Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменяем, дополняем и исправляем записи в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
Как вносить изменения в трудовую книжку
Ошибка при первичном заполнении. До 1 января 2021 года если работодатели начинали заполнять титульный лист трудовой книжки и допускали ошибку, то запись не исправляли. Испорченный бланк трудовой необходимо было списать и уничтожить по акту, а работнику завести другую книжку.
С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят. Поэтому такие ошибки если и случаются, то в форме СЗВ-ТД, которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.
Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.
Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.
Сверху, снизу или рядом на той же строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.
На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т. д. Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.
Запись в строке «Образование» работодатель делает на основании документов об образовании. Это, например, аттестат о среднем общем образовании, диплом бакалавра и др. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, указывают уровень образования: среднее общее, высшее и др.
Когда работник получает новый уровень образования — например, после техникума оканчивает университет — сведения об образовании в трудовой книжке нужно дополнить. При этом ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.
Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, то их указывают в этой же строке выше предыдущей записи.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делают ссылку на документ, который подтверждает изменение уровня образования.
Бывает, что исправления в трудовой книжке делают неправильно: например, на титульном листе в строке «Образование» зачеркивают запись о первом образовании, а потом указывают образование следующего уровня. В этом случае менять ничего не нужно. Хотя изменение сведений об образовании оформлено неверно, такая ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.
А вот если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, то это серьезная проблема. Получается, что формально трудовая книжка не принадлежит этому человеку.
Что делать в такой ситуации, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Но это может повлечь для работника серьезные последствия: например, ПФР не примет книжку, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.
Тут есть несколько вариантов действий со стороны работодателя:
не принять трудовую книжку и посоветовать кандидату обратиться к тому работодателю, который ее оформил. Он внесет исправления по аналогии с изменением фамилии;
внести исправления самостоятельно, предварительно получив от прежнего работодателя документ об ошибке;
завести работнику по его заявлению новую трудовую. Но в этом случае ошибка в старой трудовой книжке останется неисправленной, и в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.
Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе «Сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать.
Вот, например, как нужно исправлять неверную запись о приеме на работу:
После последней записи указать следующий порядковый номер и текущую дату записи.
В 3-й графе написать: «Запись за номером таким-то недействительна». И внести правильную запись.
В 4-й графе повторно указать дату и номер приказа или другого решения, запись из которого ранее неправильно внесли в трудовую книжку. Либо написать дату и номер приказа или решения, на основании которого делается верная запись.
Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся. В качестве исключения принимаются свидетельские показания, если есть судебное решение и если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников из-за чрезвычайных ситуаций.
В таком же порядке признаются недействительными записи о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Это необходимо, в том числе если суд признал незаконными перевод или увольнение.
Когда сотрудника восстанавливают на прежней работе, необходимо сделать такую запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». Если меняют формулировку основания увольнения — «Запись за номером таким-то недействительна, уволен по собственному желанию» — указывается новое основание увольнения. В 4-й графе нужно сделать ссылку на приказ или решение, которым работодатель восстановил сотрудника на работе или изменил формулировку причины увольнения.
Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.
Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то зав��рять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.
Исправление дат. Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, 01.09.2021, а не 1 сентября 2021 года.
Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в том же порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.
Исправление реквизитов. В трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Нужно ли исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, понятен ли смысл записи.
Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют так же, как другие неверные записи.
Ошибки в сведениях о награждении. Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.
В целом неверные и неточные записи в разделе «Сведения о награждении» исправляют в том же порядке, что и в разделе «Сведения о работе»:
После последней записи раздела «Сведения о награждении» нужно указать следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
В разделе «Сведения о работе» сделать правильную запись.
Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела «Сведения о работе».
Ошибки в названии организации. Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.
Ошибки во вкладыше. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.
Как подать исковое заявление
По преимуществу в суд обращаются для того, чтобы оспорить запись об увольнении, если работодатель незаконно уволил работника или по надуманному предлогу, по ненадлежащей статье Трудового кодекса РФ. В этом случае нужно:
- Получить копию приказа об увольнении и трудовую книжку.
- Собрать доказательства того, что в трудовую книжку внесена неправильная/незаконная запись.
- Предъявить официальную претензию работодателю/обратиться в соответствующие инстанции с жалобой.
- Получить документ, подтверждающий обращение к работодателю/в соответствующие инстанции.
- Написать исковое заявление.
- Подать его в общий отдел районного/городского суда.
Оспаривание записи в судебном порядке
Обращение в суд целесообразно тогда, когда КТС вынесла отрицательное решение по заявлению гражданина, а также в тех случаях, когда спор касается записи об увольнении или переводе. Сотрудник может сразу направить иск в суд, поскольку рассмотрение конфликта КТС не является обязательным этапом при разрешении индивидуального спора.
