Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить электронную подпись для ИП и можно ли это сделать бесплатно?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для работы с ФНС требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Именно такой вид подписи регулируется законодательством и имеет высокие технические требования. Защищает файлы от изменений и надёжно шифрует передаваемую информацию. УКЭП равнозначна рукописной подписи. Она подтверждает личность подписанта и придаёт цифровым документам юридическую значимость.
Какая ЭЦП нужна для налоговой
Помимо взаимодействия с налоговой, УКЭП используют и для других задач. С помощью подписи предприниматели ведут ЭДО с контрагентами, регистрируют кассу в налоговой и участвуют в торгах. У физлиц есть возможность удалённо поступить в вуз, устроиться на работу, продать недвижимость, зарегистрироваться в качестве самозанятого или ИП.
Область применения квалифицированной электронной подписи не ограничена. Ей заверяют любые документы. В зависимости от вида получателя, выдают УКЭП в разных удостоверяющих центрах.
Электронные доверенности
Чтобы подписывать документы от имени организации или ИП, представитель должен будет иметь не только КЭП физического лица. Дополнительно ему потребуется доверенность в машиночитаемом формате, то есть электронная. Она подписывается КЭП руководителя или ИП, сформированной при помощи сертификата, полученного от ФНС. Это правило вступает в силу с 1 января 2022 года.
Сейчас идёт подготовительная работа: формируются механизмы обмена такими доверенностями, дорабатываются информационные системы и сервисы. Более точная и полная информация должна появиться к концу года, так что нужно следить за сообщениями ФНС.
Теперь о том, куда обращаться за сертификатом руководителю или предпринимателю и как получить его бесплатно.
Что же предпринимать компаниям и ИП в связи с грядущими изменениям? Подытожим всё, что сказано выше.
Итак, если действие сертификата КЭП заканчивается после 1 июля 2021 года, то пользоваться им можно до 1 января 2022 года. Если он истекает раньше, то пока ещё можно получить новый сертификат в удостоверяющем центре. Подписи, сертификаты которых выданы до 1 июля 2021 года, будут действовать до 1 января 2022 года.
Если нужно выпустить или обновить сертификат КЭП в период с 1 июля и до конца текущего года, то в зависимости от того, какая требуется подпись, обращаться придётся:
- в ФНС, если подпись требуется на руководителя компании или ИП (КЭП бесплатная);
- в аккредитованный по новым правилам УЦ, если нужна подпись для сотрудника или представителя.
Почему электронная подпись в ФНС не совсем бесплатна
Изменения в законодательстве об электронной подписи изначально предполагали, что оформление квалифицированного сертификата электронной подписи через УЦ налоговой и УЦ других ведомств будет бесплатной процедурой. Это действительно так — платить за сертификат, его переоформление ненужно. Однако если начать разбираться, как получить подпись в УЦ ФНС, то окажется, что за такую подпись всё равно нужно платить.
Дело в том, что как сертификат, так и сама электронная подпись — это не физические объекты, это цифровая информация. Поэтому фактически для получения ЭП понадобится купить носитель (токен) определённого вида, на который и будет записана эта информация. УЦ ФНС и территориальные органы ФНС токены не выдают, как и доверенные лица. Токен нужно заранее приобрести и представить для записи на него КСКПЭП и другой информации.
В чём особенность подписи
Бесплатная электронная подпись от ФНС для юридических лиц и ИП выдается в единственном экземпляре и используется для подписания любых электронных документов. Она подходит для всех электронных площадок и сервисов, где применяется квалифицированная электронная подпись, которая и делает такие документы юридически значимыми, аналогом бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. То есть КЭП подходит для организации юридически значимого документооборота, участия в торгах, подписания отчётности для любых ведомств и других целей, где применяется КЭП. Она полностью защищает подписанные документы от изменения и позволяет выявить их в случае наличия изменений.
Сертификат ключа проверки электронной подписи от УЦ ФНС выдаётся на 15 месяцев. Продление электронного ключа, выданного УЦ ФНС с 2022 года тоже осуществляется бесплатно.
Электронная подпись и какая она может быть
ЭП — данные, что конвертированы в цифровой формат, позволяющее провести идентификацию лица без его непосредственного присутствия. Документооборот использует несколько видов ЭП:
Простая
Усиленная (неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись)
У них разная защита и сфера применения.
Где можно использовать электронную подпись
| Простая | Неквалифицированная | Квалифицированная | |
|---|---|---|---|
| Внешние и внутренние электронные документы | + | + | + |
| Документооборот с физическими лицами | + | + | + |
| Госуслуги | + | — | + |
| Документы для ИФНС в личном кабинете налогоплательщика | — | + | + |
| ПФР и ФСС | — | — | + |
| Арбитражный суд | — | — | + |
Особенности процедуры получения электронной подписи для индивидуального предпринимателя
Генерацией неквалифицированной электронной подписи занимаются обычные УЦ, усиленные технологии выдают организации с соответствующей аккредитацией. Информацию записывают на специальный носитель. Хранение ключа и сертификата невозможно без токенов:
- USB-носитель с криптопроцессором под названием Рутокен 1.0 имеет слабую защиту. Закрытый ключ могут похитить с жесткого диска персонального компьютера.
