Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение и ведение журнала кассира операциониста (форма КМ-4)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведение кассового журнала в электронном виде допускает исправление ошибок. Но как исправить ошибку в журнале кассира операциониста, например, при ошибочно пробитом чеке, замеченном после? Ее нужно зачеркнуть вручную, а рядом внести правильную запись. При этом исправление в обязательном порядке визируется главным бухгалтером и кассиром.
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Замена журнала кассира-операциониста при его завершении
В ситуации, когда у налогоплательщика – владельца ККТ нет больше места в журнале кассира-операциониста для осуществления записей по кассовым операциям, необходимо завести новый документ, а старый, сделав в нем отметку в налоговом органе о его завершении, оставить у себя на хранение на срок до 5 лет. При этом кассир должен отразить после всех записей последней страницы журнала итоговую сумму выручки, которая нарастающим итогом прошла по всему журналу с самого начала его использования до финальной операции, отраженной в нем. Указанные сведения заверяются подписями кассира, руководителя и главного бухгалтера, после чего проставляется печать (при ее наличии). В таком виде журнал отправляется в налоговую инспекцию.
Новый журнал регистрируется в налоговом органе одновременно с закрытием старого журнала.
Переход на новую контрольно-кассовую технику, оснащенную фискальным накопителем и передающую информацию о денежном обороте оператору фискальных данных, отменяет необходимость ведения такого документа, как КМ-4. В своем постановлении от 25 декабря 1998 г. за № 132 Госкомстат России присвоил этот индекс журналу кассира-операциониста: при работе с кассой нужно было ежедневно заполнять около двух десятков граф документа.
При использовании кассы-онлайн кассир ежедневно формирует отчеты о начале и окончании рабочей смены, которые умная техника в автоматическом режиме передает в налоговую службу. Вместе с отчетами туда же уходит информация о ежедневном денежном обороте: проверить такую информацию можно прямо на рабочем месте кассира. Заполнение книги КМ-4 при использовании новой ККТ – простое дублирование данных, которое только увеличивает количество бухгалтерской документации.
Таким образом, журнал кассира операциониста для онлайн-кассы не нужен. Особенно актуальна отмена журналов для крупных участников рынка: ритейлеры с десятками работающих кассовых аппаратов-онлайн физически не успеют во время принять и сдать рабочую смену при ручном заполнении документации.
Как заполнить журнал кассира-операциониста при плановой замене ЭКЛЗ?
Как заполнить графы журнала кассира операциониста (форма № КМ-4) при плановой замене электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), в частности, графы 10, 11, 12, 13, 14, 15? Нужно ли указывать слова «Акт №..», если замена была, например 17.04.2015, и больше в этот день операций по кассе не было?
Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно — кассовой машине организации, а также является контрольно — регистрационным документом показаний счетчиков.
Указания по применению и заполнению форм первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно — кассовых машин, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, не регламентируют порядок заполнения Журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) в случае замены электронных контрольных лент защищенных (ЭКЛЗ).
По нашему мнению, в день замены ЭКЛЗ нужно отразить следующие записи Журнале кассира операциониста (форма № КМ-4):
1) Прежде всего, сформировать запись, указав показания Z-отчета, снятого непосредственно до замены ЭКЛЗ:
• в графе № 1 – дата снятия Z-отчета;
• в графе № 2 – номер отдела;
• в графе № 5 – номер Z-отчета;
• в графе № 6 – показания счетчиков на начало рабочего дня (например, 10 000 руб.);
• в графе № 9 – сумма перед заменой ЭКЛЗ (например, 17 900 руб.);
• в графах №№ 10, 11, 12, 13 и 14 – сумму выручки на момент замены ЭКЛЗ (графа № 9 минус графа № 6 (например, 7 900 руб.)).
Какие новые бумаги нужно заполнять?
С вступлением в силу закона №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» появилось два новых документа. Это чек коррекции и форма с признаком «возврат прихода».
Первый выдается, если появляется неучтенная выручка. В нем отражается сумма превышения. Также он необходим в случаях, когда в магазине случился перебой в подаче электроэнергии и кассир вел торговлю, принимая наличные.
Второй оформляется, когда производится возврат средств за товар или услугу. Он выдается как при оплате наличными, так и банковской картой.
Также появились отчеты об открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя и подтверждение ОФД о достоверности принятых данных. Они не входят в перечень документов учета, поэтому подробно рассматривать их мы не будем.
Оформление журнала кассира-операциониста
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
При отсутствии какой-либо информации, подлежащей раскрытию и отражению в журнале учета кассира-операциониста, в соответствующих графах журнала необходимо ставить прочерк, что свидетельствует об отсутствии указанных хозяйственных операций.
Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники.
Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью.