Алгоритм действий следующий:
- Определение суда, который будет разрешать спор.
- Подготовка документов.
- Подача документов через канцелярию суда или почтой.
- Участие в предварительном судебном заседании.
- Участие в судебных разбирательствах.
- Получение решения суда, при необходимости — его обжалование.
Сотруднику следует подготовить документы:
- исковое заявление;
- трудовая книжка;
- трудовое соглашение;
- акт работодателя, на основании которого была сделана запись.
Ответственность за ошибки в заполнении формуляра
П. 45 Правил указывает на ответственность нанимателя за ведение, учет, хранение и выдачу документов о трудоустройстве. Руководство приказом (или распоряжением) назначает лицо, обязанностью которого будет внесение и изменение записей.
Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» № 195-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (последняя редакция документа – 3.04.2018 г.), нарушение действующего законодательства влечет за собой штраф в размере:
- для должностных лиц – от 1000 руб. до 5000 руб.;
- для ИП – от 1000 руб. до 5000 руб.;
- для юридического лица – от 30000 руб. до 50000 руб
Избежать ошибок в оформлении бумаги можно, проявив внимательность к выполняемым обязанностям. Знание правил и основных законодательных актов убережет от штрафов и санкций со стороны государства.
Как скорректировать неправильную запись после увольнения
Если некорректная запись обнаружена человеком, уже уволившимся с того места работы, где ошибка была допущена, ему следует обратиться именно на это предприятие. Это самый простой путь внести запись о несоответствии и исправить ошибку. Если бывший наниматель не идёт на контакт, можно решить вопрос по суду. Но это довольно затяжной процесс, который потребует много времени и сил (хотя бы для сбора доказательств). С другой стороны, по такому иску можно получить соответствующую компенсацию и даже (при желании) восстановиться на работе.
А вот когда ошибочная запись всплывает по прошествии довольно длительного периода, и ещё тяжелее — когда предприятие уже не существует и спросить фактически не с кого, есть другой путь. Первым делом нужно заручиться поддержкой нынешнего работодателя. Если человек трудоустроен, наниматель просто обязан попытаться исправить ошибку или признать документ неправомочным и подготовить человеку дубликат трудовой книжки.
Но, восстанавливая документ по последнему месту работы, у человека могут возникнуть определённые сложности с подтверждением стажа на предыдущих местах. Ведь работодатель имеет право вносить в трудовой документ только данные, на 100% подтверждённые документами. А это можно сделать только после получения официальных ответов от бывших нанимателей или данных из архива (если предприятие ликвидировано). А это довольно сложный и длительный процесс. Но отметим, что законодательство регулирует этот вопрос и соглашается, что трудовые пробелы в дубликате трудовой книжки допустимы. Этот вывод можно сделать на основании пункта №32 Правил, ратифицированных нормативным актом №225, а также Постановлением Правительства РФ №69 (см. пункт 7.2). Так, в указанных актах регламентировано, что вместе с дубликатом трудовой стаж человека может быть подтверждён одним из следующих документов:
- оригиналом трудового контракта;
- финансовыми справками и выписками, регистрирующими факт, что работник получал оплату за труд на конкретном предприятии (например, справка 2-НДФЛ, другие расчётные формы, которые выдаются при увольнении);
- приказами о трудоустройстве и увольнении;
- ежемесячными расчётными листками, в которых зафиксирована сумма зарплаты.
Данный реестр сопутствующей и подтверждающей трудовой стаж документации указан также в последнем Постановлении Правительства РФ на эту тему — №1015 (пункт 11).
В крайнем случае (если компания ликвидирована) существуют архивные данные, где можно получить справку и выписку из книги учёта трудовых книжек, которые могут доказать, что трудовой регистр с определёнными реквизитами был выдан.
Даже один неверный символ может стать причиной спора при оформлении пенсии. Кадровик всегда должен сверять свои записи с документами сотрудника .
Чаще всего обнаруживаются такие ошибки:
- неверное указание имени, отчества и фамилии человека на титульном листе;
- неправильные даты приема, увольнения, перевода;
- неточные названия должностей;
- пропуски букв, грамматические ошибки.
В соответствии с разделом III Постановления № 225, работодатель может исправить:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- сведения из документов об образовании ;
- наименование профессии или специальности сотрудника;
- информацию о награждениях.
Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке
Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).
Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).
Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).
Как правильно поступить с недействительной записью в трудовой
После обнаружения ошибки в трудовую книжку по образцу вносится надпись о недействительности записи. Надпись делается в том же разделе, где и ошибочная, на свободном месте. Образец содержится в п.1.2 Инструкции и представляет собой следующий алгоритм действий:
- В графе 1 («№ записи»): проставить номер, следующий по порядку за последней записью.
- В графе 2 («Дата»): вписать полную дату (чч.мм.гг), когда происходит исправление.
