Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проведение инвентаризации денежных средств, денежных документов и БСО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Что делать с излишками
Казалось бы, все в порядке, излишки ― это не недостаток, и можно закрыть глаза на данное обстоятельство. Но не спешите радоваться. Излишки не появляются на пустом месте и есть какая-то причина их образования. Например, ошибочные действия кассира при проведении операций. Еще неизвестно, чем они могут обернуться: жалобой покупателя или проверкой со стороны контролирующих органов. Любое несоответствие, выявленное по результатам инвентаризации кассы, нужно исправлять. Как это сделать? Если при инвентаризации кассы выявлены излишки, они изымаются комиссией, оприходуются и отражаются в акте. «Лишние» деньги включите в прочие доходы компании. Найденные средства в налоговом учете зафиксируйте на дату оформления результатов. Проводка при излишках, выявленных по результатам инвентаризации денежных средств в кассе: дебет 50, кредит 91 ― оприходованы излишки налички в кассе.
Когда проводится внеплановая инвентаризация
Не только руководитель фирмы может проверять кассу предприятия. Инвентаризацию также вправе инициировать контролирующие лица со стороны:
- члены ревизионной комиссии из вышестоящего предприятия;
- работники следственных органов;
- инспекторы ФНС.
Они вправе устроить инвентаризацию предприятия в любое время, если у них появится повод. Поэтому ее называют внеплановой. Контролирующие органы устраивают инвентаризацию денежных средств по разным причинам. Например, чтобы:
- укрепить финансовую дисциплину внутри предприятия;
- найти ошибки в учете;
- предупредить финансовые нарушения со стороны бизнеса или провести расследование по уже случившимся и т.д.
Как отразить в учете инвентаризацию денежных средств в кассе
Инвентаризацию денежных средств в кассе нужно правильно отразить в бухгалтерском учете. Период должен совпадать с датой, на которую выпала проверка.
В зависимости от того, какие результаты покажет инвентаризация наличных денежных средств в кассе, применяют проводки:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 50 | 91.1 | Обнаружен излишек |
| 94 | 50 | Отражена сумма недостачи |
| 73 | 94 | Сумма недостачи отнесена на кассира |
| 70 | 94 | Недостача возмещена разово за счет ответственного лица (при его согласии) |
| 70 | 73 | Недостача возмещена в несколько этапов |
| 91.2 | 94 | Недостача отнесена к прочим расходам (когда вины кассира нет или ее не доказать) |
Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.
Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Получившуюся в результате подсчета денежную сумму сравнивают с остатками денег по данным кассовой книги (бухгалтерской учетной программы). По итогам сравнения (сверки) комиссия может прийти к следующим выводам:
- полное соответствие фактического наличия денежных средств данным учета;
- выявление недостачи денежных средств;
- обнаружение в кассе излишка денежных средств.
Что указывают в акте инвентаризации кассы
Первый экземпляр акта инвентаризации кассы получает под роспись кассир, а второй остаётся у руководителя. В случае проведения внезапной проверки, у представителя контролирующего органа остаётся третий экземпляр.
Кроме порядкового номера, в акте обязательно указывается:
- наименование предприятия, проводившего ревизию и его подразделение;
- ссылка на приказ или иной документ, ставший основанием для назначения контрольно-ревизионного мероприятия;
- дата и время проведения;
- фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг;
- расписка кассира, который ознакомился с результатами ревизии;
- объяснения ответственного сотрудника о причине избытка наличных средств или их перерасхода;
- вывод руководителя компании и его решение по дальнейшим действиям в отношении виновного лица;
- вывод представителя контролирующего или следственного органа в случае обнаружения нарушений законодательства и его решение по возможным штрафным санкциям.
Порядок инвентаризации кассы
Все правила проведения инвентаризации содержатся в Порядке ведения кассовых операций в РФ. Пошаговая инструкция кассовой проверки:
- Инициирование ревизии кассы руководителем организации. Для этого руководителю необходимо издать и подписать специальный внутренний документ, который может быть в форме распоряжения либо приказа. В документе обязательно должны быть данные: дата проведения процедуры, цель инвентаризации, состав комиссии. В составе комиссии могут быть любые сотрудники компании. Зачастую в состав входят: учредители, руководители, юристы, бухгалтера, сотрудники из специального отдела безопасности.
- Первым делом комиссия проверяет текущую проходную и расходную документацию, которая фиксировала все движения денег. В каждом документе имеется графа, где стоит подпись кассира, который и является ответственным за достоверность данных указанных в документах.