Пример заполнения журнала кассира-операциониста
Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.
В графах 1-3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7-8, 16-18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.
В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 — число безналичных платежей, в графе 13 — безналичная сумма, в графе 14 — сумма за вычетом возвратов, в графе 15 — суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.
Проверить правильность занесенных данных очень легко — для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11-12 за вычетом графы 15.
Еще ряд проверочных формул:
- графа 11 = графа 10 — графа 13 — (графа 15);
- графа 14 = графа 11 + графа 13;
- графа 10 = графа 9 — графа 6.
Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.
ВАС: незаполнение журнала кассира-операциониста основанием для штрафа не является
Журнал кассира-операциониста не является кассовой книгой, поэтому в случае отсутствия в нем записей о поступлении «налички» налоговики не вправе выписывать штраф по статье 15.1 КоАП РФ. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении от 02.10.09 № ВАС-9560/09 об отказе в передаче дела в Президиум.
Суд рассмотрел следующий спор. При проверке магазина, принадлежащего предпринимателю, выяснилось, что журнал кассира-операциониста не велся в течение 20 дней. По мнению налоговиков, неотражение в журнале поступившей денежной наличности означает неполное оприходование выручки. На этом основании ИП был оштрафован на 4 тысячи рублей по статье 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка ведения кассовых операций.
Но суды всех инстанций, включая ВАС, указали инспекторам на ошибочность такого суждения. Да, согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации*, все поступления и выдачу наличных денег нужно учитывать в кассовой книге. Но журнал кассира-операциониста (КМ-4) кассовой книгой не является, а входит в состав первичной учетной документации по учету денежных средств. Соответственно, неотражение в нем полученных денежных средств не влечет штрафа по статье 15.1 КоАП РФ.
Более того, ФАС указал, что законодательством вовсе не установлен порядок оприходования денежной наличности для индивидуальных предпринимателей, применяющих спецрежимы. Кассовую книгу обязаны вести предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности. Предприниматели без образования юридического лица согласно статьям 23, 48 Гражданского кодекса таковыми не являются. Поскольку на предпринимателей не возложена обязанность ведения книги учета доходов и расходов, налогоплательщик тем более не мог быть оштрафован за нарушение порядка оприходования «налички» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.04.09 № Ф04-2447/2009(5302-А75-3)).
* Утвержден решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 № 40.
Правила заполнения журнала кассира операциониста требуют, чтобы при регистрации и открытии первого журнала в нем делалась налоговой инспекцией контрольная запись. В 4‑й и 6‑й столбец заносится первый Ζ‑отчет кассового аппарата с проверочной суммой 1‑11 р. («нулевой чек»). Эта сумма затем вычитается из показаний денежного счетчика при определении выручки первого дня работы и не подлежит ни финансовому, ни налоговому учету предприятия.
Каждое снятие Ζ‑отчета кассового аппарата должно отражаться соответствующей записью в журнале, поэтому при работе в несколько смен, за время одного рабочего дня в нем должно появиться столько же соответствующих строк.
Начиная рабочую смену, кассир, принимающий кассу, должен зафиксировать это в первых трех графах левой страницы разворота журнала. В четвертом столбце записывается номер счетчика в конце предшествующей смены. Пятый столбец заполняется при перерегистрации ΚΚΜ или ее сдаче в ремонт. Показания суммирующего регистратора в начале и конце смены записываются в шестом и девятом столбцах, а в седьмом‑восьмом эти данные скрепляются соответствующими подписями.
Общий итог сменной выручки заносится в десятый столбец — он должен соответствовать разности девятого и шестого.
Сумма наличности, которую кассир сдает в главную кассу по окончании операционного дня, заносится в столбец № 11 на правой странице разворота. Число и сумма операций по кредитным картам вписываются в столбцы 12–13. Денежные средства при таких видах безналичных расчетов также должны проводиться через операционную кассу. Общий итог по кассовым операциям за день заполняется в 14-м столбце. При возврате денег покупателям сумма его заносится в 15‑й. Она должна соответствовать общей сумме возвращенных кассовых чеков и зарегистрирована в специальных актах возврата. Все итоговые операции в конце рабочего дня подтверждаются подписями ответственных лиц в 16–18‑м столбцах после проверки данных контрольной ленты и фактической суммы денежной наличности в кассе.
Результат Ζ‑отчета на контрольной ленте кассового аппарата должен соответствовать остатку денежных средств в кассе, за вычетом оплаченной кредитными картами суммы, которая поступает непосредственно на расчетный банковский счет предприятия. При любом расхождении записей причины этого должны быт выяснены и зафиксированы в соответствующих кассовых документах.
