Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации входящих документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
Возможно ли вести в электронной форме
Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.
Электронная система документации позволяет:
- эффективно управлять распределением деловых бумаг;
- отслеживать исполнение распоряжений;
- сократить период согласования документов;
- снизить расходы на делопроизводство.
Для чего нужен данный документ на предприятии
Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:
- Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола. При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг.
- Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.
- Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.
- Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.
- Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.
Структура и оформление журнала входящей документации
Унифицированной формы журнал не имеет, каждое предприятие располагает правом разрабатывать образец согласно необходимости.
Однако журнал регистрации входящих документов составляется следующим образом:
- Регистрационный номер – состоящий из уникального сочетания букв и цифр, вносится в журнал и ставится на документе;
- Дата вхождения;
- Наименование отправителя;
- Название входящего письма или краткое ясное описание;
- Адресат – кому предназначена корреспонденция.
- Если адресатов много необходимо посредством столбца отметить перемещение документа к конечному адресату.
Далее можно выделять графы по своему усмотрению и согласно внутренним потребностям организации.
Если фиксируется исходящая документация – указывается ФИО получателя и ответственное лицо за пересылку.
Основные требования к оформлению журнала заключены в следующем:
- Вся входящая документация регистрируется в едином журнале;
- Для ее регистрации назначают приказом директора ответственного сотрудника;
- Нумерация выполняется в порядке поступления писем;
- Ежегодно она начинается заново;
Важно: журнал ежегодно заводить не обязательно.
- В остальном все выполняется по требованию производственных особенностей. Руководство само вправе выбирать, какая форма учета более приемлема для организации – электронная или бумажная, оба эти вида имеют законное основание.
Регистрировать посредством компьютера бумаги особенно просто, использовав таблицы в офисных программах Word, Excel. Такую книгу можно защитить от входа посторонних лиц паролем, сделав ее доступной только для уполномоченных лиц.
О графах журнала регистрации
В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:
- С указанием на исполнителя.
- Содержательной части
- Корреспондентских данных
- Разновидности деловых бумаг
- Даты
- Регистрационного номера.
Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.
Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:
- Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
- Второй символ изображает номер самого журнала.
- Последним стоит порядковый номер по документу.
Для разделения цифр используют косую черту или тире.
Правила внесения данных и форма журнала
Подлежит регистрации в журнале вся документация, которая будет учитываться, исполняться и использоваться в справочных целях. Помимо этого, все бумаги следует разделить на те, которые должны быть зарегистрированы и те, которые не являются обязательными. Из нерегистрируемых документов выделяются:
- ГОСТ, ОСТ, ТУ;
- работы научного характера;
- графики, заявки, разнарядки;
- отчётная документация (статистическая, бухгалтерская и т. д.);
- личная корреспонденция;
- информация о расходе материалов;
- печатные издания;
- поздравительного и пригласительного характера;
- прейскуранты;
- программы совещаний;
- рекламная документация;
- учебные программы.
Все остальные документы, не указанные в этом списке, должны регистрироваться в обязательном порядке. Вся документация подлежит регистрации в тот самый момент, когда документ был получен.
Перечень документов, не подлежащих регистрации
В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.
- Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
- Графики, наряды, заявки.
- Сводки и информация, присланные для сведения.
- Учебные планы, программы.
- Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.
- Прейскуранты, прайс-листы.
- Технические условия.
- Нормы и нормативы расходов материалов.
- Поздравительные письма.
- Пригласительные билеты.
- Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
- Формы статистической отчетности.
- Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично».
- Объяснительные записки.
Регистрация и контроль исполнения документов
Регистрация — фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация документа — «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».
Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.
Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются со своими порядковыми номерами) входящие документы, исходящие документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов.
Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Приложения к документам отдельно не регистрируются.
Существует три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации и контроля исполнения документов («системы электронного документооборота»).
Характеристики товара
- Бренд: Кадры в порядке
- Артикул: ОД-06
- Тип: журнал
- Область применения: Общее делопроизводство
- Комплект: N
- Количество в упаковке: 1
- Формат: А4
- Количество листов: 32
- Ориентация: вертикальная
- Тип обложки: мягкая
- Материал обложки: золотистый картон
- Съёмная обложка: Есть
- Количество страниц: 64
- Нумерация страниц: да
- Тип бумаги: офсетная
- Плотность бумаги: 80 г/м2
- Печать: цифровая
- Рабочая поверхность листа: двусторонняя
- Тип крепления: скрепки
- Прошнурован: Да
- Тип шнуровки: Лента
- Опломбирован: Да
- Тип пломбы: Номерная голографическая
- Вес (грамм): 200
- Длина (мм): 288
- Ширина (мм): 210
- Высота (мм): 6
- Толщина (мм): 6
- Цвет : золотистый
- Страна изготовитель: Россия
Для чего нужен данный документ на предприятии
Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:
- Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола. При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг.
- Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.
- Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.
- Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.
- Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.
Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Это даёт возможность не утонуть в приходящей корреспонденции и отделить «зёрна от плевел», т.е. дифференцировать входящие документы по степени значимости.
Для чего нужен журнал
В каждой организации ежедневно происходит оборот многочисленных входящих и исходящих деловых бумаг. Первые приходят от клиентов и партнеров. Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.
ВАЖНО!
Регистрация документации на предприятии — не прихоть, а необходимый процесс. Исчезновение бумаги от важного партнера вызовет не только ухудшение имиджа предприятия, но и существенные убытки. Если сведения о документе зафиксируют в книге учета, он не затеряется и дойдет до того, кому предназначался.
Обязателен ли документ
Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.
Пример журнала регистрации входящей документации
Документы, поступающие в организацию от других юридических и физических лиц, следует регистрировать в журнале. При этом на входящем бланке делается отметка о регистрации и присвоении ему регистрационного номера.
Регистрация входящих документов позволяет не потеряться ни одному листу, а лицу, передавшему бумагу позволяет быть уверенным в том, что он будет рассмотрен и дойдет до адресата по назначению. Более крупные предприятия ведут два отдельных регистрационных журнала для входящей и исходящей документации. Образец для входящих документов предлагаем скачать внизу.
Книга регистрации не имеет типового бланка и может принимать такую форму, какая удобна самой организации.
Для исходящих бумаг может быть использована аналогичная форма с небольшими изменениями.
Форму книги каждая организация выбирает произвольно. Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает. Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4. Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата. На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:
Листы следует пронумеровать и прошить. На последней странице обозначают общее количество страниц. Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать. Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.
Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения. В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др. А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).
Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда. А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.