Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выстроить управление закупками в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проверку обоснованности проводят в ходе аудита, то есть независимой экспертизы. Этим занимаются контролирующие органы, в частности, ФАС и Счётная палата. Обоснование в первую очередь опирается на экономическую нагрузку, которая ложится на заказчика. Закупка должна соответствовать целям заказчика и быть рациональной. Большая экономическая нагрузка переносится на бюджет, поэтому правительство уделяет большое внимание тому, чтобы закупки и траты были обоснованными.
Как проверяют обоснованность
При выявлении нарушений закупку могут объявить необоснованной. Следом за этим заказчику должны предъявить список нарушений и рекомендации по их устранению. Отражать закупку в плане-графике можно только после разрешения проблем согласно этим предписаниям. Должностные лица заказчика будут привлечены к административной ответственности в соответствии с КоАП РФ, поэтому закупки лучше сразу составлять в соответствии с требованиями.
Алгоритм планирования закупок
Предприниматели должны уделять особое внимание товарным запасам, которые необходимы для полноценной бесперебойной работы торговой точки и интернет-магазина. Продукция или материалы, используемые в сервисных нишах, являются основой активов компании.
Но заказывать у поставщиков большие объемы вслепую, создавая огромный запас — решение не из лучших. Важен именно рациональный подход, поиск так называемой «золотой середины».
Если у магазина много товарных активов, это формирует положительное мнение покупателей, благоприятно сказывается на рейтингах, дает преимущество перед конкурентами. В то же время, большое количество залежавшихся на складе товаров замораживает реальные средства, ставит под угрозу финансовую ликвидность фирмы. Из-за переизбытка запасов многие магазины терпят крах.
Поэтому нужно четко понимать:
- сколько продукции закупать;
- как оптимизировать заказы и исключить длительные простои товара на складе;
- на каких условиях сотрудничать с поставщиками;
- как составить план финансовых расходов.
Как обеспечить магазин необходимым количеством товара?
Если в магазине постоянно присутствует достаточно товара, риск срыва потенциальных сделок и ухода покупателей к конкурентам минимален.
Специалисты советуют придерживаться нескольких рекомендаций, которые помогут обеспечить регулярные стабильные продажи:
- формировать заказы поставщикам, балансируя между максимальным объемом продаж и минимальными списаниями;
- по возможности договориться о более частых поставках товара со свежими сроками годности (особенно актуально для скоропортящейся продукции);
- корректировать работу автоматизированной системы, оставляя невостребованные позиции в матрице с отрицательным остатком;
- временно сокращать заказы после окончания промо-акций для выравнивания продаж;
- контролировать факторы колебаний товарооборота, ведя календарь с важными событиями, которые влияют на реализацию.
Когда проанализированы продажи, спрос и дополнительные факторы, необходимо сформулировать точный объем заказа. Чтобы рассчитать заказ поставщику, можно использовать усредненную формулу. В ней уже учтены нюансы, влияющие на размер заказа.
Следует учитывать график поставок. Необходимо составить годовой календарный план закупок, согласовав его с поставщиком. Например, в понедельник работник отдела закупок формирует заявку и подает ее поставщику. В среду тот привозит продукцию. Следующий день формирования заказа – понедельник на следующей неделе, то есть следующая партия товаров должна приехать через неделю, в среду. Значит, при формировании заказа важно указать такой объем товаров и сырья, которого хватило бы до следующей даты поставки, а не до следующей даты формирования заказа.
Однако при таком подходе важно определить периодичность подачи заявок на товар. Продукцию повседневного спроса можно заказывать по мере истощения запасов, тогда нужно определить критический минимум. Как только объем запасов дойдет до этой отметки, работники закажут новую партию. Такая периодичность подходит для работы с теми поставщиками, у которых есть минимальный порог для заказа и он является высоким. В ином случае формировать заявки можно, не дожидаясь истощения запасов. Например, раз в месяц или в неделю.
