Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы: новые требования с марта 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Обязательные реквизиты путевого листа
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Риски по НДФЛ и страховым взносам
Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.
Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.
Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
Как заполнять путевые листы в этом и следующем году
Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.
Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.
Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.
Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:
-
тип ТС,
-
марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),
-
государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),
-
дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,
-
дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.
4. Сведения о транспортном средстве включают:
3) показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее — парковка), а также при заезде транспортного средства на парковку по окончании смены (рабочего дня);
5. Сведения о транспортном средстве должны включать:
5) показания одометра (полные километры пробега):
при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства (далее — Парковка);
при заезде транспортного средства на Парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;
при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).
Изменения затронули ситуацию, когда транспортным средством по очереди управляют несколько водителей. С 1 марта 2023 года при передаче автомобиля следующему водителю показания одометра (пробег) должны быть записаны в новое поле путевого листа.
Внесение показаний одометра в путевой лист
12. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
14. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя транспортного средства дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки проставляются в путевом листе водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на парковку — в путевом листе водителя транспортного средства, который последним заезжает на парковку.
14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с Парковки и его заезде на Парковку должны быть проставлены уполномоченным лицом, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, или самим индивидуальным предпринимателем (если индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя) и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП или УНЭП в случае оформления электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).
В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов на бумажных носителях раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя должны быть проставлены и заверены собственноручной подписью водителя, принимающего транспортное средство, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии), а в случае формирования указанных путевых листов в форме электронного документа — УКЭП или УНЭП уполномоченного лица, назначаемого решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).
1. Если путевой лист оформляется в электронной форме, то показания одометра должны быть заверены усиленной (квалифицированной или неквалифицированной) электронной подписью.
2. Если автомобиль используется несколькими водителями, то поле с показаниями одометра в момент передачи транспортного средства заполняется водителем, принимающим транспортное средство, и заверяется его подписью.
Если же путевой лист заполняется в электронной форме, то показания одометра в момент передачи автомобиля должны быть заполнены сотрудником организации, имеющим усиленную электронную подпись.
Внесение информации о предрейсовом техническом контроле
16. Даты и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешен» и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
13. Даты и время выпуска транспортного средства на линию, а также даты, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, или самим индивидуальным предпринимателем (далее — ответственное должностное лицо), и заверенные его собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП или УНЭП в случае формирования электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).
Результатом проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства является отметка «выпуск на линию разрешен», проставляемая ответственным должностным лицом в путевом листе в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», на основании соответствующей записи, внесенной в журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств, либо «выпуск на линию не разрешен» — если при контроле выявлены указанные несоответствия.
В отличие от отметки для медицинских работников, отметка для технического контроля осталась прежней — «выпуск на линию разрешен». Так что штампы менять не придется.
Что касается нововведений, то они также связаны с оформление путевых листов в электронном виде. Технический контролер должен заверить внесенную в такой путевой лист информацию усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.
Кроме того, в пункте 13 появилась информация о том, что результаты технического контроля должны фиксироваться в специальном журнале. Напомню, что журналы технического контроля применялись и ранее, однако в правилах заполнения путевых листов они не упоминались.
Какие сведения о перевозке нужно указывать
В путевой лист включили новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке». Здесь необходимо указывать информацию о виде сообщения
- городское;
- пригородное;
- междугородное;
- международное.
А также информацию о виде перевозки:
- коммерческие перевозки (регулярная перевозка пассажиров и багажа, перевозка грузов на основании договора, перевозка пассажиров и багажа по заказу; перевозка пассажиров и багажа легковым такси, организованная перевозка групп детей автобусами);
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Изменения в порядке записи показаний одометра
Важное изменение для путевых листов — новые правила внесения даты, времени и показаний одометра. По действующему приказу показания одометра записываются при выезде транспортного средства с парковочного места, которое предназначено для стоянки по завершению рейса, и по возвращению автомобиля на парковку.
Минтранс добавил еще один случай включения пробега в путевой лист. Если несколько водителей работают на одном транспортном средстве, и на него выписывается несколько путевых листов.
