Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Доверенность на право подписи первичных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
Доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов
Налоговики сняли вычеты по НДС и доначислили налог на прибыль из-за подписи на счет-фактуре. Документ подписал менеджер, у которого не было доверенности на подписание первичных бухгалтерских документов. В статье расскажем, в каких случаях оформляют доверенность на подписание первички, как составить документ и приведем образец для скачивания.
Согласно закону «О бухгалтерском учете», подписывать первичные документы может директор или доверенный сотрудник. Руководитель передает право подписи двумя способами: издает соответствующий приказ либо оформляет доверенность.
Какой способ выбрать зависит от действий и работника, которому руководитель делегирует полномочия. Список доверенных сотрудников руководитель согласовывает с главным бухгалтером.
Если в компании нет главбуха, руководитель единолично принимает решение.
После того как сотрудник подписал доверенность или приказ, на него перекладывается ответственность за оформление первичных бухгалтерских документов. Работник ставит на документе подпись и расшифровку. Это нужно, чтобы его могли идентифицировать при любых проверках.
Подписание первичных документов по доверенности
Учредитель компании, акционер, другие граждане не являются единоличным исполнительным органом компании и не вправе действовать от имени компании. Однако они могут представлять интересы компании на основании выданной им доверенности. Кроме того, доверенность на подпись первичных документов (образец текста документа приведем далее) может быть выдана гражданину, с которым у компании не оформлены трудовые отношения, то есть он не является сотрудником компании. Если компания выдала физлицу доверенность, то гражданин становится ее уполномоченным представителем и имеет право подписи первичных документов от имени компании.
Таким образом, если компании необходимо наделить гражданина правом подписи первичных документов, необходимо:
- выдать от компании (в лице ее гендиректора) доверенность на право подписи первичных документов за соответствующих должностных лиц;
- обозначить в отдельном договоре поручения обязанность гражданина своевременно передавать документы для регистрации в регистрах бухучета, а также его ответственность за достоверность передаваемых данных.
Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.
К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:
- наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
- банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
- номер и дата документа;
- номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
- единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
- итоговая сумма по всем позициям в документе;
- подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
- марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
- количество мест, масса и категория перевозимого груза;
- основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.
Подписание денежных документов
Если документ содержит хозоперацию с деньгами, то подписывать его должны 3 лица:
- руководитель;
- главный бухгалтер.
К таким документам в том числе относятся документы, содержащие финансовые и кредитные обязательства. Это документы, которыми оформляют:
- договора кредита или займа;
- коммерческий, товарный кредит;
- финансовые вложения компании.
В данном случае заменить главного бухгалтера могут:
- специалист организации, но которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета (например, в компании вовсе отсутствует главбух);
- сотрудник, уполномоченный подписывать документы (при этом на него должна оформляться доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов).
Примеры первичной документации
Каждый день компания совершает определенные действия: закупает товары, выставляет счета, отгружает продукцию, оплачивает закупки и налоги, приходует и расходует денежные средства в кассе. Все эти операции оформляются первичными документами. Для точного отражения в учете перечисленных действий используют следующие формы документов:
- ТОРГ-12 или транспортная накладная;
- счет-фактура;
- приходные и расходные кассовые ордера;
- акты выполненных работ и услуг;
- акты передачи материальных ценностей;
- товарно-транспортная накладная;
- платежные поручения и выписки банка;
- требование на выдачу материальных ценностей.
К этому списку можно добавить достаточно много примеров используемой в компании первичной документации. Главное отличие ее от учетных регистров и отчетности — оформление документа в процессе операции или с незначительным опозданием.
Образцы первичных документов утверждаются Госкомстатом, Министерством финансов и законом о бухгалтерском учете. Также выходят региональные требования и положения. Самым главным законодательным актом, регламентирующим работу бухгалтера, является 402-ФЗ. Ст. 9 подробно расписывает правила ведения документации.
Законодательными органами чуть ли не ежеквартально выпускаются очередные поправки к существующим положениям, новые нормативно-правовые акты, публикуются изменения в ведении учета и отчетности. Именно поэтому бухгалтера все время поднимают квалификацию, подписываются на специализированные тематические издания и пытаются быть в курсе всех новостей налогового и бухгалтерского учета. Несоблюдение требований может повлечь за собой крупные штрафы, массу редактирований существующей отчетности и другие санкции.
Для начала вам стоит убедиться, что расшифровка подписи на первичных документах контрагента как минимум соответствует данным о лицах, уполномоченных подписывать такие документы. То есть необходимо произвести идентификацию лица, уполномоченного на подписание документов.