Второй нюанс, который надо учесть – минимальное количество товарных единиц, при котором магазин сможет нормально функционировать. Это особенно важно для офлайн-магазинов, ведь там нежелательны пустые полки. Чтобы рассчитать, какое количество продукции необходимо для работы магазина:
- реальные средние продажи в день. Чтобы вычислить их, можно взять период, например, месяц. Сумму ежемесячных показателей нужно разделить на число рабочих дней. Важно смотреть на даты, где продажи значительно превышали средний объем. Например, в один из дней прошлого месяца было продано вдвое больше товара, чем обычно, потому что проводилась акция. Если аналогичная акция будет проводиться в будущем, то учитывать этот повышенный объем продаж нужно. Но если мероприятие было разовым, то лучше изначально исключить этот день и пересчитать среднедневной объем продаж;
- прогнозируемый объем продаж за сутки. Полученный результат необходимо скорректировать с учетом коэффициента сезонности, а также внутренних и внешних факторов;
- страховой запас. Чтобы магазин работал без перебоя до следующей закупки, необходимо иметь страховой запас. Он рассчитывается на основании прогнозируемого объема продаж;
- товарные остатки, которые будут на складе в момент поставки новой партии. Так как между датой оформления заявки и датой поставки товара проходит некоторое время, нужно учитывать этот период. Необходимо просчитать товарный остаток на момент поставки новой партии. Для этого от текущих остатков нужно отнять ежедневные продажи, а затем полученное значение умножить на количество дней до поставки.
Ежегодный план закупки
В нем надо отражать все закупочные потребности автономного учреждения, поскольку договоры с исполнителями должны заключаться только по результатам закупок, осуществляемых в соответствии с планом (ч. 5.1 ст. 3 Федерального закона № 223-ФЗ). Но из этого правила есть несколько исключений: заказчик все же может подписывать договоры по результатам закупки, не включенной в план, при возникновении потребности в ней:
-
при аварии;
-
при иных чрезвычайных ситуациях природного или техногенного характера;
-
вследствие непреодолимой силы;
-
при необходимости срочного медицинского вмешательства;
-
для предотвращения угрозы возникновения указанных ситуаций.
Помимо закупок срочного характера, в плане не отражаются закупки, поименованные в ч. 15, 16 ст. 4 Федерального закона № 223-ФЗ, – сведения, которые составляют государственную тайну или в отношении которых Правительство РФ приняло решение о неразмещении в ЕИС. Кроме того, в силу п. 4 Правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 17.09.2012 № 932, заказчики вправе не вносить в план закупки стоимостью менее 100 тыс. руб. (при годовой выручке свыше 5 млрд руб. – менее 500 тыс. руб.).
Остальные приобретения надо отразить в ежегодном плане – либо при его первоначальном формировании, либо при внесении изменений. В частности, это касается иных закупок, информация о которых может не публиковаться в ЕИС на основании ч. 5, 15 ст. 4 Федерального закона № 223-ФЗ.
Один из таких случаев – закупка у единственного поставщика стоимостью более 100 (500) тыс. руб. Согласно ч. 5 ст. 4 Федерального закона № 223-ФЗ заказчик может не публиковать в ЕИС информацию о данной закупке (извещение, закупочную документацию, проект договора и пр.). Однако вносить закупки у единственного поставщика в ежегодный план все же надо – никаких исключений для этого случая Правила № 932 не предусматривают.
То же самое относится к двум другим видам закупок, перечисленным в п. 2, 3 ч. 15 ст. 4 Федерального закона № 223-ФЗ:
-
закупка услуг по привлечению во вклады (включая размещение депозитов) денежных средств организаций, получению кредитов и займов, выдаче банковских гарантий и поручительств, предусматривающих исполнение обязательств в денежной форме, открытию и ведению счетов;
-
закупка, связанная с заключением и исполнением договора купли-продажи, аренды (субаренды), иного договора, предусматривающего переход прав владения и (или) пользования в отношении недвижимого имущества.