- На данном этапе, назначенные по приказу лица, проводят пересчет наличных денег.
- Проводится сверка всех полученных данных. Сверяется фактический остаток денег с тем, который указан в документации.
- Составляется акт инвентаризации, в котором прописывается сумма излишка или недостатка денег (при наличии). Все причины расхождений фиксируются на втором листе бумаги.
Для того чтобы результаты инвентаризации были предельно достоверными и не подлежали оспариванию, необходимо проводить процедуру, придерживаясь следующих аспектов:
- Во время проведения процедуры должна присутствовать назначенная комиссия в полном составе;
- Документы, создаваемые в процессе проведения процедуры (описи, акты и другие), должны быть оформлены в 2 экземплярах;
- Кассиры, вне зависимости от их вхождения в состав комиссии, должны присутствовать на инвентаризации (в роли материально-ответственных лиц);
- В инвентаризационных документах не допускаются исправления. Если исправлений избежать не удалось, то неправильные данные зачеркиваются, а над зачеркиванием пишется верная информация (любое из исправления должно визироваться комиссией).
Инвентаризационный акт обязательно должен содержать следующую информацию:
- Фактический остаток наличных средств;
- ФИО всех присутствующих при проверке лиц;
- Остаток денежных средств по учету.
Зачем нужна инвентаризация в интернет-магазине
Инвентаризация — процедура проверки имущества компании на определённую дату. Её проводят, чтобы убедиться в наличии товаров, привести в порядок финансы и выявить слабые места в базовых операционных процессах.
Самая частая проблема любого магазина — недостача товаров на складе. Клиенты оформляют заказы, а когда менеджер отправляет запрос на склад, то получает ответ, что продуктов нет в наличии.
Из-за таких недостатков торговая площадка сильно страдает. Во-первых, она теряет лояльных клиентов, которые дошли до финальной точки оформления заказа. Во-вторых, каждый отмененный заказ — финансовые потери.
В интересах всех предпринимателей, которые продают товары офлайн или через интернет, регулярно поддерживать склад в идеальном состоянии и не допускать ошибок с учётом остатков товаров.
Проблемы с остатками появляются по разным причинам, но если они уже есть, необходимо как можно быстрее найти источник и устранить его. К примеру, если поставщик предоставляет прайс-листы в формате, который не распознает товароучётная система, ошибка может возникнуть на этом этапе.
Можно провести выгрузку в тестовую базу данных и проанализировать данные. Если проблемы в несовместимости форматов, стоит попросить поставщика присылать информацию в файле, который можно будет импортировать в CMS или систему учёта товаров без ошибок.
Когда проведение инвентаризации кассы обязательно?
В п. 1.5 Методических указаний N 49 поименованы случаи, когда проведение инвентаризации кассы обязательно, а именно:
V при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также
в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании
государственного или муниципального унитарного предприятия;
---------------------------------------------------------------------
V перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
---------------------------------------------------------------------
V при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи
дел);
---------------------------------------------------------------------
V при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
---------------------------------------------------------------------
V в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных
ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
---------------------------------------------------------------------
V при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением
ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях,
предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.
В учетной политике могут быть установлены иные случаи, когда обязательно проведение инвентаризации кассы, и сроки ее проведения (например, может быть предусмотрена ежеквартальная инвентаризация).
Периодичность и условия проведения инвентаризации
Инвентаризация является одним из методов ведения бухгалтерского учета и выступает в качестве инструмента подтверждения фактического наличия и учетных данных. Более подробно рассмотреть понятие инвентаризация можно в рамках изучения дисциплины: «Теория бухгалтерского учета», в статье: «Инвентаризация как метод бухгалтерского учета».
Применение данного метода имеет достаточно древние корни и является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета любого предприятия.
Историческая сводка!
Слово «инвентаризация» впервые было упомянуто менее ста лет назад… Читать далее
Инвентаризация кассы в свою очередь обеспечивает подтверждение правильности оформления кассовых операций, способствует выявлению ошибок и выполняет контролирующую функцию за сохранностью денежных средств.
Инвентаризация денежных средств в кассе: цели и задачи
Субъекты хозяйствования, имеющие кассу и хранящие в ней наличность и денежные документы, обязаны периодически проводить инвентаризацию кассы.