Итоги кассового дня оформляются кассиром в итоговой справке‑отчете, которую он сдает вместе с наличностью старшему кассиру или руководителю предприятия.
Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН
- Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
- Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
- В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).
При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.
Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.
Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:
- Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
- Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
- Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
- Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.
- В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).
Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.
Замена журнала кассира-операциониста при его утере
Если же налогоплательщик по каким-то причинам потерял журнал, для его замены помимо вышеперечисленных документов (с тем отличием, что сам потерянный журнал невозможно будет представить) потребуется объяснительная записка, в которой будут отражены причины, повлекшие его утерю. Кроме того, налоговый орган может провести дополнительные контрольные мероприятия, в ходе которых могут быть запрошены прочие документы и пояснения, а также может потребоваться представление самой ККТ.
ВАЖНО! За утрату журнала кассира-операциониста предусмотрена ответственность за нарушение налогового законодательства по ст. 120 НК РФ – штраф в 10 000–30 000 руб. Кроме того, возможно административное взыскание по ст. 15.1 КоАП РФ: с должностных лиц – 4 000–5 000 руб., с организации – 40 000–50 000 руб.
Организации и ИП, деятельность которых сопряжена с работой с денежной наличностью, должны очень бдительно подходить к вопросу ведения кассовых документов. Ведь в случае их утери придется не только объясняться с налоговой, но и возможно быть привлеченным к ответственности.
Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Заполнение формы км-6 (образец)
Как правильно заполнять км 6 Поэтому на конец дня сумма наличных денег в кассовом ящике получается меньшей, чем общий итог выручки по данным Z-отчета. Разница равна сумме, оплаченной через ККТ в безналичном порядке.
Обратите внимание: составить на основании Z-отчета приходный кассовый ордер (форма № КО-4 ) нужно только на сумму, которая принята в течение дня наличными. Эта же сумма должна быть отражена в кассовой книге (форма № КО-4 )
Документов при работе с кассовой техникой требуется немало, но расскажем об одном из них – форме № КМ- 6
Общие правила заполнения Чтобы не допускать ошибок при вводе информации в форму КМ-6, необходимо следовать общим правилам: Первая строчка отчета должна содержать наименование, адрес (юридический или фактический – неважно, главное, чтобы он был одинаковым во всех отчетах) и номер телефона предприятия. В форма № КМ-4 нужно указать количество пластиковых карт, по которым производилась оплата, а в форма № КМ-4 – сумму выручки, которая была оплачена платежными картами
Информация из журнала кассира-операциониста о сумме выручки (как наличной, так и безналичной) переносится в форма № КМ- 6 (справка-отчет кассира-операциониста) и форма № КМ- 7 (сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации).* Данные о наличной выручке и о выручке, которую покупатели оплатили банквскими картами, в журнале кассира-операциониста нужно указывать отдельно. Деньги за товары, которые клиенты приобрели с помощью пластиковых карт, в кассу не поступают.
Процесс заполнения справки-отчета
- В первой строке «организация и контакты компании» указываются юридическое наименование предприятия и адрес, юридически зарегистрированный в налоговой службе, а также телефоны организации.
- Во втором пункте указывается ИНН организации.
- В третьем пункте следует указать полную модель кассы либо перечислить все модели касс, если они разные.
- В четвертом пункте «Номер-производителя» кассир должен прописать заводской номер кассового аппарата.
- В пятой строке указывается Ф.И.О. кассира-операциониста.
- В шестой графе надо написать № текущего отчета (желательно, чтобы он совпадал с номером Z-отчета). В общую таблицу справки надо написать № Z-отчета в первую графу.
- Далее в графу № 2 «Отдел» надо вписать соответственно № отдела.
- В графу № 5 общей таблицы впишите сумму денежных средств на начало рабочего дня или из графы «ГРОСС-ИТОГ» начального Х-отчета.
- Пункт № 6 общего отчета заполнить суммой в соответствии со строкой «ГРОСС-ИТОГ» Z-отчета.
- Пункт № 7 заполняем суммой из строки «Сменный Итог Z-отчета».
- Строку № 8 заполняем суммой из строки «Возвраты» (если они были; если не были, тогда строку оставляем пустой).
- В графе № 9 общей таблицы надо написать Ф.И.О. кассира.
- Далее в пункте № 9 кассир-операционист ставит свою подпись.
- И в пункте «Итого» указываем сумму из строк № 7 и № 8.
- Если в бланке остаются пустые графы, их необходимо перечеркнуть.
- В графе «Итого выручка» указываем сумму дневной и за смену выручки прописью.
- Графа «Сдана в банк» заполняется реквизитами банка.
- Далее подписанная старшим кассиром и руководителем организации справка-отчет передается бухгалтеру предприятия, инкассатору банка либо в кассу банка вместе с деньгами.
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).