Цели и задачи управления
- Обеспечить постоянные поставки сырья для непрерывного производства. Простои оборудования и персонала увеличивают издержки компании и снижают выручку за счет уменьшения объемов производства.
- Создать небольшой объем запасов сырья, который позволит продолжать производство товаров некоторый период при отсутствии поставок. Например, если ваши поставщики удалены территориально, поставки бывают редко, возможны срывы сроков по вине поставщика или в результате форс-мажорных ситуаций.
- Искать, анализировать и выбирать поставщиков с минимальными ценами при соблюдении требований по качеству сырья.
В п. 8 Правил № 932 определено, вправе ли заказчик по 223-ФЗ вносить изменения в план закупки, — да, при необходимости ПЗ корректируются в течение года. Плановые документы меняют в случае:
- изменения сроков поставки, исполнения обязательств, вида процедуры, потребности покупателя в продукции и т. д.;
- корректировки на 10% и более объемов приобретаемых товаров или услуг, и, как следствие, невозможность покупки в связи с предполагаемым бюджетом;
- другие причины, указанные в Положении или иных локальных актах покупателя.
Другие причины для изменения:
- непредвиденная ситуация или риск ее появления;
- переквалификация заказчика в исполнителя по контракту;
- несостоявшаяся процедура.
Для конкурентных закупок ПЗ изменяют не позднее размещения в ЕИС извещения о такой процедуре (п. 9 Правил № 932). Заказчик самостоятельно решает, что написать в обоснование внесения изменений в план закупок 223-ФЗ, руководствуясь локальным закупочным положением. При уже заключенных сделках ничего не корректируют, даже если изменились существенные условия договора. То же касается и приобретения продукции, информация о которой запрещена либо не обязательна к включению в план. При чрезвычайной ситуации тендер организуют в срочном порядке, а сведения о нем вносят уже после удовлетворения нужд покупателя.
При внесении изменений документ разрешено дополнить, исправить или удалить лишнее. Если заключаете договор с единственным поставщиком по итогам несостоявшихся процедур, исправьте информацию об этом тендере, но не вносите дополнительную позицию. Все изменения в ПЗ публикуют в ЕИС в течение 10 дней после их утверждения.
Какие данные можно использовать для составления планов?
В качестве входной информации для планирования можно использовать:
- Статистику товарооборота. Можно составить план продаж, опираясь на статистику продаж прошлых периодов.
- Любые уже созданные планы могут быть источниками, на основе которых можно планировать. План закупок можно рассчитать на основе плана продаж.
- Заказы на отгрузку (заказы клиентов, поставщикам, на перемещение и др.). Например, при составлении плана продаж можно учесть уже имеющиеся заказы клиентов.
- Обороты бюджетов.
- Внешние данные: загруженные файлы из Excel, любые табличные данные о товаре и количестве.
Поиск закупки в ЕИС через план-график
В ЕИС по каждому заказчику можно найти план-график, также доступен поиск заказчиков по словам. Но при всей видимой простоте поиск закупок представляет собой трудоемкий процесс, так как поставщику приходится анализировать и отслеживать много заказчиков и позиций.
Как именно осуществлять поиск закупок в ЕИС?
На сайте ЕИС выберите раздел «Планы-графики закупок (44-ФЗ)» и воспользуйтесь опцией «Расширенный поиск». Если вы введете в поле поиска слово «кровать», то система выдаст вам результаты, по которым видно, что закупка загружена в план-график, он структурирован, указано, какой заказчик разместил план-график. Также имеются номер плана закупки, сведения о закупке, изменения в плане.
Кликнув на номер плана-графика, вы перейдете на страницу, где указаны общие сведения плана-графика, позиции плана-графика и другая важная информация. Перейдите в раздел «Сведения плана-графика», чтобы уточнить наименование объекта закупки, НМЦК, а также сроки начала осуществления закупки и окончания исполнения контракта.