Организации и предприниматели инвентаризируют кассу с целью: (нажмите для раскрытия)
- проверить правильность ведения кассовых операций (полнота и корректность заполнения ордеров и кассовой книги, наличие документов, подтверждающих отражение операций, и т.п.);
- проконтролировать реальность текущего учета (соответствие фактических остатков наличности информации, отраженной в оборотно –сальдовой ведомости);
- выявить ошибок в расчетах (проверка математической правильности расчетов);
- проконтролировать сохранность наличности и денежных документов;
- проверка соблюдения правил материальной ответственности кассиров и руководителей (заведующий кассой, старший кассир и т.п.).
Как проводить инвентаризацию кассы
Перед началом проведения проверки необходимо остановить все кассовые операции. Материальные ценности и деньги нельзя выдавать или принимать до окончания проверки и подведения результатов.
Алгоритм проведения инвентаризации денежных средств:
- Руководитель издает приказ о проведении проверки с указанием причины и сроков, назначает комиссию. Для инвентаризации перед сдачей годового отчета приказ не нужен.
- Кассир отдает все приходные и расходные документы в бухгалтерию и подтверждает их передачу своей подписью. Также он подтверждает, что все ценности, находившиеся под его ответственностью оприходованы, а все выбывшие средства были списаны.
- Члены комиссии приступают к проверке. Они пересчитывают все, что указано в приказе и сверяют данные с учетом. Во время проверки материально-ответственное лицо (кассир) обязательно должен присутствовать.
- После завершения проверки составляется инвентаризационная опись.
Результат инвентаризации может быть следующим:
- фактическое количество соответствует данным учета, расхождений нет;
- выявлен излишек;
- обнаружена недостача.
На практике встречаются 3 результата проведённой ревизии:
- Соответствие фактических данных учётным.
- Выявлен недостача.
- Выявлен излишек.
Когда инвентаризация закончится, вне зависимости от итогов, оформляется соответствующий акт по форме ИНВ – 15 и опись по форме ИНВ – 16. Акт оформляется в 2 экземплярах, подписывается каждым членом комиссии. После этого итоги доводятся до руководителя предприятия. Один акт передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у материально ответственного лица.
Если причиной ревизии стала смена материально ответственного лица, акт составляется в 3 экземплярах. Один передаётся сотруднику, которые передаёт дела, второй – тому, который принимает, третий – в бухгалтерию.
Если в ходе ревизии выявлена недостача, руководитель принимает решение о взыскании указанной суммы с материально ответственного лица. Если же вины сотрудника не обнаружено или она не доказана, покрытие недостачи происходит за счёт средств предприятия. Данное решение отражается на обратной стороне акта.
Если выявлен излишек, его нужно оприходовать в кассу организации. Сумма изъятых средств отражается в акте. В инвентаризационных документах не допускаются помарки, ошибки, зачёркивания.
Вне зависимости от результата проведённой ревизии, их нужно отразить в бухгалтерском учёте. Следует сделать такие записи:
- Дт 50 Кт 91-1 – выявлен излишек денежных средств в кассе.
- Дт 94 Кт 50 – выявлена недостача.
- Дт 73 Кт 94 – выявлена недостача денежных средств, отнесена на счёт виновных лиц.
- Дт 91-2 Кт 94 – выявленная недостача возмещена за счёт средств организации.
Ревизия не заменит инвентаризацию
По нормативам, опубликованным в п. 172 разд. 2 «ГОСТ Р 51303-2013», недоучет — это физическое отсутствие денежных и материальных средств, выявленное в результате контрольной процедуры (а в роле этого события могут выступать как инвентаризационная, так и ревизионная деятельность). Однако по тому же регламенту ревизор не наделяется правами на выполнение каких-либо операций по взысканию денег с конкретного перечня лиц, работающих на установленном предприятии. Проще говоря, такой человек сможет исключительно уточнить наличие рассматриваемой проблемы, впоследствии передав его лицам с более внушительными полномочиями.
Возмещение и бухгалтерские проводки (недостача внесена в кассу, опущена в связи с безответственным отношением или удалена из-за невнимательности) — это, на самом деле, чрезвычайно сложный раздел, касающийся не только бухгалтерии, но и всего трудового закона в целом. Чтобы реализовать комплекс всех сопутствующих процедур, специалист должен познакомиться с внушительным числом самых разных регламентов.
Правоприменение документация устанавливает как в сфере ТК, так и в области налогового и торгового учета. Вопрос о получении неустоек со специалистов, нарушивших требования товарно-денежных отношений внутри одной фирмы, как правило, лежит на стыке самых разных отраслей классического современного права и юриспруденции.