- Flash-накопитель с опцией генерации простых цифровых подписей. Технология отличается более совершенной защитой ЗКП. Хранится информация во внутренней памяти устройства, украсть ее невозможно. Доступ к информации имеет только собственник носителя или его доверенное лицо. Понадобится введение секретного кода.
Индивидуальный предприниматель также может записать ключ и сертификат квалифицированной электронной подписи на носитель. Но использование флешки со специальным хранилищем повышает риск хищения данных, о чем должны уведомить Удостоверяющий центр. В отличие от обычного накопителя, здесь предусмотрена разделенная на несколько блоков внутренняя память. Область хранения подписи защищена секретным шифром.
Срок действия квалифицированной электронной подписи составляет 12 месяцев. Для получения нового комплекта, включая ключ и сертификат, индивидуальному предпринимателю нужно обратиться в УЦ с аккредитацией Министерства связи.
Для присвоения новой цифровой подписи нужно заполнить заявку в бумажной и электронной форме, понадобятся и другие документы:
- паспорт заявителя;
- идентификационный номер;
- страховой номер индивидуального лицевого счета;
- основной государственный регистрационный номер субъекта хозяйственной деятельности;
- для юридических лиц также в пакет обязательных документов входит доверенность, физические лица предприниматели подают ее при необходимости;
- иностранные КС должны указать информацию о регистрации в фискальной службе или идентификационный номер.
Чтобы получить электронную подпись, нужно:
1. Выбрать тип электронной подписи. Убедитесь, что подпись подойдет для решения ваших задач. Если выбираете ПЭП или НЭП, не забудьте про дополнительные соглашения, чтобы документы, подписанные ими, имели юридическую силу.
2. Собрать документы для электронной подписи. Вам понадобится паспорт, СНИЛС, ИНН, выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ. При подаче документов вы можете использовать нотариально заверенные копии вместо оригиналов.
3. Подать документы с заявлением на изготовление подписи в ближайший удостоверяющий центр и оплатить услугу. Уточните стоимость сертификата электронной подписи в своем удостоверяющем центре.
4. Забрать токен с сертификатом электронной подписи. Поделитесь открытым ключом с теми, кому будете отправлять подписанные документы. Обязательно установите программу СКЗИ, без нее ЭП не будет работать.
Автор: Дарья Милакова
Для чего нужна электронная подпись для ИП
В последние годы основная часть государственных и муниципальных услуг перешла в электронный формат. Более 50 сфер деятельности и 300 площадок объединены в информационные системы (ИС). В их числе:
- Росреестр;
- Росаккредитация;
- Федеральная служба по тарифам;
- Федеральная таможенная служба;
- ГИС ЖКХ;
- Госуслуги;
- Главгосэкспертиза;
- Государственная ИС «Закупки»;
- Государственная ИС «Торги», и т.д.
Как производится перевыпуск электронной подписи?
Владельцу нужно заранее, до момента окончания 12 месячного срока действия ЭЦП посетить свой удостоверяющий центр. Тот, кто ранее оформлял подпись. И сделать там продление. Процедура напоминает выпуск ЭП, документы требуются идентичные. Единственная разница – услуга обойдется дешевле. Многие центры осуществляют данную услугу удаленно. Соответственно, принимают сканы бумаг и заявки онлайн. Это делается на их официальных сайтах.
Электронная подпись для ИП необходимость, продиктованная временем. С ней проще сдавать отчетности, сотрудничать с банками, налоговой службой и контрагентами. Также позволяет участвовать в разных тендерах, закупках, также аукционах. Сейчас, когда все больше деловых соглашений производятся удаленно, иметь возможность удостоверить собственную личность без реальных встреч особенно ценна.
ЭЦП для индивидуальных предпринимателей, что это такое
Цифровая подпись – реквизит, предусмотренный для документации электронного формата, выполняет две основных задачи: помогает подтвердить её принадлежность владельцу и зафиксировать состояние информации, содержащийся в документе после того, как он будет завизирован.
ЭП находится на накопителе памяти (токене), который необходимо держать в месте, к которому не имеется доступа у третьих лиц.
Причина, по которой была создана ЭЦП, это невозможность подписания гражданами и должностными лицами электронных документов физической подписью. Постепенно возможности, функционал и сфера применения ЭП становились все больше. Так, на сегодняшний день, она имеет несколько видов, обладающих разной юридической силой: от возможности получения доступа к государственным сайтам, до обеспечения защиты электронной документации при помощи криптографического шифрования.
Параметры и возможности электронных подписей контролируются на законодательном уровне ФЗ №63 «Об электронной подписи». В нём обозначены все форматы ЭП, их описание, перечень возможностей, и принципы обеспечения безопасности. Помимо этого, в законе указаны сферы, в которых может быть применен каждый конкретный вид.