К сведению. Напомним, что без доверенности от имени компании может выступать и совершать сделки (подписывать документы) только единоличный исполнительный орган общества — директор, генеральный директор (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и др.).
Чаще всего первичные документы (акты приемки-передачи результатов выполненных работ, оказанных услуг, накладные) подписывает руководитель (генеральный директор/директор). Следовательно, необходимо убедиться, что данные о руководителе организации-контрагента на первичном документе соответствуют информации о руководителе, указанной в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).
К сожалению, на практике проконтролировать полномочия лиц, которые подписывают первичные документы, тем более в условиях крупной организации (с большим количеством контрагентов), не всегда возможно. Для этого необходимо было бы создать еще один отдел в дополнение к бухгалтерии. Отметим, однако, что негативные последствия подписания документов неуполномоченным лицом для налогоплательщика возникают в том случае, если совокупность доказательств ставит под сомнение реальность операций с таким контрагентом (контрагент-«однодневка», руководитель контрагента отказывается от подписи, экспертиза показала, что подпись подделана, компания не платит налогов, мигрирует из инспекции в инспекцию и т.д.). Соответственно, если компания сможет собрать пул доказательств о реальности операций и проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента, то у нее есть шанс снять претензии налогового органа (в вышестоящем налоговом органе или суде).
Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов
Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).
Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу.
В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).
Составляйте договоры ГПХ по готовым шаблонам Составить бесплатно
Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).
Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.
Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.
Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность.
На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН.
А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)).
Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).
Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.
При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п.
4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).
Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.
- Учтите: одного приказа или доверенности недостаточно. Дополнительно в карточки банков добавляют новые образцы, чтобы кредитные учреждения могли распознать доверенное лицо и выполнить поручение клиента. Кстати, уполномоченные лица расписываются в карточках банка в присутствии сотрудника учреждения. Иначе потребуется нотариальное заверение образцов, гласит Инструкция Банка России №153-И от 30.05.2014.
- Если третье лицо заверяет документ по доверенности, в реквизитах компании понадобится графа такого типа: «Главный бухгалтер (по доверенности от 24.09.2020 №3)». Формулировки «за главного бухгалтера» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера» неуместны, поскольку лицо не является временно исполняющим обязанности, а получило полномочия по заверению документов по доверенности.
- Не забудьте при отправке отчетности в электронном виде приложить скан доверенности. Иначе налоговые органы вправе отказаться принимать декларации и расчеты.
- Сроки, на которые оформляют приказ или доверенность, нигде не определены. Но целесообразно пересматривать и обновлять такие документы не реже раза в год или по мере необходимости.
Кто может подписывать первичные документы ↑
Согласно Инструкции ЦентроБанка России №28-И от 14.09.2006 (п.7.5, п.7.6) первостепенное право подписи первичных учетных документов предоставлено должностным лицам, представляющим единоличную исполнительную власть.
Также наделяться правом первой подписи могут и другие лица. Основанием становится доверенность, выданная в законодательно установленном порядке.
Право второй подписи возлагается на бухгалтера, ответственного за ведение бухучета. Руководитель может передать право первой подписи другим лицам, руководствуясь приказом либо доверенностью.
При этом этом Письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007 указывает, что в документах, наделяющих лицо данным правом должно указываться, что лицу предоставлено право именно первой подписи.
Иногда сотрудник обладает правом подписывать первичные документы в силу занимаемой должности.
В таком случае для подтверждения своих полномочий вне организации субъект должен предъявит документ, указывающий на наличие права подписи (к примеру, должностную инструкцию).
Существуют определенные различия между приказом и доверенностью. Приказ на право подписания первичной документации от имени организации оформляется относительно конкретного должностного лица.
Он функционирует в течение всего периода трудовых отношений с этим работником. В основном приказом учреждается право подписи документов, являющихся внутренними.
Доверенность выдается на определенное физическое лицо, независимо от занимаемой должности. По обыкновению доверенность выдается на обусловленный срок.
Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Так, бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:
- приказе;
- должностной инструкции;
- положении;
- доверенности.
Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.
Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них
Поступающие в бухгалтерию первичные документы должны обязательно подвергаться проверке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Проверка первичных документов — контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам. Проверка осуществляется следующими способами:
формальная проверка;
проверка по существу;
арифметическая проверка;
встречная проверка.
Формальная проверка — проверка правильности использования бланка первичного документа утвержденной формы и полноте заполнения реквизитов. При формальной проверке необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа: оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.