С 1 марта 2023 года каждый раз при приеме-сдаче автомобиля требуется зафиксировать показания одометра с датой и временем. Эти сведения должны быть заверены в путевом листе ответственным лицом подписью на бумажном носителе или электронной подписью.
Что изменится с 1 марта?
- Вместо сведений о владельце транспортного средства, необходимо будет указывать сведения о лице, оформившем путевой лист.
- В документе не будет наименования и номера путевого листа.
- Путевой лист можно будет оформлять еще и в электронном виде — это делает владелец транспортного средства. Если транспорт находится в аренде с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
- В электронном путевом листе отметки о медосмотре медработник должен заверять усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах.
Что указывается в путевом листе
I. Состав сведений путевого листа
1. Путевой лист должен содержать следующие сведения:
1) о сроке действия путевого листа;
2) о лице, оформившем путевой лист;
3) о транспортном средстве;
4) о водителе (водителях) транспортного средства;
5) о виде перевозки;
6) о виде сообщения.
2. Собственник (владелец) транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления их деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов.
3. Сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
4. Сведения о лице, оформившем путевой лист должны включать:
для юридического лица – полное наименование, адрес в пределах местонахождения, контактный номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);
для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, контактный номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП).
5. Сведения о транспортном средстве должны включать:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства согласно паспорту транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того – марку и модель прицепа (полуприцепа);
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того – его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
5) показания одометра (полные километры пробега):
при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства (далее – парковка);
при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;
при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство);
6. Сведения о водителе (водителях) транспортного средства должны включать:
1) фамилию, имя, отчество (при наличии);
2) серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат и условия проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра – с личным присутствием медицинского работника или дистанционно – с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья водителя посредством дистанционного контроля состояния его здоровья (далее – медицинские изделия) (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра предусмотрена законодательством Российской Федерации).
7. Сведения о виде перевозки должны включать информацию о перевозке:
1) коммерческие перевозки:
регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);
2) перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями;
3) работа специальных транспортных средств.
8. Сведения о виде сообщения должны включать информацию о виде сообщения:
1) городское;
2) пригородное;
3) междугородное.
II. Порядок оформления или формирования путевого листа
9. Путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в форме электронного документа.
10. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.
11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выезда транспортного средства с парковки.
Допускается:
оформление или формирование путевого листа после выезда с парковки до начала коммерческой перевозки;
оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.
- Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
- Журнал учёта ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
- Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
- Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании.
- Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
- Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если все они перемещаются на одном автомобиле.
- Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
- Для учёта топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
- Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.
Какая система налогообложения выгоднее для грузоперевозок
Сравним условия и выгоду каждого вида налогообложения на конкретном примере.
ИП Васильев Петров Петрович занимается грузоперевозками в Москве на 3 транспортерах грузоподъёмностью до 3,5 тонн. У него работают 5 сотрудников с зарплатой 40 000 рублей. Финансовый аспект его деятельности выглядит так:
- Доход в год — 15 000 000 рублей.
- Расходы в год (в том числе зарплаты, бензин, ремонт, страхование и так далее) — 7 000 000 рублей в год.
- Взносы за работников — 720 000 рублей в год (уже входят в расходы).
- Взносы за самого себя — 40 874 рубля + процент от дохода, превышающего 300 000 рублей. Величина взноса будет зависеть от условий налогового режима. Так, например, при УСН Доходы доход сверх лимита облагается налогом в 1 %, а при патентной системе его рассчитывают не от фактической, а от потенциальной прибыли.
Вы можете скачать все законодательные акты используемые в данной статье:
Приказ Минтранса РФ от 11.09.2020 N 368 Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения
Устав автомобильного транспорта ФЗ № 259
Если вы не нашли нужную информацию, то напишите комментарий-отзыв (внизу статьи) и мы постараемся расширить данную статью.
Как будет выглядеть электронный путевой лист
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
К весне будут утверждены:
- порядок оформления электронных путевых листов;
- порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.