Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как оформить отпуск за свой счет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, организация издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-61, с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.
Приказ, личная карточка и табель
Как и любой другой, данный отпуск следует отразить в личной карточке работника, которая ведется по унифицированной форме № Т-2 (или № Т-2ГС(МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата (см. заполненный фрагмент этого документа в Примере 6).
Отметим значение отражения сведений о предоставленном отпуске в табеле учета рабочего времени (должен вестись в каждой организации по унифицированной форме № Т-12 (или № Т-13), утвержденной Постановлением Госкомстата): в случае судебного разбирательства по спору с работником факт отражения отпуска в табеле будет одним из доказательств согласия работника на его предоставление и отсутствия со стороны сотрудника прогула. Образец правильного отражения сведений об отпуске без сохранения заработка вы найдете в Примере 5.
Отсутствие оформления любого из перечисленных документов само по себе может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наличие же правильно составленных документов поможет отстоять свою правоту в суде в споре с нерадивым сотрудником.
Как взять отпуск за свой счет
Причин для того, чтобы отдохнуть вне графика, бывает много. И вообще, часто речь идет о необходимости решить какие-то проблемы, например, оформить продажу или покупку жилья, отвезти детей к родственникам в другой город. По закону, при таких обстоятельствах работодатель вовсе не обязан отпускать сотрудника. И последние задаются вопросом, а можно ли взять отгулы без сохранения зарплаты?
Да, можно, но тут все будет зависеть от воли работодателя. У него нет обязанности идти навстречу. Минимальный и максимальный пределы не установлены, они определяются фактическими обстоятельствами. Объяснить это просто. Допустим, пятидневный отдых для регистрации брака или в случае смерти родственников объясним так: примерно такое количество дней уходит на все процедуры. А вот заранее угадать, сколько понадобится времени для решения личных вопросов, невозможно.
Проигнорировать волю работодателя нельзя: если не выйдете на работу, то будете уволены за прогул, даже если вам действительно было необходимо отлучиться. Если не попадаете по ситуации, указанные в статье 128 ТК РФ, то согласие руководства обязательно.
Если отпуск берут сразу несколько сотрудников, то оформляется приказ по форме Т-6а. Его оформление также не представляет трудностей и происходит аналогично предыдущему.
Основные данные приказа: код по ОКПО, название организации, номер приказа — оформляются аналогично форме Т-6. А основная часть приказа представлена в виде таблицы. В соответствующих графах нужно заполнить:
- Ф.И.О. сотрудников, отправляющихся в отпуск;
- табельные номера работников (при наличии);
- структурное подразделение (при наличии);
- должность уходящего в отпуск;
- количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, которые он уже получил;
- количество дней другого вида отпуска (ставится число, а в скобках — вид отдыха);
- дата начала рабочего года, за который начисляется отпуск;
- дата окончания рабочего года;
- общая сумма календарных дней всех отпусков;
- дата начала отпуска;
- дата окончания отпуска;
- подпись работника, свидетельствующая об ознакомлении с приказом.
Отпуск без сохранения заработной платы льготной категории работников
Такой отпуск работодатель обязан предоставить в соответствии с положениями части 2 статьи 128, статей 173 и 174 ТК РФ, Законом РФ от 15.01.93 N 4301-I «О статусе Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» и федеральными законами:
— от 12.01.95 N 5-ФЗ «О ветеранах» (далее — Закон о ветеранах);
— от 09.01.97 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»;
— от 27.05.98 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащего»;
— от 06.05.2011 N 100-ФЗ «О добровольной пожарной охране»;
— от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в РФ»;
— от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»;
— от 10.01.2003 N 19-ФЗ «О выборах Президента Российской Федерации»;
— от 18.05.2005 N 51-ФЗ «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»;
— от 12.06.2002 N 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ».
Для предоставления данного вида отпуска согласия работодателя не нужно, необходимо только письменное заявление работника.
Вопрос N 3. Можно ли отказать в предоставлении отпуска за свой счет?
Вправе ли работодатель отказать работнику в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы?
Если сотрудник относится к льготной категории работников, которым в соответствии с положениями статей 128, 173, 174 ТК РФ и федеральных законов работодатель обязан предоставлять отпуск без сохранения заработной платы, отказать ему в таком отпуске работодатель не вправе.