- В графе 3: вписать следующий текст «Запись под № (указать порядковый номер неверной записи) недействительна». Строчкой ниже прописывается правильный вариант, то есть как на самом деле должна выглядеть запись.
- В графе 4: указать основные реквизиты документа (наименование, номер и дату), подтверждающие информацию в правильной записи.
В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?
Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:
- Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
- Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».
Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.
Исправления могут вноситься следующими способами:
- Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
- Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.
Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.
Правила внесения изменений
Законодательство регулирует порядок хранения, регистрации и заполнения трудовых. Правила исправления ошибок перечислены:
- в разделе III постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
- в п. 2.3 и 2.4 постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Главный принцип для всех разделов трудовой — просто зачеркнуть и аннулировать неверные данные нельзя. В каждом разделе запись в трудовой об отмене предыдущей записи выполняется по своим правилам.
| Что исправляем | Как исправляем | Пункт инструкции |
|---|---|---|
|
Изменение сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения |
Производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Делается ссылка на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки размещаются на внутренней стороне обложки, заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью. |
П. 2.3 инструкции |
|
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) о полученных образовании, профессии, специальности |
Имеющиеся данные дополняются через запятую, без зачеркивания ранее внесенных. Ссылка — на внутренней стороне обложки. |
П. 2.4 инструкции |
|
Изменение фамилии, имени, отчества и даты рождения, образования, профессии и специальности работника |
Производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. |
П. 26 правил |
|
Неправильные или неточные сведения |
Исправление производится:
|
27 |
| Аннулирование записи в трудовой книжке об увольнении (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным |
Зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается. Изменение производится путем признания их недействительными и внесения правильных. |
П. 30 |
|
Организация, которая внесла неправильные или неточные данные, реорганизована или ликвидирована |
Исправляет правопреемник в случае ликвидации или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа. |
П. 28 |
|
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. |
В случае его утраты либо несоответствия фактически выполнявшейся работе исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. |
Абз. 1 п. 29 |
| Использование свидетельских показаний |
Свидетельские показания не служат основанием для исправления внесенных ранее сведений, за исключением тех, в отношении которых имеется судебное решение, и в случаях, предусмотренных пунктом 34 правил. |
Абз. 2 п. 29 |
|
Исправления в разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении |
Зачеркивание неточных или неправильных данных не допускается. Изменение производится путем признания недействительными и внесения правильных. |
П. 30 |
Как подготовить исковое заявление об изменении записи в трудовой книжке
Так как исковое заявление об изменении записи в трудовой книжке подразумевает спор о праве, в отличие от заявления об установлении факта работы, работник должен предоставить доказательства. Что внесенная в трудовую книжку запись является незаконной. Или то, что запись оформлена неправильно.
При необходимости изменить запись о формулировке увольнения, приложением будут все оформленные документы в ходе увольнения. Работник может получить их у работодателя в течение 3 дней после обращения к нему с письменным заявлением о документах, связанных с работой. При этом если формулировка увольнения помешала работнику приступить к новой работе и он сможет это доказать, не исключена возможность обратиться с заявлением о взыскании с работодателя материального ущерба.
Если работодатель внес неверную запись относительно профессии или специальности, лучше обратиться к помощи профессионального юриста. Так как доказательства в таком случае носят, как правило, только правовой характер. Например, если в трудовой книжке указана должность «ученик охранника», а работник докажет, что его допускали нести дежурство посменно, то суд может удовлетворить требования о внесении изменений в трудовую книжку.
Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать
В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- сведения об образовании;
- наименование профессии или специальности сотрудника;
- информацию о награждениях.
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:
- Указать порядковый номер.
- Поставить текущую дату (число, месяц, год).
- В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
- В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений: в разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях, зачеркивать запрещено (п. 30 Постановления № 225). Помните: зачеркивать можно только на титульном листе. В остальных случаях единственный возможный вариант — это признать запись недействительной, а затем внести новую, правильную запись.
Новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации, зависит от ситуации. Это может быть справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных.
А вот свидетельские показания никакой юридической силы не имеют.
Первые неточности могут встретиться уже на титульном листе. Сложная фамилия, национальное имя или возможность вариативного написания ― допустить ошибку несложно. Будьте предельно внимательны, не ленитесь сверять трудовую с другими документами сотрудника. Различие даже в одной букве может стать поводом для оспаривания стажа в Пенсионном фонде.
Если вы сами ошиблись при первичном оформлении трудовой книжки, берете новый бланк и заполняете заново. Испорченный бланк списывается в присутствии работника с обязательным составлением акта.
А как быть, если неверная запись внесена давно, одним из предыдущих работодателей? Ни Правила, ни Инструкция эту ситуацию, увы, никак не регламентируют. Отчасти в решении вопроса можно опираться на Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.