Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление на ежегодный отпуск и его подача работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.
Заявление на отпуск — Институт Профессионального Кадровика
21 февраля
2389
#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>
Как правильно оформить отпуск сотруднику, обязательно ли составлять заявление и что делать дальше — рассказываем в нашей инструкции. В статье вы найдете образцы заявлений на основные виды отпусков.
Заявление на отпуск — документ, далеко не всегда необходимый на практике. В каких-то случаях он нужен, а в каких-то нет. Все зависит от того, реализуется ли отдых по графику или возникает спонтанно.
Чтобы разобраться в вопросе, сначала рассмотрим, какие виды отдыха предусмотрены Трудовым кодексом.
- Ежегодный оплачиваемый. Это стандартный отдых по графику, составляющий не менее 28 календарных дней в год. Предоставляется новичку спустя 6 месяцев работы в организации.
- Ежегодный дополнительный. Отдельные категории работников имеют право на дополнительный отдых в течение года. Это ветераны Великой Отечественной войны, инвалиды, пенсионеры, специалисты с ненормированным рабочим днем, работающие на Крайнем Севере или на вредных и опасных работах.
- Без сохранения заработной платы. Более известный как «отпуск за свой счет». Работодатель обязан предоставить его в случае, если у сотрудника возникли значимые жизненные обстоятельства — рождение ребенка, смерть родственника или свадьба. По взаимной договоренности можно разрешить работнику взять дни за свой счет по другим уважительным причинам.
- Учебный. Гарантирован школьникам, абитуриентам, допущенным до экзаменов, студентам заочного и вечернего отделений вузов и ссузов для защиты диплома или промежуточных аттестаций и соискателям степеней магистра или доктора наук.
- Для сдачи крови или ее компонентов. Если сотрудник — донор, то работодатель обязан предоставить ему два свободных дня. Один для сдачи крови, а другой для отдыха и восстановления.
- По беременности и родам. Гарантируется женщинам на основании больничного листа с соответствующей записью.
- По уходу за ребенком. В нем по российским законам имеет право находиться мать, отец, любой другой родственник или опекун, который ухаживает за ребенком. Продолжается до тех пор, пока ребёнку не исполнится 3 года.
В кадровой практике встречаются и другие виды отпуска, предусмотренные коллективным договором или приказом руководства. Законодательство при этом не ограничивает продолжительность отдыха по верхней планке — только по нижней.
- Не позднее, чем за 2 недели до нового года работодатель обязан разработать график отпусков на следующий год и ознакомить с ним сотрудников.
- График можно составить по стандартной форме Т-7, либо адаптировать ее под нужды своей компании
- Скачать образец формы Т-7
За 14 дней до начала отпуска сотрудника, нужно в письменной форме уведомить его об этом. Убедитесь, что сотрудник ознакомился с уведомлением и согласен с ним. Он может подписать документы, чтобы было доказательство.
Статьи 122 и 123 ТК РФ и Федеральный закон №90-ФЗ прямо говорят об ответственности работодателя за этот момент. Письменное уведомление о начале отпуска не имеет установленного образца.
Составить его можно в произвольной форме.
Скачать образец уведомления о начале отпуска
Подписанное работником уведомление нужно зарегистрировать в специальном «Журнале регистрации отпусков».
Заявление не требуется:
- Если отдых был запланирован и реализуется по графику. В таком случае его заменяет уведомление.
Заявление обязательно, если работник:
- Еще не отработал шести месяцев в организации, то есть он пока не включен в график отпусков.
- Относится к одной из категорий граждан, которым дополнительные дни полагаются по закону.
Если сотрудник хочет использовать отпуск вне графика — в этом случае заявление необходимо. Оно послужит основанием для приказа и выплате отпускных.
Заявление пишется за 14 дней до первого дня отдыха, однако в Трудовом кодексе это время никак не обозначено. Главное, чтобы заявление было написано как минимум за 3 дня, чтобы бухгалтерия успела рассчитать и начислить отпускные выплаты.
Трудовое законодательство никак не регулирует форму заявления на отпуск. Бланк может быть произвольным.
- «Шапка» документа. Укажите в ней название организации, должность и фамилию руководителя и работника.
- Заголовок. Например, «заявление».
- Четко сформулированная просьба даты и, если нужно, обстоятельства.
- Подпись и актуальная дата обращения.
Можно создать форму самостоятельно, а можно взять образец заявления на отпуск.
На основании уведомления или заявления нужно выпустить приказ о предоставлении отпуска сотруднику по форме Т-6. Эту форму подписывают руководитель предприятия и начальник отдела кадров.
