – 5 часов;
- для работников от 16 до 18 лет – 7 часов;
- для работников от 14 до 16 лет, совмещающих учебу с работой, – 2,5 часа;
- для работников от 16 до 18 лет, совмещающих учебу с работой, – 4 часа;
- для инвалидов – в соответствии с медицинским заключением;
- для работников, занятых на вредных или опасных работах при 36-часовой рабочей неделе, – 8 часов;
- для работников, занятых на вредных или опасных работах при 30-часовой рабочей неделе и менее, – 6 часов
В процессе работы с программой, необходимо разграничивать понятия сокращенное и неполное рабочее время. Сокращенное рабочее время – это установленная законом для определенных категорий сотрудников продолжительность рабочего времени менее 40 часов в неделю при сохранении полной оплаты труда. А неполное рабочее время оплачивается пропорционально отработанному сотрудником времени в зависимости от выполненного им объема работ, поэтому важно указать, что у работника оклад по часам, а не по дням.
Также существует понятие сокращение рабочего дня в предпраздничные дни – на один час (ст. 95 ТК РФ), при этом не имеет значение, работает ли сотрудник полный рабочий день или нет. Есть категории работников, которым работодатель обязан установить неполное рабочее время по их просьбе. К таким категориям относятся: беременные женщины, один из родителей (опекуна или попечителя) ребенка в возрасте до 14 лет, сотрудник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением. Неполное рабочее время устанавливается на основании заявления или документа, подтверждающих основания для сокращения их рабочего дня или недели. Сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени, имеют такие же права и гарантии, что и другие сотрудники.
Сколько хранится табель учета рабочего времени
Размер аванса по прошествии половины месяца не может быть меньше тарифной ставки или оклада за фактически отработанное время (письмо Роструда от 8 сентября 2006 г. № 1557-6).
Это значит, что при выплате аванса необходимо учитывать фактическое присутствие сотрудников на рабочем месте, то есть ориентироваться на данные табеля. Законодательство обязанности оформлять отдельный табель для выплаты аванса не предусматривает.
Поэтому каждая организация вправе самостоятельно определить порядок формирования табеля. На практике применяют два подхода:
- составляют единый табель помесячно и согласовывают порядок передачи табеля в бухгалтерию два раза в месяц: для начисления аванса и по итогам месяца;
- составляют отдельные табели на каждые полмесяца с указанием периода.
Отличие графиков сменности от графиков работ
Сменной считается работа в две, три или четыре смены. Вводится она тогда, когда продолжительность процесса производства превышает длительность ежедневной работы, а также для увеличения объема выпускаемой продукции, эффективного использования оборудования и пр. (ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Как видно из определения, режим работы предполагает непрерывный, безостановочный процесс. При такой работе нужно составлять графики сменности, в котором должно быть прописано чередование смен и предоставление выходных.
Ст. 103 ТК РФ указывает на обязательные требования при сменной работе:
- составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени;
- учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности;
- ознакомление работников с графиком сменности производится не позднее чем за один месяц до введения его в действие.
В том случае, если работодатель применяет графики сменности, он должен соблюдать перечисленные выше требования.
Если на предприятии предусмотрен режим работы, при котором работником выполняются трудовые обязанности в течение одного дня, и при этом он не сменяется другим работником (например, чередование два через два рабочих дней), то такой рабочий режим не может быть квалифицирован как сменная работа.
К графикам работы законодательно не установлено специальных требований к срокам ознакомления, поэтому нет надобности в учете мнений представительного органа сотрудников. Работодатель должен соблюсти продолжительность рабочего времени и обеспечить для работников междусменный и еженедельный отдых согласно закону.
Графики работ сотрудников
Коллеги, подскажите графики работ сотрудников не занятых на вредном производстве храняться год? Я имею ввиду не табели, а те графики, котрые утверждаются заранее.
нормировщики твердят, что 75 лет. Но, думаю, как зарплатные документы — 5 лет минимум.
нормировщики твердят, что 75 лет. Но, думаю, как зарплатные документы — 5 лет минимум.
Сроки хранения графиков работы ни одним НПА не предусмотрены.
Сроки хранения графиков работы ни одним НПА не предусмотрены.
Спасибо, значит года достаточно будет.
Сроки хранения графиков работы ни одним НПА не предусмотрены.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденный архивной службы России от 06.10.2000 года (его никто не отменял) — п.281 табели (графики, журналы) учета рабочего времени — срок хранения 1 год
табели (графики, журналы) учета рабочего времени
:))) Вы правда полагаете, что «график УЧЕТА рабочего времени» и «график работы» — одно и то же?