Но он вправе отказать работнику в предоставлении отпуска за свой счет по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам, если это может негативно сказаться на деятельности организации.
Причем самовольный уход сотрудника в отпуск без сохранения заработной платы работодатель может расценить как прогул. В связи с чем трудовой договор может быть расторгнут на основании подпункта «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ (Апелляционное определение Московского городского суда от 30.01.2013 по делу N 11-2971).
Вопрос N 6. Удлиняется ли отпуск на нерабочие праздничные дни?
Нужно ли продлевать отпуск без сохранения заработной платы на период нерабочих праздничных дней?
Согласно части 1 статьи 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска.
Но действие статьи 120 ТК РФ не распространяется на отпуска без сохранения заработной платы. Поэтому если нерабочие праздничные дни приходятся на отпуск без сохранения заработной платы, то они входят в число календарных дней такого отпуска, не продлевая его.
Пример 1. Сотрудник написал заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы с 1 по 19 июня 2013 года (19 календарных дней). На этот период приходится праздничный нерабочий день 12 июня. В какой день сотрудник должен выйти на работу — 20 или 21 июня?
Решение. Нерабочий праздничный день 12 июня, пришедшийся на период отпуска без сохранения заработной платы, включается в период такого отпуска, не удлиняя его. На работу сотрудник должен выйти 20 июня.
Что будет, если работник самовольно ушёл в отпуск
Несколько иначе обстоит ситуация, когда сотрудник воспользуется неоплачиваемым отдыхом, не получив согласия работодателя.
Если будет доказано, что есть нарушение со стороны работника и оно зафиксировано в надлежащем порядке, то возможны немалые неприятности. Работодатель вправе применить меры дисциплинарного характера, включая увольнение по ст. 81 ТК. Основанием может стать зафиксированный, в установленном трудовым законодательством порядке, прогул.
Если же работодатель допустил неправомерные действия, не дав хода заявлению сотрудника, которому неоплачиваемые дни отдыха положены по законодательству, то суд становится на сторону работника. Практика судебных разбирательств в таких случаях показывает, что неправомерно уволенному работнику выплатят:
- средства за период, последовавший от увольнения до восстановления в должности, в размере среднего заработка;
- компенсацию за нанесённый увольнением моральный вред.
Особенности отпуска за свой счет
О предоставлении отпуска без оплаты работник просит письменно в отдельном заявлении.
При этом всегда должна указываться причина, по которой нужен отпуск. Как уже отмечалось выше, это необходимо работодателю, чтобы определить:
- есть ли у него обязанность дать отпуск;
- уважительность причин, в случае если дать (или не дать) отпуск — право работодателя.
Работодатель может запросить документы, подтверждающие указанные причины. Если на момент просьбы об отпуске документов еще нет, работник может предъявить их позднее (например, свидетельство о браке). Но предъявить должен!
Кроме того, можно выделить еще ряд особенностей:
- В отпуск за свой счет не включаются праздничные дни.
- Дни больничного в период отпуска без оплаты также не оплачиваются.
- С 1-го по 14-й дни отпуска за свой счет учитываются в стаже для расчета права на основной отпуск.
- Дни отпуска исключаются из расчетов, связанных со средней зарплатой.
- Если сотрудник находится на испытательном сроке (стажировке), дни отпуска в испытание (стажировку) не засчитываются.
- Если сотрудник отсутствует длительно, работодатель вправе нанять на его место временного сотрудника.
- Отпуск может прервать только сам сотрудник по своему желанию.
- Отпуск оформляется приказом, как и другие виды отпусков.
Как написать заявление на отгул?
Согласно тексту ст. 128 ТК РФ, для получения отгула работник обязан подготовить заявление. Оно пишется гражданином в свободной форме или по шаблону, предложенному отделом кадров фирмы-нанимателя. Как правило, в документе указываются следующие сведения:
- написать два заявления (одно – на отгул, второе – об уходе из компании);
- подготовить одно заявление, в котором будут сформулированы оба намерения.