Последний шаг — бухгалтерия заводит записку-расчет по форме Т-60 и выплачивает отпускные.
- Если нарушение допустило юридическое лицо, оно будет оштрафовано на сумму от тридцати тысяч рублей, а повторно — от пятидесяти.
- Если ИП или должностное лицо — от одной тысячи рублей, а повторно — от десяти. Должностное лицо может быть так же дисквалифицировано на срок от года.
Работодатель несет полную ответственность перед законом за своевременный уход сотрудников в отпуск.
Если что-то организовать неправильно, оформить невовремя или ошибочно, то организация может быть серьезно оштрафована. КоАП РФ четко регулирует наказание ��а непредоставление сотруднику отпуска или несвоевременную выплату отпускных.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год утверждается не позднее 17 декабря 2021 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).
Сколько можно не ходить в отпуск
Воспользоваться правом на оплачиваемый отдых каждый сотрудник может спустя полгода работы в компании. Согласно положениям действующего законодательства, стандартная длительность отпуска — не менее 28 дней. В том случае, когда в течении первого года работы сотрудник не ходил в отпуск, дни отдыха автоматически переносятся на следующий год, но они никогда не сгорают.
Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя. Работник не вправе в одностороннем порядке отказаться от подчинения графику отпусков, утвержденному работодателем. Отказ работника от очередного отпуска можно рассматривать как нарушение им трудовой дисциплины, что влечет за собой дисциплинарное взыскание.
В обязанности отдела кадров организации входит отслеживание по личным карточкам сотрудников продолжительность полагающегося отпуска и уведомлять руководство компании о случаях, когда тот или иной сотрудник долго не брал отпуск. Со своей стороны руководство фирмы должно принять меры, направленные на то, чтобы работник получил возможность воспользоваться положенными ему днями оплачиваемого отдыха.
Если потеряли заявление на отпуск
Нередко бывают ситуации, когда работники подают заявления об отпусках вовремя, а работодатели или кадровики их теряют. Здесь вины отпускников нет, поэтому они вправе уйти на отдых в установленные даты.
Какие могут быть варианты в случае утери заявления:
- Перенос отпуска. Это возможно, если виновный в утрате документа договорится с отпускником. В таком случае даты будут немного сдвинуты, а тот подаст новое заявление;
- Оставить все без изменений и направить новое заявление. Если еще есть время до начала отпуска и стало известно об утрате документа, можно его переписать;
- Оформление заявления задним числом. С точки зрения законодательства это нарушение, но кадровик и отпускник могут договориться. Тогда последний отправится на отдых вовремя. Если же отпуск все равно сдвигается, лучше написать заявление с указанием реальных дат.
График отпусков. Какие нюансы помогут избежать нарушений трудового законодательства
27.04.2017
Чем для компаний опасен формальный подход к графику отпусков Нужно ли заявление об отпуске, если работник отдыхает по графику Как правильно оформить предоставление отпуска не по графику
Декабрь традиционное время составления графиков ежегодных оплачиваемых отпусков на следующий календарный год. Форма этого документа (№ Т-7) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и является обязательной для всех компаний независимо от форм собственности. На практике к оформлению графика отпусков многие относятся как к простой формальности, считая, что важен лишь сам факт его наличия на случай проверки трудовой инспекции. В результате компания рискует допустить целый ряд ошибок, которые грозят как претензиями со стороны проверяющих и штрафом за нарушение законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП РФ), так и претензиями со стороны работников.
Процедура составления графика
Согласно статье 122 Трудового кодекса, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно в соответствии с очередностью, установленной у конкретного работодателя. Эту очередность определяет график отпусков. Он должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Утверждение графика. График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании (директор, генеральный директор и т.д.) или уполномоченное им лицо. Это установлено в Указаниях по применению и составлению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (приложение к приказу постановления Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Если в компании есть профсоюзный орган, то график утверждается с учетом его мнения (ст. 123 ТК РФ).
Извещение работников. Закон не обязывает работодателя согласовывать время отпусков с работниками. Есть исключения, о которых будет сказано ниже. Но по общему правилу очередность отпусков устанавливает работодатель, а работника необходимо лишь известить о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для извещения работников можно использовать сам график отпусков. Для этого в последней графе формы № Т-7 Примечание можно добавить надпись о времени начала отпуска работник извещен, а напротив своей фамилии работник проставит дату извещения и подпись.