табели (графики, журналы) учета рабочего времени
:))) Вы правда полагаете, что «график УЧЕТА рабочего времени» и «график работы» — одно и то же?
Полагаете вы, я всего лишь привожу данные о существовании тех или иных Нпа
Да, кстати, графики работ основной инструмент планирования рабочего времени и контроля соблюдения норм труда, ну, это мысли вслух
Полагаете вы, я всего лишь привожу данные о существовании тех или иных Нпа
А зачем, если они не имеют отношения к заданному ТС вопросу? Можно и весь Перечень процитировать — только смысл?
Да, кстати, графики работ основной инструмент планирования рабочего времени и контроля соблюдения норм труда, ну, это мысли вслух
В Перечне «графики работ» есть? Нет. Вот от этого и пляшем.
В Перечне нет (и похожего ничего нет, кстати) — следовательно, сроков хранения нет, организация вправе их вообще не хранить.
Для пущей безопасности можно похранить три месяца — срок для предъявления требований обиженным работником. А так — из табелей учета рабочего времени прекрасно видно, работал сотрудник в соответствии с графиком или нет, и где у него были по графику рабочие дни, а где — нет.
Для пущей безопасности можно похранить три месяца — срок для предъявления требований обиженным работником.
простите, все- таки похранить маненько, а три месяца с какого времени отсчитать? Со дня уведомления, со дня утверждения , со дня окончания действия или все- таки подождать обращения в суд? Год, как минимум — для пущей безопасности, мое мнение.
простите, все- таки похранить маненько,
Повторюсь, если вы не поняли: закон — не требует. Если работодателю очень хочется себя предохранить от неприятностей — он может хранить вообще ВСЕ ДОКУМЕНТЫ, которых проходят через его организацию, причем неограниченное количество времени. Разницу между «должен» и «может» — хорошо понимаете?
а три месяца с какого времени отсчитать?
С даты окончания периода, который регламентирован данным графиком (если он, к примеру, на май 2020 года — по 31.08.15 включительно).
Со дня уведомления, со дня утверждения , со дня окончания действия или все- таки подождать обращения в суд? Год, как минимум — для пущей безопасности, мое мнение.
Рекомендуйте уже сразу вечное хранение, чего там мелочиться.
Практика научила не выкидывать то, что может пригодиться, а то что уже не нужно пусть еще годик поваляется на всякий случай. Поскольку графики работ у нас формируются на весь год сразу, вот пусть до новых графиков на 2020 год 2014 и хранится.
Практика научила не выкидывать то, что может пригодиться, а то что уже не нужно пусть еще годик поваляется на всякий случай.
Именно, практика, а теория выше изложена
табели (графики, журналы) учета рабочего времени
:))) Вы правда полагаете, что «график УЧЕТА рабочего времени» и «график работы» — одно и то же?
При чем графики учета рабочего времени. В перечне четко указано табели (графики) или журналы учета рабочего времени. Не вводите народ в заблуждение
При чем графики учета рабочего времени. В перечне четко указано табели (графики) или журналы учета рабочего времени.
В Перечне «четко указано» другое: «табели (графики, журналы) учета рабочего времени».
Разницу между смыслом текста Перечня и тем, что написали Вы — видите, понимаете?
Не вводите народ в заблуждение
Научитесь читать написанное в НПА. Это поможет Вам не вводить народ в заблуждение.
При чем графики учета рабочего времени. В перечне четко указано табели (графики) или журналы учета рабочего времени.
В Перечне «четко указано» другое: «табели (графики, журналы) учета рабочего времени».
Разницу между смыслом текста Перечня и тем, что написали Вы — видите, понимаете?
Не вводите народ в заблуждение
Научитесь читать написанное в НПА. Это поможет Вам не вводить народ в заблуждение.
Мда. 586 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 л. (1) (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 л.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденный архивной службы России от 06.10.2000 года (его никто не отменял)
Приказом Росархива от 26 августа 2010 г. N 63 данный Перечень признан утратившим силу.
Мда.
А вот в приказе 558 от 25.08.2010 действительно фигурируют «Табели (графики), журналы уч��та рабочего времени» (п. 586).
Я правильно понимаю, ув. Челентано: вы считаете, что к словам «табели» и «графики» относятся только дальнейшие слова «рабочего времени», а слово «учета» относится только к слову «журналы»? Тогда поясните, пожалуйста, что это за документ «табель рабочего времени» (не «учета рабочего времени», а именно «рабочего времени»), чем он предусмотрен и с чем его едят. А то я такого документа не знаю, а вы намекаете, что он есть.