ЭЦП для индивидуальных предпринимателей должна соответствовать следующим предписаниям закона:
-
Служить заменой физической подписи при подписании электронных документов.
-
Предоставлять возможность дистанционного доступа взаимодействия с органами контроля, к примеру, отправка электронных отчётов и подача заявлений в ФНС онлайн.
-
Обеспечивать законность ведения электронного документооборота, и предоставлять возможность дистанционного визирования соглашений и договоров.
-
Предоставлять доступ к участию в электронных торгах и государственных закупках.
Перевыпуск электронной подписи
Срок действия электронной подписи — 1 год с момента ее изготовления. Чтобы продлить ЭП после завершения срока ее действия, нужно пройти процедуру перевыпуска.
Существуют и другие ситуации, которые могут привести к перевыпуску ЭП до окончания срока действия сертификата ключа, такие как:
- изменение реквизитов юридического лица или владельца электронной подписи;
- выход из строя сертифицированного носителя, на котором записана электронная подпись;
- форматирование сертифицированного носителя, на котором записана электронная подпись;
- потеря сертифицированного носителя;
- компрометация электронной подписи.
Сколько действует и изготавливается ЭЦП
Выдаваемые при создании квалифицированной электронной подписи, дающей право на участие в торгах по госзакупкам, ключ и сертификат действуют в течение одного года. После завершения срока действия владелец ЭП может обратиться к администрации удостоверяющего центра, который создавал электронную подпись, с заявлением о выдаче новой.
Чтобы сделать новую ЭЦП, нужно не более одного дня. Использование аккредитованными УЦ специального программного обеспечения и кодирующих носителей позволяет ускорить процесс создания новой цифровой подписи.
Важно! Для оформления квалифицированной ЭП с усиленной степенью защиты нужно обращаться только в аккредитованные УЦ, получившие официальную лицензию от Министерства коммуникаций и связи.
Цифровой аналог обычного визирования документов все больше входит в обиход в современной экономической жизни. Индивидуальные предприниматели пока должны получать ее на добровольных началах. Но с расширением перевода экономической жизни страны в цифровой формат использование цифровой подписи может стать обязательным для всех участников экономического и хозяйственного процесса.
Электронный формат документооборота сокращает временные и финансовые затраты на оформление деловой документации как для внутренней работы фирмы, так и для внешних коммуникаций, возникающих в процессе коммерческой деятельности. При этом усиливается защита важной финансовой информации, а возможности индивидуального предпринимателя существенно расширяются.
*Цены указаны на июль 2019 г.
Что следует сделать уже сейчас
1. Получите ЭП ФНС.
Она будет гарантированно работать при подаче деклараций в 2023 году и приниматься всеми госорганами.
2. Получите ЭП на полномочного сотрудника.
В случае продления срока действия такой подписи она поможет вам быть более мобильными: сдавать декларации или подписывать первичные документы с нескольких рабочих мест.
3. Получите ЭП на физическое лицо, на которое может быть оформлена МЧД.
Если руководитель организации еще не выпустил ЭП ФНС, но у него есть ЭП от коммерческого УЦ, то уже сейчас можно оформить МЧД, которая продолжит действовать в 2023 году. Если ЭП ФНС у руководителя уже есть, то ЭП физлица также поможет уже сейчас или в 2023 году оформить МЧД для отправки деклараций и подписания документов с разных (нескольких) рабочих мест.
Преимущества и недостатки использования ЭЦП
- Платежные документы под контролем – специальные алгоритмы отслеживают целостность исходного документа, и при любом несанкционированном изменении цифровая подпись становится недействительной.
- Злоумышленникам нет смысла подделывать документ – возможность выявления отличий от первоначального источника делает это действие нецелесообразным.
- Авторство подтверждено и не может быть опровергнуто – для создания новой цифровой подписи необходимо иметь закрытый ключ, который хранится непосредственно у владельца.
- Отпадает необходимость предоставления бумажных документов с собственноручным автографом – это упрощает процесс документооборота и существенно экономит время.
- Возможность ведения предпринимательской деятельности по всему миру.
- Участие в торгах, аукционах и тендерах без личного присутствия.
Цифровая подпись также имеет ряд недостатков, которые в будущем, скорее всего, исчезнут:
- Наиболее важные справки и свидетельства в жизни гражданина не имеют электронного аналога, например, паспорт, свидетельство о рождении и многие другие, соответственно использование ЭЦП в этих сферах не представляется возможным.
- В преимуществах было указано о повышенной безопасности ЭП, но в то же время простота передачи цифрового ключа от автора к третьему лицу может способствовать развитию мошеннических действий.
- Хакерские атаки и, как следствие, потеря данных или изменение документа все-таки возможны, но над повышением безопасности из года в год работают специалисты, и взлом ключа становится маловероятным.