Чтобы избежать всевозможных проблем, связанных, в том числе и с недоучетом каких-либо позиций по неосмотрительности, современный предприниматель должен пользоваться самым продвинутым в техническом плане ПО. Если по результатам инвентаризации выявлена недостача материалов — это ошибка не только ответственных лиц, но и руководителей, не заботящихся о создании должных средств информационно-системного контроля.
Избежать подобных неприятностей можно, например, благодаря цифровой продукции компании «Клеверенс». Программы нашего бренда установлены на десятках складов, магазинов, учреждений из сектора e-commerce и крупных инженерных производств. Каждый партнер получил уникальный инструментарий, предназначенный для автоматизации множества бизнес-процессов. Доверив рутинные (но чрезвычайно важные!) действия продуманным алгоритмам, человек практически полностью избавляет себя от рисков, связанных с неграмотным подходом и ошибками, появляющимися при ручном вводе данных.
Ревизия товаров у индивидуального предпринимателя: порядок списания выявленной при инвентаризации недостачи
По нормам законодательства ревизионные операции проводятся в строгом согласии с установленными правительством порядками исключительно у «полноценных» юридических лиц, к числу которых ИП, конечно же, не относятся. Однако регламент для выполнения всех перечисленных работ для граждан с таким статусом все-таки имеется. В соответствии с рекомендациями, предложенными в письме Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2009 №03-11-03/422, уполномоченный орган разъяснил правоприменительные нюансы области.
По информативной выкладке, граждане, занимающиеся свободным предпринимательство, могут руководствоваться ровно теми же актами, которые предопределены для компаний, учреждений, организаций и фирм. Однако в этом случае сертификация носит рекомендательный характер. Индивидуальный предприниматель без особого труда пользуется как государственными свидетельствами, так и документами своего образца (которые, естественно, должны удовлетворять букве закона). В связи с подобным положением дел, например, причина недостачи при инвентаризации в объяснительной по факту будет оформляться не по унифицированному бланку, а с использованием документа собственной отчетности.
Как составить распоряжение о проведении проверки
Перед непосредственной оценкой имущества учреждения необходимо разработать образец приказа о проведении инвентаризации 2019 года. Распоряжение руководителя может быть подготовлено как в произвольном виде на собственном бланке организации, так и с использованием унифицированной формы ИНВ-22 (Постановление Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998).
В образец приказа на проведение инвентаризации 2019 обязательно необходимо вписать реквизиты документа, его наименование, номер и дату, сведения о проверочных мероприятиях, причину проведения оценки имущественных объектов, указать те ценности, которые будут подвергнуты контролю, и установить сроки данного процесса. Также в документе определяется состав комиссии с поименным и должностным указанием каждого ее члена. Один из частых вопросов — как правильно указывается причина инвентаризации в приказе, пример для годовой проверки может быть таким: «необходимость составления годовой бухгалтерской отчетности». Для другого случая можно написать, например, «контрольная проверка».
Образец приказа на проведение инвентаризации 2019 подписывается руководителем учреждения, а затем сведения о нем вносятся в журнал регистрации ИНВ-23.
Каждый работник должен поставить рядом со своими Ф.И.О. и должностью свою подпись, подтверждающую факт ознакомления с распоряжением об оценке. Максимальная ответственность за проводимые контрольные мероприятия лежит на председателе данного совета.
Подготовка к проведению инвентаризации
Проводится инвентаризация на основании приказа руководителя предприятия, составленного в письменной форме. Далее собирается специальная комиссия, состав которой утверждает руководитель .
В нее входят не менее трех людей – , материально ответственное лицо и другие специалисты необходимого профиля. Все члены комиссии обязаны присутствовать при пересчете, в противном случае итоговые данные могут быть названы недействительными.
Если проведение проверки – требование правоохранительных органов, во время проведения инвентаризации может присутствовать их представительно, но в состав комиссии он не входит. При проведении документальной ревизии, в состав включается участник ревизионной группы.
Ответственность комиссии:
- за соблюдение требований приказа руководителя;
- за точность и своевременность подготовки результатов инвентаризации;
- за полноту и правдивость указанных данных о фактических остатках материальных ценностей.
Перед началом проверки бухгалтерия выдает представителям комиссии учтенные данные (книжные остатки) по фактическому наличию проверяемых ценностей. Эта информация находится в отчетах о движении ТМЦ и регистрах бухгалтерского учета.