Приказом Росархива от 26 августа 2010 г. N 63 данный Перечень признан утратившим силу.
А вот в приказе 558 от 25.08.2010 действительно фигурируют «Табели (графики), журналы учета рабочего времени» (п. 586).
ОК
Я правильно понимаю, ув. Челентано: вы считаете, что к словам «табели» и «графики» относятся только дальнейшие слова «рабочего времени», а слово «учета» относится только к слову «журналы»? Тогда поясните, пожалуйста, что это за документ «табель рабочего времени» (не «учета рабочего времени», а именно «рабочего времени»), чем он предусмотрен и с чем его едят. А то я такого документа не знаю, а вы намекаете, что он есть.
Это интересно: Ст 244 ТК РФ 2020 года
Как скучно. одна говорильня.
Как скучно. одна говорильня.
Скучно в деловом разговоре обычно бывает от недостатка мозговой активности, тренируйте извилины чаще.
Мы же говорим о важном. Если вам неинтересна истина в данном вопросе — зачем вступали в разговор, вышивали бы себе крестиком.
Как скучно. одна говорильня.
Скучно в деловом разговоре обычно бывает от недостатка мозговой активности, тренируйте извилины чаще.
Корона не давит?
Мы же говорим о важном. Если вам неинтересна истина в данном вопросе — зачем вступали в разговор, вышивали бы себе крестиком.
— Это форум, а не вотчина Гаранта, не надо быть особым специалистом, цитируя те или иные консультации, поверьте — уважаю Ваш труд, но всего лишь, как теоретика.
Корона не давит?
Не-а. Размер подходящий, как раз под объем мозговых извилин — большой :).
Это форум, а не вотчина Гаранта,
не надо быть особым специалистом, цитируя те или иные консультации, поверьте — уважаю Ваш труд, но всего лишь, как теоретика.
Сколько хранятся графики работы сотрудников
Табель учета рабочего времени – это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам. В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула.
Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения:
- Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
- Как и где необходимо организовать место хранения.
- Как подлежит хранению электронный вариант табеля.
Табель учета рабочего времени – это обязательный бланк, который подлежит хранить на предприятии, и может потребоваться следующим категориям лиц:
- налоговые органы вправе проверить наличие и правильность отражения информации, при отсутствии или заполненных ненадлежащим способом документов предприятию придется уплатить штрафы;
- сотрудники фонда социального страхования при проверке правильного отражения налогов при расчете зарплаты;
- работники трудовой инспекции при проверке отследят, соблюдены права всех сотрудников.
- в первую очередь бухгалтерам для расчета зарплаты, отпускных и иных пособий, положенных работнику;
Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.
Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет.
Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2020 году
Оснащение помещения специальными шкафами И сейфами с надежными замками и печатями Дела нужно распределять по полкам В зависимости от номенклатуры Место пребывания документации В кадровом отделе нужно отделить от части помещения, где проводится работа с сотрудниками
Интересно почитать: Образцы документов для алиментов
Бумаги, касающиеся комплектацией штата компании Трудовые соглашения, приказы и распоряжения о приеме на должность, переводе, персональные карточки работников Документы по перемещению сотрудников на протяжении трудового стажа Договора, приказы и распоряжения о переводе в другие организации, о совместительстве, о выполнении функций отсутствующего работника Документы касательно отношения сотрудников к работе Приказы о выделении премий, наград, о надбавках к окладу Бумаги касательно завершения рабочих отношений Приказы о завершении действия трудовых соглашений
Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?
Он представляет собой таблицу, в которой приводятся табельные номера работников, данные об установленных работникам окладах (тарифных ставках), данные о количестве отработанных дней (часов) по каждому работнику в разрезе всех видов произведенных им работ, а также рассчитываются начисляемые по ним суммы заработной платы. В форме N Т-13 отсутствуют графы для отражения рассчитанных сумм начисляемой заработной платы. Начисление основной (за отработанное время) и дополнительной заработной платы производится с учетом норм рабочего времени, установленных законодательством Российской Федерации. Система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.
Отличие графиков сменности от графиков работ
Сменной считается работа в две, три или четыре смены. Вводится она тогда, когда продолжительность процесса производства превышает длительность ежедневной работы, а также для увеличения объема выпускаемой продукции, эффективного использования оборудования и пр. (ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Как видно из определения, режим работы предполагает непрерывный, безостановочный процесс. При такой работе нужно составлять графики сменности, в котором должно быть прописано чередование смен и предоставление выходных.