В заявлении работнику следует предоставить:
- дату ухода в отгул;
- информацию, что отпуск предоставляется без сохранения;
- его продолжительность (обозначается в календарных днях);
- дату прекращения трудового контракта;
- собственноручную подпись.
Как правильно написать заявление за свой счет в 2021 году?
Заявление на отпуск за свой счет не имеют строгой формы и пишутся в свободном порядке. Но всё же имеется ряд реквизитов, которые обязательно должны присутствовать:
- ФИО заявителя и кому адресовано;
- дата составления;
- продолжительность дней отпуска;
- подпись.
Как оформляется заявление?
- В правом углу листа указывается наименование организации и имя должностного лица (руководителя), к кому адресуется заявление;
- Ниже пишется должность и Ф.И.О. сотрудника, от которого оформляется документ;
- Слово «Заявление» в центре листа;
- Далее текст, в котором содержится просьба о предоставлении отгула за свой счет с конкретной даты, на нужное количество дней и понадобится указать причину, чтобы обозначить необходимость неоплачиваемого отдыха;
- Обязательно ставится дата составления и личная подпись работника.
Отказать работодатель может, если:
- сочтет ее не важной;
- сотрудник не относится к той категории, когда неоплачиваемые дни положены по закону;
- рабочий процесс не позволяет на данный момент допустить отлучения работника с рабочего места.
При написании заявления следует учитывать, что указываются календарные дни. При этом здесь не действует принцип очередных отпусков, когда они продлеваются попадающими праздничными днями. В случае отдыха за свой счет они входят в число дней отпуска.
Как написать заявление на отпуск за свой счет
Чтобы попросить у руководства предоставить отпуск за свой счёт, необходимо написать соответствующее заявление. Оно должно быть оформлено следующим образом:
- в правом верхнем углу необходимо указать сведения о работодателе, сведения о работнике;
- в середине листа слово «заявление»;
- затем изложить просьбу о предоставлении конкретного количества дней за свой счёт. Обязательно нужно указать причину отсутствия на рабочем месте, а также конкретный временной период;
- подпись работника, её расшифровка;
- дата написания заявления.
Заявление пишется в свободной форме. Если у работодателя есть самостоятельно разработанные бланки для кадровых заявлений, то можно использовать их.
Так как, заявление относится к письменным обращениям граждан, то оно должно составляться с учётом требований, прописанных в ст. 7 Закона № 59-ФЗ:
- быть оформленным письменно, от руки или на компьютере;
- без ошибок, помарок, зачёркиваний;
- с соблюдением правил русского языка;
- без ненормативной лексики и оскорблений.
Отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты) — правильное оформление
По нормам трудового права, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы, если этот работник:
- участник Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
- работающий пенсионер (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
- родитель и жена (муж) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы,, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), – до 14 календарных дней в году;
- работающий инвалид — до 60 календарных дней в году;
- работник, у которого родился ребенок, который регистрирует брака, в связи со смертью близких родственников — до 5 календарных дней;
- в других случаях, предусмотренных ТК, иными федеральными законами либо коллективным договором.
Все перечисленные основания приводятся в ч. 2. ст. 128 ТК РФ. Уточняется, что продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.
В ч. 2 ст. 173 ТК РФ указывается еще одна категория работников, которым в связи с экзаменами и обучением тоже должен быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет о работниках, совмещающих работу с получением высшего образования по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, и работниках, поступающих на обучение по этим программам:
- работники, допущенные к вступительным испытаниям, — 15 календарных дней;
- работники — слушатели подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации — 15 календарных дней;
- на прохождение промежуточной аттестации выделяется 15 календарных дней в учебном году, на подготовку и защиту выпускной квалификационной работы и сдачу итоговых экзаменов — 4 месяца; на сдачу итоговых экзаменов — 1 месяц.
Тема гарантии предоставления отпуска за свой счет работникам, совмещающим работу с образованием, продолжена в ч. 2 ст. 174 ТК РФ. Но она касается именно тех, кто получает среднее профессиональное образование, а также работников, поступающих в соответствующие заведения.
Итак, работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
- работникам, допущенным к вступительным испытаниям, — 10 календарных дней;
- для прохождения промежуточной аттестации — 10 календарных дней в учебном году; для прохождения государственной итоговой аттестации — до 2 месяцев.