Отпуска по желанию работников. Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами, отпуск предоставляется по их желанию. В частности, работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по желанию работника в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ), по желанию работницы перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 № 76-ФЗ О статусе военнослужащих), ветеранам боевых действий в любое удобное для них время (ст. 16 Федерального закона от 12.01.95 № 5-ФЗ О ветеранах). В таких случаях в график отпусков вносятся соответствующие изменения на основании заявления работника.
ВОПРОС В ТЕМУ
Как предоставить отпуск работнику, который на момент утверждения графика еще не работал в компании и не попал в график?
В этом случае отпуск предоставляется данному работнику по его заявлению без отражения в графике. Если заявление подано по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, то работодатель не может отказать в отпуске (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). А отпуск до истечения шести месяцев работы возможен только с согласия работодателя.
Предоставление отпуска по графику
После утверждения графика работодателем он становится обязательным как для самого работодателя, так и для работников (ст.123 ТК РФ). То есть работники должны идти в отпуск именно в те периоды, которые установлены в графике. Никаких заявлений от них о предоставлении отпуска в таком случае не требуется.
Процедура оформления отпуска. На основании утвержденного графика в течение года руководитель компании ежемесячно издает приказы о предоставлении отпусков. Для этого можно использовать как унифицированную форму № Т-6* (она применяется для оформления отпуска одного работника), так и форму № Т-6а (применяется для оформления отпусков сразу нескольких работников). С приказом необходимо ознакомить работников под роспись. На основании приказа нужно сделать отметки об отпуске в специальных разделах личной карточки работника (форма № Т-2) и его лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и рассчитать отпускные по форме № T-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. В соответствующей графе графика отпусков надо проставить отметку о фактической дате отпуска.
Заявление на отпуск на 2 недели
Практически в каждой организации имеется документ внутреннего характера, предназначенный для учета ежегодного времени отдыха. Таковым является график отпусков. Его заполнение осуществляется заранее — в начале нового года каждый сотрудник должен знать, в каком месяце он будет освобожден от работы. Обязательно ли работнику писать заявление на ежегодный отдых, если есть график отпусков?
Важно! Если в компании присутствует график, сотрудник не обязан предоставлять работодателю заявление. Руководитель сам должен отправить уведомление работнику о предстоящем отпуске.
При этом официально трудоустроенный гражданин должен получить уведомление о предстоящем отпуске минимум за 2 недели до упомянутого периода. Данное правило регламентируется ст. 123 ТК РФ.
Выделяют обстоятельства, при которых сотрудник в обязательном порядке должен составить запрос на предоставление очередного оплачиваемого отпуска.
Как составить заявление
Законодательно утвержденного шаблона заявления на отпуск нет, но некоторые формулировки или данные важны. Чтобы не отказали, используйте образец, как правильно написать заявление на отпуск в 2020 году.
Заявление пишется на листе формата А4 от руки чернилами синего, фиолетового или черного цвета или печатается с использованием компьютера. Заявление на отпуск должно иметь такую структуру:
- Шапка. В правом верхнем углу указываем Ф.И.О. и должность руководителя. Обычно это генеральный директор (например, генеральному директору ООО «Ромашка» Василькову Д.М.). А также указываем Ф.И.О. и должность составителя.
- Посередине страницы пишем «Заявление».
- Далее идет основной текст с просьбой о предоставлении отпуска. Указывается тип отпуска, дата начала отпуска и количество дней. Если отпуск незапланированный, то указывается его причина.
- В конце ставится дата написания заявления и подпись составителя с расшифровкой.
Заявление на отпуск передается руководителю, который должен его завизировать. Если уйти в отпуск без утверждения, это будет считаться прогулом.
За сколько дней пишется заявление на оплачиваемый отпуск по закону?
Письменное желание работника выйти в очередной отпуск должно быть подано заранее – не позднее, чем за две недели до предполагаемого периода отдыха. Такое требование установлено в статье 121 Трудового кодекса.
При наступлении обстоятельств, когда требуется взять отпуск, но дата его наступления уже на подходе, сотрудник может обратиться к руководителю с заявлением. Однако, следует учитывать, что расчет и оплата его по нормам законодательства должна быть произведена не позднее, чем за три дня до наступления первого дня отдыха. Если заявление подано ранее этого срока, руководитель согласовал его и бухгалтерия успела рассчитать отпускные, то никаких проблем нет. Иначе работнику потребуется приписать в заявлении фразу о том, что он не возражает получить отпускную сумму позже.
Вольный стиль изложение не позволит сделать оформление пустой формальностью.