Ст. 103 ТК РФ указывает на обязательные требования при сменной работе:
- составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени;
- учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности;
- ознакомление работников с графиком сменности производится не позднее чем за один месяц до введения его в действие.
В том случае, если работодатель применяет графики сменности, он должен соблюдать перечисленные выше требования.
Если на предприятии предусмотрен режим работы, при котором работником выполняются трудовые обязанности в течение одного дня, и при этом он не сменяется другим работником (например, чередование два через два рабочих дней), то такой рабочий режим не может быть квалифицирован как сменная работа.
К графикам работы законодательно не установлено специальных требований к срокам ознакомления, поэтому нет надобности в учете мнений представительного органа сотрудников. Работодатель должен соблюсти продолжительность рабочего времени и обеспечить для работников междусменный и еженедельный отдых согласно закону.
Графики сменности: составляем по образцам
График сменности — это документ, утверждающий продолжительность и периодичность чередования смен. Он не является нормативно утрвержденным, составляется в произвольной форме — и поэтому нередко вызывает вопросы у кадровиков. В качестве примера рассмотрим календарь сменности сторожей (несколько вариантов) и расскажем, как внедрить его на предприятии.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Посменная работа предполагает более детальный учет рабочего времени. Чтобы исключить переработки, составляют график или календарь сменности: ст. 103 ТК РФ говорит, нельзя обязать работника трудиться две смены подряд. В целях повышения эффективности деятельности или использования оборудования рекомендуется принять такие меры:
- увеличить продолжительность производственного процесса;
- поделить рабочих на группы;
- распределить их по сменам;
- за месяц до введения такого режима работы ознакомить их с расписанием.
Последний станет дополнением к коллективному договору.
Сколько хранить табель учета рабочего времени
Внимание
При составлении данных книг нужно помнить, что чиновники не только утвердили их формы и правила ведения, но и четко определили то подразделение, которое должно заполнять каждую из них. Так, ведение приходно-расходной книги возложено на бухгалтерию, а ведение книги учета движения трудовых книжек – на то подразделение организации, которое занимается оформлением приема и увольнения работников. Эти требования зафиксированы в пункте 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.
ЗАПОМНИТЬ! данные книги ведутся в бумажном виде. Они должны быть прошиты, опечатаны и заверены подписью руководителя, а листы в книгах положено пронумеровать. Обе книги хранятся в течение 75 лет, а значит, их могут потребовать при любой проверке.
Сколько хранятся графики сменности в организации
Согласно ст.
103 ТК РФ обязательными требованиями при сменной работе являются: — составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени; — учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности; — ознакомление работников с графиком сменности производится не позднее чем за один месяц до введения его в действие. Таким образом, если работодателем применяются графики сменности, то вышеперечисленные требования должны быть им соблюдены. Примечание. Про суммированный учет рабочего времени читайте в ближайших номерах.
Если же в организации предусмотрен такой режим работы, когда работники выполняют свои трудовые обязанности на протяжении одного дня, но при этом не сменяются другими работниками (например, чередование рабочих дней два через два), то такой режим работы не может квалифицироваться как сменная работа и в этом случае требуется график работ, а не график сменности.
Образец графика сменности
Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части.
Первая – это начало, или, как его еще называют — «шапка». Сюда вносится:
- название документа;
- дата, место его формирования;
- номер (по внутреннему документообороту предприятия);
- период, на который составляется график (неделя, месяц, год и т.п.).
Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа – значения не имеет. Единственное, что следует учесть, чтобы тут же, вверху, было отведено несколько строк под утверждение графика руководителем организации (сюда надо вписать его должность и ФИО).
Ниже находится основной блок. Обычно он оформляется в виде таблицы. В нее поэтапно вписываются:
- ФИО работника;
- дата;
- номер смены, в которую он выйдет на работу;
- сведения о выходных днях.
Можно дополнить таблицу и другими столбиками (например, о табельном номере сотрудника и т.п.). Под таблицей надо обязательно дать расшифровку информации, внесенной в график, в том числе о количестве смен, количестве работников, в них задействованных, продолжительности каждой смены (в часах), а также об условных обозначениях, внесенных в график.
Далее следует поставить отметку о том, что мнение сотрудников, внесенных в документ, учтено и собрать их подписи. Если подписи ставятся в листе согласования, то в графике сменности нужно указать его наличие, обозначив его в качестве приложения к основному документу.