Обратите внимание на то, что поле «Поиск позиции плана-графика» раскрывается с помощью оранжевой стрелки. Эта опция позволяет классифицировать закупку по ОКПД2, внести код позиции КТРУ, а также сортировать через наименование объекта закупки или по НМЦК. В поле «Наименование объекта закупки» можно искать слово по корню или усеченной основе. Допустим, для слова «кровать» использовать усеченный вариант «кров». Так можно выйти, например, на закупку о «поставке кроватей медицинских механических функциональных».
После этого можно проверить «Общие сведения позиции». На этом этапе нужно найти «Описание объекта закупки».
Описания в плане закупок и плане-графике — это предварительные записи, поэтому нельзя быть абсолютно уверенным в том, что эти позиции будут выставлены для проведения закупки. Заказчик имеет право вносить изменения в план-график — у него могут измениться потребности и тип закупки.
Как упростить поиск закупок в плане-графике
С помощью системы Контур.Закупки можно быстрее искать закупки в плане-графике. При этом алгоритм работы у нее такой же, как и в ЕИС.
Так, например, чтобы не перебирать плановые документы нескольких известных заказчиков одного региона, достаточно сделать поиск по заказчикам всей страны. Для этого достаточно зайти в сервис Контур.Закупки, ввести в поисковую строку объект закупки — и вы увидите всех, кто планирует начать закупки в ближайшее время.
Искать можно по ключевым словам — названию объекта или ОКПД2. Можно выбрать «закупки, которые планируются», виды процедуры — например, «только котировки», конкретного заказчика и площадку (некоторые организации проходят аккредитацию только на определенных площадках), начальную цену, дату проведения закупки.
Например, можно осуществлять поиск по словам «компьютер», «свет», «звук», если компания занимается таким видом оборудования. В результате выходит порядка 10 000 планируемых закупок на год — речь идет о закупке либо компьютеров, либо звукового или светового оборудования. Можно сразу увидеть название закупки, критерии отбора закупки, сумму и дату, когда она была размещена. Искать можно и по критериям «выше 1 млн рублей» или «до 300 000 рублей».
Суть изменений:
Подпунктом б) пункта 2 статьи 1 федерального закона от 27.12.2019 № 449-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» в статью 3 Закона № 44-ФЗ введено пункт 8.2, содержащий понятие «контракт жизненного цикла»:
| 8.2) контракт жизненного цикла — контракт, предусматривающий поставку товара или выполнение работы (в том числе при необходимости проектирование объекта капитального строительства, конструирование товара, который должен быть создан в результате выполнения работы), последующие обслуживание, при необходимости эксплуатацию в течение срока службы, ремонт и (или) утилизацию поставленного товара или созданного в результате выполнения работы объекта капитального строительства или товара. |
Начало без ошибок – залог успеха
В настоящее время практикуется планирование закупок по ФЗ 44. Этим документом на федеральном уровне декларировано, насколько важна процедура составления плана. Требования к составлению проекта приобретений впервые появилось в 2013 г., и с тех пор проще для реализации отдельными учреждениями ситуация точно не стала. Правовые нормативы, актуальные для наших дней, требуют планировать приобретения в строгом соответствии с законами, тщательно документируя каждый шаг, любую операцию.
Организация закупок, составление плана – задачи, которые при неизменности закона в наше время решаются с применением более современных методик. Это позволяет при повышенной экономической эффективности результата придерживаться установленных норм. Система планирования закупок – залог положительного результата всего мероприятия. Потребности важно анализировать, учитывая объемы выделяемых на предприятие средств. Конечно, оптимальный вариант – это выделение финмасс в тех количествах, которые требуются конкретному учреждению для реализации всех запланированных сделок, но бюджетные ограничения редко позволяют воплотить все 100%.