Соблюдаются некоторые правила и обязательно включены важные элементы:
- На самом верху справа вписывается полное наименование предприятия или организации, должность и фамилия руководителя или ответственного лица вместе с обозначением населенного пункта.
- Сообщается должностное положение и фамилия заявителя вместе с именем и отчеством. Чуть ниже — название документа.
- Излагается просьба о предоставлении отпускных дней с точным обозначением сроков. Их лучше точно указать даже при подписанном и утвержденном графике.
- Внизу проставляется личная подпись вместе с расшифровкой фамилии и числом составления.
График отпусков – обязательно составлять или нет?
В ст. 123 ТК РФ, полностью посвященной регулирования очередности предоставления оплачиваемых отпусков, конкретно и дословно не указано, что такой график обязателен, какие предусмотрены меры ответственности за его отсутствие. В Кодексе об административных правонарушениях график отпусков также отдельно не упоминается. Однако в нем есть ст. 5.27 КоАП РФ, которую можно толковать очень широко. Она определяет наказание за нарушение норм трудового законодательства в целом.
Из текста ст. 123 ТК РФ, в котором установлено, что очередность предоставления отпусков определяется по обязательному для сторон трудового контракта графику отпусков, однозначно делается всеми контролирующими органами вывод, что законодатель императивно указал на обязательность составления такого документа работодателем. В случае его отсутствия работодателю грози штраф по ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Из этой же нормы можно выделить определение графика – это документ, в котором определены даты очередного оплачиваемого отпуска всех штатных сотрудников предприятия.
График отпусков обязателен для каждого работодателя, независимо от формы собственности, а также организационно-правовой формы предприятия, правового статуса работодателя (ИП или юрлицо).
Когда подается запрос на отдых за свой счет?
Работодатель не обязан предоставлять работникам отпуск за их счет. Это может быть взаимное соглашение сторон с учетом уважительных причин. Однако, в законодательстве закреплены некоторые категории граждан, которые имеют право на подобный отдых.
В обоих случаях сотрудник должен написать заявление. Унифицированной формы этого документа нет, поэтому он может быть написан либо от руки, либо на бланке, закрепленном внутренними правилами компании.
Узнать больше о составлении заявления на отпуск за свой счет можно в этой статье.
Законодательство не оговаривает срок, за который необходимо написать заявление, ведь причиной могут служить и непредвиденные обстоятельства. По требованию работодателя сотрудник должен предоставить любые документы, обосновывающие уважительные причины ухода в отпуск. Оформление происходит традиционно:
- Сотрудник составляет заявление с указанием причин срочного отпуска,
- Отдел кадров выпускает приказ под личную подпись работника.
Заявление на отдых за свой счет: .
Сроки выпуска приказа с графиком отпускных
Согласно трудовому кодексу ежегодный оплачиваемый отпуск устанавливается согласно графику в конце каждого календарного года. В этом случае за две недели до начала отпуска работник извещается путем уведомления. Если речь идет о внеочередном оплачиваемом отпуске, то работник обязан согласовать дату отпуска с работодателем не ранее, чем за 15 дней до начала отдыха.
Приказ об отпуске делается на основании заявления. Законодательством также не оговорены точные сроки, необходимые для его выпуска. Самое главное, что дата приказа должна быть раньше того дня, когда сотрудник уходит отдыхать.
В ТК РФ не оговаривается, возможно ли написать заявление ранее. Сроки выпуска всех документов могут быть оговорены внутренними правилами компании.
Невозможно предусмотреть все заранее, ровно, как и даты своего отдыха. Знать правила оформления отпусков важно как для нанимателя, так и для сотрудника. Это позволит избежать возникновения разногласий или судебных разбирательств.
Нужно ли писать, если есть график?
Во многих компаниях руководство заранее заботится о распределении периодов отдыха. В таком случае в начале года составляется график, в котором работники должны расписаться.
Если такой документ имеется, то писать дополнительно ничего не обязательно. А вот руководитель должен в обязательном порядке уведомить сотрудника о том, что у него скоро будет законный очередной оплачиваемый период отдыха.
По Трудовому кодексу сделать это руководитель должен в срок, не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска.
Писать заявление необходимо, если графика отпусков в организации нет или работник в него не попал по уважительным причинам.
Также необходимо написать просьбу, если у сотрудника есть неиспользованный период основного оплачиваемого отдыха за прошлый год, и работник хочет прибавить к отдыху в этом году.
Также обязательно оформлять заявление, если перерыв понадобился вне графика.
Как написать заявление, если в отпуск уходит директор, читайте здесь.