В ст. 263 ТК РФ говорится о том, что ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы могу быть предоставлены в удобное время продолжительностью до 14 календарных дней работникам:
- имеющим 2-х или более детей в возрасте до 14 лет;
- работникам, имеющим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;
- отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери.
Однако это должно быть прописано в коллективном договоре. Причем отпуск за свой счет по письменному заявлению работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.
Следует также обратить внимание на ч. 2 ст.
286 ТК РФ «Отпуск при работе по совместительству», в которой говорится следующее: «Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности».
Табелирование отпусков без СЗП
В табеле учета незанятые сотрудниками безоплатные дни кодируются сочетанием букв или цифр кодом (выбирается один вариант). В табличке приведены общепринятые коды для разновидностей отпусков без СЗП.
| № | Вид административного отпуска | Буквенный код | Числовой код |
| 1 | В связи с обучением | УД | 13 |
| 2 | По разрешению работодателя | ДО | 16 |
| 3 | Причины, предусмотренные ст. 128 ТК РФ | ОЗ | 17 |
| 4 | Дополнительный ежегодный для социальных категорий | ДБ | 18 |
| 5 | Прогулы (если уход в отпуск был самовольным и неправомерным) | ПР | 24 |
Ответственность работника и работодателя
Максимальное согласование интересов работника и работодателя послужит хорошим стимулом для развития трудовых отношений. В некоторых случаях сотруднику надо заблаговременно предупредить о том, что ему нужен отдых, чтобы производство не пострадало из-за его отсутствия. Руководство заранее в этом случае пересмотрит графики сотрудников или найдет временную замену.
Важно объяснить руководителю причину обстоятельств, из-за которых надо временно уйти, выслушать его мнение, и, учитывать его при принятии решения, написать заявление. Работодатели, как правило, беспрепятственно в этом случае соглашаются выполнять свои обязательства и отпускать сотрудников.
Работодатель обязан всегда соблюдать нормы трудового права. Нарушение влечет административное предупреждение или наложение штрафа на должностное лицо в размере от 1000 до 5000 рублей, а на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
Дополнительные отпуска за свой счет лицам, осуществляющим уход за детьми
Предоставление таких отпусков — дополнительная гарантия работникам, имеющим детей. Категории лиц, кому может быть предоставлен такой отпуск, перечислены в статье 263 ТК РФ. Условие о предоставлении указанных отпусков должно быть предусмотрено в коллективном договоре или отраслевом соглашении.
Дополнительный отпуск предоставляется по письменному заявлению работника в удобное для него время. Этот отпуск можно присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать отдельно полностью или по частям. Перенести его на следующий рабочий год Трудовой кодекс не позволяет.
Право на дополнительный отпуск без сохранения зарплаты предоставляется работникам-родителям с года рождения ребенка по год исполнения ему 14 или 18 лет включительно (ст. 263 ТК РФ).
Примечание! Отпуск предоставляется обоим родителям — сотрудникам одной организации независимо от того, использован он вторым родителем или нет (ст. 263 ТК РФ).
Возможно ли предоставление вынужденного отпуска?
Может ли работодатель по своей инициативе отправить работника в отпуск без сохранения заработной платы?
Трудовое законодательство не предусматривает вынужденные отпуска за свой счет по инициативе работодателя.
Если работник не по своей вине не может выполнять обязанности, предусмотренные трудовым договором, работодатель обязан оплатить ему это время как время простоя (постановление Минтруда России от 27.06.96 N 40 «Об утверждении разъяснения «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя»).
Примечание! Подмену простоя не по вине работника вынужденным отпуском по требованию работодателя следует считать незаконной.
Согласно части 1 статьи 157 ТК РФ время простоя оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника.
Работодатель, отправивший работника по своей инициативе в отпуск без сохранения заработной платы, нарушает законодательство о труде и об охране труда и может быть привлечен к административной ответственности. За указанное нарушение должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 1000 до 5000 руб., а организацию — от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Вместо штрафа на организацию может быть наложено административное взыскание в виде приостановления деятельности на срок до 90 суток.
Примечание! Повторное нарушение должностным лицом законодательства о труде влечет его дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).